Créer un individu

Un individu est une personne physique que vous suivez dans la plateforme, par exemple un dirigeant, un actionnaire ou un administrateur. Vous pouvez créer les individus un par un ou en masse avec un fichier Excel.

Tout se passe dans l'onglet Individus. Pour gérer la liste ensuite, voir Gérer ses individus.

✍ Créer un individu

Étape 1 : ouvrir le formulaire

1. Ouvrez l'onglet Individus.
2. En haut à droite, cliquez sur Créer une nouvelle personne. Le formulaire s'ouvre avec 4 sections : Informations, Image, Adresse et Informations complémentaires.

Étape 2 : remplir la section Informations

1. Saisissez le Prénom et le Nom (obligatoires).
2. Si besoin, ajoutez la Date de naissance et le Genre.
3. Saisissez l'Adresse e-mail. Elle est obligatoire si vous utilisez les liens entre la Gestion d'entités juridiques (LEM) et les Instances digitalisées (BP).
4. Dans Dossier, choisissez ou créez le dossier de l'onglet Documentation qui contiendra ses documents.

Vous ne voyez pas certains champs ? Votre organisation peut masquer la date de naissance, le genre, l'e-mail, l'image et l'adresse pour limiter les données personnelles (RGPD).

Étape 3 : ajouter une photo et une adresse

1. Dans Image, cliquez sur Modifier et choisissez une photo sur votre ordinateur.

2. Dans Adresse, choisissez le pays de résidence, puis remplissez les champs qui apparaissent (adresse, code postal, ville…).

Étape 4 : compléter et confirmer

1. Dans Informations complémentaires, remplissez les champs marqués d'un astérisque (*). Ils sont obligatoires.
2. Pour ajouter un champ facultatif, cliquez sur Choisir un champ existant.
3. Administrateurs uniquement : cliquez sur Créer un nouveau champ, choisissez son type, puis utilisez le bouton Options pour le rendre Obligatoire, Historisable ou à plusieurs valeurs.

Vous pouvez retirer un champ facultatif, mais pas un champ obligatoire.

4. Cliquez sur Confirmer. Si un champ obligatoire est vide, un message vous l'indique : remplissez-le et confirmez à nouveau.

Pour abandonner, cliquez sur Annuler.

⏩ Créer plusieurs individus en une fois

1. Dans l'onglet Individus, cliquez sur la flèche à côté de Créer une nouvelle personne.
2. Sélectionnez Importer depuis un fichier xls.
3. Cliquez sur Télécharger un fichier modèle.
4. Remplissez le modèle : une ligne par individu, une colonne par champ du formulaire.
5. Revenez sur la plateforme et faites glisser le fichier dans la fenêtre, ou cliquez sur Parcourir pour le sélectionner.

6. Choisissez si vous cochez la case Arrêter l'import à la première erreur :
   • Case cochée : l'import s'arrête à la première ligne mal remplie. Un message vous indique l'erreur. Corrigez le fichier, supprimez les lignes déjà importées pour éviter les doublons, puis importez-le à nouveau.
   • Case non cochée : tout le fichier est importé, sauf les lignes qui contiennent une erreur.

❓ FAQ

Pourquoi les champs Date de naissance, Genre, Adresse e-mail, Image ou Adresse ne s'affichent-ils pas ?

Votre organisation a choisi de les masquer pour limiter les données personnelles stockées, conformément au RGPD. Si vous en avez besoin, contactez votre administrateur.