Vote par procuration : gérer vos votes et vos délégations dans les Instances digitalisées (BP)

La procuration de vote permet de confier votre droit de vote à un autre participant de la réunion, qui vote alors en votre nom. Dans les Instances digitalisées (BP), la personne qui détient une procuration peut voter différemment pour chaque personne qu'elle représente, ou appliquer la même réponse à tous en un clic.

✋ Qui peut faire quoi

• Les participants qui délèguent leur vote peuvent donner une procuration pour tous les votes d'une réunion ou pour un seul vote, suggérer une réponse, laisser un commentaire et révoquer la procuration.
• Les mandataires (participants qui ont reçu une procuration) peuvent voter pour chaque personne qu'ils représentent, appliquer leur propre réponse à toutes les procurations et annuler les votes qu'ils ont exprimés.
• Les administrateurs peuvent désactiver la possibilité de donner une procuration depuis la réponse de participation à la réunion, si vos règles de gouvernance l'exigent. Cette option est activée par défaut.

✅ Avant de commencer

• Vous participez à une réunion qui comporte des votes.
• Vous souhaitez déléguer vos votes, ou un ou plusieurs participants vous ont donné une procuration.
• L'option de procuration est activée pour votre organisation.

✍ Participants qui délèguent : donner votre procuration

Pour tous les votes d'une réunion

1. Ouvrez la réunion.
2. Allez dans la section des participants et repérez votre réponse de présence.
3. Sélectionnez Délégué comme réponse. Une fenêtre s'ouvre.
4. Choisissez la personne qui votera pour vous, puis confirmez.

Votre procuration s'applique désormais à tous les votes de cette réunion.

Pour un seul vote

1. Ouvrez la réunion et accédez au vote.
2. Dans le menu d'actions du vote, cliquez sur Déléguer. Une fenêtre s'ouvre.
3. Choisissez la personne qui votera pour vous, puis confirmez.

Suggérer une réponse et laisser un commentaire (facultatif)

Pour un vote ouvert (en cours), vous pouvez aussi présélectionner la réponse que vous souhaitez voir donnée par votre mandataire, et ajouter un commentaire pour expliquer votre position.

• La réponse suggérée est affichée au mandataire au moment de voter. Il peut la modifier.
• Votre commentaire est visible par le mandataire pendant le vote, puis apparaît dans la section des votes.

✍ Mandataires : voter pour les personnes que vous représentez

Le parcours est le même depuis la page de la réunion et depuis la section Votes de la réunion.

1. Ouvrez la réunion. Si vous détenez une procuration pour toute la réunion, une section dédiée affiche la délégation.
2. Répondez à un vote pour lequel vous détenez une procuration. Une fenêtre s'ouvre avec tous les votes à exprimer : le vôtre et ceux des personnes que vous représentez. Toutes les lignes sont dépliées.
3. Choisissez une réponse pour chaque personne. Les réponses des procurations sont vides par défaut : vous devez donc sélectionner chacune d'elles.
4. Pour donner la même réponse pour tous, cliquez sur Appliquer mon vote à toutes les procurations que je détiens. Cela remplace les réponses déjà sélectionnées, même si vous avez déjà voté.
5. Cliquez sur Confirmer. Le bouton devient disponible uniquement quand toutes les réponses sont remplies.

Votre réponse apparaît ensuite au niveau de la réunion.

Si vous quittez la page du vote sans confirmer, un message d'avertissement vous rappelle que vos réponses ne sont pas enregistrées.

Annuler les votes exprimés

1. Sur la page de la réunion, cliquez sur la section des réponses.
2. Vérifiez et supprimez les votes.
3. Validez le message de confirmation.

Plus aucune réponse n'est affichée au niveau de la réunion, et vous pouvez voter à nouveau.

⭐ Participants qui délèguent et mandataires : voir vos délégations

• Vous avez donné une procuration pour toute la réunion : un bandeau récapitulatif s'affiche dans le détail de la réunion et, le cas échéant, sur chaque vote.
• Vous avez donné une procuration pour un seul vote : l'information s'affiche sur ce vote.
• Vous détenez une procuration : une section dédiée s'affiche dans le détail de la réunion.
• Lorsqu'il y a plusieurs sections de procuration, elles sont dépliées par défaut. Vous pouvez les replier.

❌ Participants qui délèguent : révoquer une procuration

• Si vous avez donné une procuration pour tous les votes d'une réunion, utilisez l'option générale Révoquer sur la réunion pour révoquer tous les votes délégués en une fois.
• Vous pouvez révoquer uniquement les votes encore en attente. Les votes déjà exprimés par votre mandataire, ou les votes clôturés, ne peuvent pas être révoqués.

✨ Conseils

• Utilisez Appliquer mon vote à toutes les procurations que je détiens avant de faire des choix individuels, car cette action remplace les réponses déjà sélectionnées.
• Cliquez toujours sur Confirmer avant de quitter le vote.
• Lorsque vous déléguez, suggérez une réponse et ajoutez un court commentaire pour guider votre mandataire, surtout pour les votes sensibles.
• Avant de voter, consultez le récapitulatif des procurations sur la réunion pour connaître toutes vos délégations.

⛔ Limites

• Vous pouvez suggérer une réponse uniquement pour les votes ouverts. Ce n'est pas possible pour les votes à venir ou clôturés.
• La réponse suggérée n'est pas verrouillée : le mandataire peut la modifier.
• Si vous fermez la fenêtre de vote sans confirmer, toutes les réponses, y compris la vôtre, sont supprimées et vous devez recommencer.
• Vous ne pouvez pas confirmer partiellement : toutes les réponses doivent être remplies.
• La révocation d'une procuration n'a pas d'effet sur les votes déjà exprimés ni sur les votes clôturés.
• Votre administrateur a peut-être désactivé l'option de procuration dans la réponse de participation à la réunion.

❓ FAQ

Puis-je voter différemment pour chaque personne que je représente ?

Oui. En tant que mandataire, vous choisissez une réponse pour chaque personne.

Puis-je déléguer mon vote pour un seul vote ?

Oui. Utilisez Déléguer sur le vote. Cette délégation est indépendante d'une procuration pour toute la réunion.

Un nouveau vote a été ajouté après ma procuration pour toute la réunion. Que se passe-t-il ?

Vous pouvez donner une procuration pour ce nouveau vote directement sur le vote. L'option de révocation sur la réunion couvre toujours tous les votes, y compris le nouveau.

Puis-je annuler des votes par procuration après les avoir confirmés ?

Oui. Sur la page de la réunion, ouvrez la section des réponses pour vérifier et annuler les votes. Un message de confirmation s'affiche d'abord.

Comment savoir si quelqu'un a voté en mon nom ?

Un indicateur visuel sur la réunion et sur le vote montre qu'un vote par procuration a été exprimé, et par qui.

Je ne trouve pas l'option pour donner une procuration. Pourquoi ?

Votre organisation l'a peut-être désactivée. Contactez votre administrateur des Instances digitalisées.