Instances digitalisées – Diffuser des informations entre les instances

La diffusion d'informations vous permet de copier ou de synchroniser des points de l'ordre du jour, des décisions et des documents d'une instance à une autre, même dans un autre environnement DiliTrust. Vous n'avez plus à dupliquer le contenu à la main, et les informations partagées entre conseils et comités restent cohérentes.

C'est utile, par exemple, quand une décision du comité exécutif doit être transmise au conseil d'une filiale, ou quand un même document doit être disponible dans plusieurs instances.

✋ Qui peut faire quoi

• Les administrateurs (par exemple les secrétaires généraux, les administrateurs du conseil et les équipes de gouvernance du groupe) diffusent des points, à condition d'avoir les droits nécessaires dans les deux instances. Ils peuvent aussi rompre une synchronisation à tout moment.
• Les membres du conseil de l'instance de destination voient les points diffusés dans leur réunion.

✅ Administrateurs : diffuser un point de l'ordre du jour vers une autre instance

1. Dans les Instances digitalisées (BP), ouvrez la réunion qui contient le point.
2. Allez dans l'Ordre du jour et sélectionnez le point à partager.
3. Cliquez sur Diffuser à côté du point.
4. Sélectionnez l'instance de destination. Elle peut se trouver dans le même environnement DiliTrust ou dans un autre.
5. Choisissez copier (une copie ponctuelle) ou synchroniser (les deux instances restent alignées quand le point change).
6. Validez. Le point, avec ses documents et pièces jointes, est maintenant disponible dans l'instance de destination.

⏩ Administrateurs : gérer les points synchronisés

• Les points synchronisés sont clairement signalés dans les deux instances.
• Toute modification du point d'origine est reportée automatiquement dans l'instance de destination.
• Vous pouvez rompre la synchronisation à tout moment. Les points des deux instances deviennent alors indépendants.

◻ Limites

• Pour diffuser vers un autre environnement DiliTrust, les deux environnements doivent faire partie de la même configuration de groupe DiliTrust.
• Seuls les utilisateurs ayant les droits nécessaires dans les deux instances peuvent diffuser des points.
• La synchronisation fonctionne dans un seul sens : les modifications de l'instance d'origine mettent à jour l'instance de destination, pas l'inverse.

❓ Questions fréquentes

Puis-je diffuser vers une instance d'un autre environnement DiliTrust ?

Oui, si les deux environnements font partie de la même configuration de groupe. Demandez confirmation à votre administrateur.

Quelle différence entre copier et synchroniser ?

Copier crée une copie ponctuelle. Synchroniser garde les deux instances alignées : les modifications de l'original sont envoyées automatiquement vers la destination.

Les documents sont-ils inclus ?

Oui. Les documents et pièces jointes du point sont inclus.