Entités – Rapports PII et outils de conformité RGPD

Au fil des années, votre module Entités conserve des données personnelles sur de nombreuses personnes : mandataires, actionnaires, mandataires par procuration, représentants légaux. Certaines n'ont plus aucun lien avec vos sociétés. Le rapport PII (PII = données personnelles identifiantes) et la Mise à jour en masse vous aident à retrouver ces personnes et à effacer leurs données personnelles, pour respecter les règles de protection des données comme le RGPD.

✋ Qui peut faire quoi

• Les administrateurs (administrateurs siège et administrateurs locaux disposant des droits nécessaires) peuvent ouvrir la bibliothèque de rapports, lancer des rapports PII et utiliser la mise à jour en masse.
• Les utilisateurs standard ne peuvent utiliser ni les filtres du rapport PII ni la mise à jour en masse.

☝ Avant de commencer

• Votre organisation doit être abonnée au module Entités.
• Le rapport PII utilise les données déjà enregistrées dans la section Personnes.

✨ Ce que vous pouvez faire

• Retrouver les personnes inactives grâce à de nouveaux filtres de date : dernier mandat, dernière détention de titres, dernière délégation.
• Retrouver les personnes qui ne sont plus référencées par une autre fiche via un champ personnalisé qui relie des fiches (par exemple, un champ d'une société qui pointe vers une ou plusieurs personnes).
• Vider le champ Adresse de nombreuses personnes en une seule fois.
• Supprimer tout l'historique des valeurs d'un champ pour les personnes sélectionnées.

⭐ Étape 1 : créer un rapport Personnes avec les filtres PII

1. Allez dans Rapports depuis le menu principal.
2. Créez un Nouveau rapport, ou ouvrez un rapport Personnes existant.
3. Choisissez Personnes comme Contenu.
4. Dans Filtres, utilisez les nouveaux champs de date pour trouver les personnes qui ne sont plus actives :
   • Dernière fois en tant que mandataire : leur dernier mandat a pris fin avant la date choisie.
   • Dernière fois en tant qu'actionnaire : leur dernière détention de titres a pris fin avant la date choisie.
   • Dernière fois en tant que délégant : leur dernière délégation a pris fin avant la date choisie.
   • Dernière référence : aucune autre fiche ne les a référencées depuis la date choisie. Cela inclut les champs personnalisés qui pointent vers d'autres contenus et les représentants de la société.
5. Pour affiner la liste, vous pouvez aussi utiliser des filtres existants comme la date de départ à la retraite, la Date de fin de gestion ou la date de dernière mise à jour.
6. Lancez le rapport. Les personnes correspondantes et leurs champs de données personnelles s'affichent.

Où cherche le filtre « Dernière référence » : dans les sociétés, personnes, mandats, dossiers, actionnaires, titres, tâches, workflows, événements et documents. Si une personne est référencée à plusieurs endroits, c'est la date la plus récente qui compte.

Colonne « Toujours référencée aujourd'hui » : quand vous utilisez le filtre Dernière référence, une colonne oui/non s'ajoute aux résultats. Elle indique si la personne est encore référencée quelque part le jour où vous lancez le rapport. C'est important car certains champs personnalisés ne gardent pas l'historique de leurs valeurs : une date seule ne suffit donc pas toujours.

Exemple : une société a un champ personnalisé personne liée qui référençait John Doe et Henry Howell jusqu'au 02/07/2026. Si vous filtrez sur les personnes qui ne sont plus référencées après le 01/07/2026, et qu'aucune des deux n'apparaît dans un autre champ de référence, le rapport renvoie les deux.

Conseil : utilisez le bouton Géré / Archivés du panneau de filtres pour inclure les personnes liées à des sociétés qui ne sont pas gérées directement dans votre périmètre.

✅ Étape 2 : sélectionner les personnes à mettre à jour

1. Dans la liste des personnes (ou les résultats du rapport), sélectionnez les personnes dont vous voulez modifier les données.
2. Cliquez sur Mise à jour en masse dans la barre d'outils.
3. Une fenêtre s'ouvre. Elle indique le nombre de personnes sélectionnées et rappelle que la même modification s'appliquera à toutes.

✂️ Étape 3 : vider des champs de données personnelles

1. Dans la fenêtre de mise à jour en masse, repérez le champ à vider (par exemple, Adresse).
2. Cochez Vider ce champ à côté. La valeur est effacée pour toutes les personnes sélectionnées.
3. Ne saisissez pas de nouvelle valeur : le but est d'effacer la donnée, pas de la remplacer.
4. Cliquez sur Confirmer.

❗ Important : cette action est irréversible. Vérifiez que vous avez sélectionné les bonnes personnes avant de confirmer.

❌ Étape 4 : supprimer l'historique d'un champ

1. Dans la fenêtre de mise à jour en masse, repérez un champ qui garde l'historique de ses valeurs (un champ « historisable »).
2. Cochez Supprimer l'historique pour ce champ. Toutes les anciennes valeurs du champ sont supprimées pour toutes les personnes sélectionnées.
3. Cliquez sur Confirmer.

Remarque : Supprimer l'historique n'est disponible que pour les champs historisables.

✨ Conseils

• Lancez un rapport avant toute mise à jour en masse, pour savoir exactement qui est concerné et éviter une suppression par erreur.
• Exportez le rapport avant d'effacer, pour garder une trace dans votre piste d'audit.
• Combinez les filtres (par exemple, dernier mandat + dernière détention de titres) pour lister les personnes sans aucun rôle actif.
• Faites des revues régulières, par exemple chaque trimestre ou chaque année, plutôt que de traiter un gros stock d'un coup.
• Tenez un journal interne de vos mises à jour en masse : date, nombre de personnes, champs vidés.

⛔ Limites

• Tous les événements n'ont pas de date : certains types d'événements passés n'ont pas de date enregistrée. Les filtres de date peuvent ne pas couvrir tous les types de liens entre une personne et une société.
• Adresse uniquement au lancement : le vidage d'un champ par mise à jour en masse concerne d'abord le champ Adresse.
• Réservé aux administrateurs.
• Irréversible : vider un champ ou supprimer son historique est définitif. Il n'y a ni corbeille ni restauration.
• Une date précise exige un historique : Dernière référence ne donne une date précise que si le champ personnalisé est historisable. Pour les autres champs, utilisez la colonne oui/non.
• Rapports plus lents : les rapports qui utilisent Dernière référence parcourent tous les types de contenus, et prennent donc nettement plus de temps.
• Même modification pour tous : une mise à jour en masse applique la même modification à toutes les personnes sélectionnées.

❓ FAQ

Puis-je éviter de collecter des données personnelles dès le départ ?

Oui. Votre organisation peut masquer certains champs standard des personnes : Date de naissance, Genre, adresse e-mail, photo et Adresse. Les utilisateurs ne peuvent ni voir, ni ajouter, ni modifier les champs masqués. Pour en savoir plus, consultez Créer une personne.

Quels liens rendent une personne « active » ?

Les mandats, les détentions de titres, les mandataires par procuration, les représentants légaux, les délégations, les champs personnalisés de la personne, les champs personnalisés d'autres fiches qui la référencent, et les représentants de la société. Une personne sans aucun de ces liens actifs apparaît dans le rapport PII.

Puis-je annuler une mise à jour en masse qui a vidé des champs ?

Non. C'est définitif. Exportez un rapport des personnes concernées avant toute suppression en masse.

À quoi sert « Supprimer l'historique », et quand l'utiliser ?

Certains champs gardent leurs anciennes valeurs dans le temps. Supprimer l'historique efface toutes les anciennes valeurs de ce champ, pas seulement la valeur actuelle. Utilisez-le pour une demande de droit à l'effacement, quand les données passées de la personne doivent être entièrement supprimées.

Puis-je filtrer sur tous les rôles à la fois ?

Vous pouvez combiner plusieurs filtres de date (par exemple, dernier mandat + dernière détention de titres). Certains événements passés n'ont pas de date : quelques cas particuliers peuvent donc échapper aux seuls filtres de date.

Que vérifie exactement le filtre « Dernière référence » ?

Un champ personnalisé d'un type de contenu peut référencer un autre contenu (par exemple, un champ d'une société qui pointe vers des personnes). Le filtre parcourt ces références dans les sociétés, personnes, mandats, dossiers, actionnaires, titres, tâches, workflows, événements et documents. Il renvoie les personnes qui n'apparaissent dans aucun d'eux depuis la date choisie. Les représentants de la société sont inclus.

Pourquoi un filtre de date et une colonne oui/non ?

La date indique quand une personne a été référencée pour la dernière fois, mais seulement pour les champs qui gardent un historique. La colonne oui/non indique si la personne est encore référencée aujourd'hui, y compris dans les champs sans historique. Lisez les deux avant d'anonymiser ou d'effacer des données.

Le rapport détecte-t-il une référence dans un champ sans historique ?

Oui, dans la colonne oui/non. Il ne peut pas donner la date exacte à laquelle la référence a été ajoutée ou retirée.

Puis-je automatiser la revue RGPD ?

Non. Un administrateur doit lancer manuellement le rapport PII et la mise à jour en masse. Il n'existe ni planification automatique ni alerte pour les personnes inactives. Mettez en place un processus interne régulier (par exemple, chaque trimestre).