Créer et gérer une délégation de pouvoirs

Une délégation de pouvoirs permet à une personne (le délégant) de confier une partie de ses pouvoirs à d'autres personnes (les délégataires). Le module Délégations vous permet de créer, suivre et gérer toutes les délégations de votre organisation.

❗ Ce module est distinct du module Entités standard : il doit être activé pour être utilisé.

Vous allez apprendre à :

1. préparer la liste des pouvoirs ;
2. créer des profils qui regroupent des pouvoirs (facultatif) ;
3. créer une délégation ;
4. prévenir les personnes concernées ;
5. consulter les délégations et leur chaîne.

✅ Étape 1 : préparer la bibliothèque des pouvoirs

Un pouvoir est une autorité précise que l'on peut déléguer, par exemple « accéder aux informations des comptes ».

1. Dans le menu de gauche, ouvrez Délégations, puis Bibliothèque des pouvoirs. Vous voyez tous les pouvoirs disponibles.
2. Cliquez sur Ajouter un pouvoir.
3. Saisissez un titre et une description, puis enregistrez.

Dans la colonne des actions, vous pouvez modifier ou supprimer un pouvoir à tout moment.

⭐ Étape 2 (facultatif) : créer un profil de délégation

Un profil regroupe les pouvoirs d'un rôle (par exemple « Directeur financier »). Il vous évite de choisir les pouvoirs un par un à chaque délégation.

1. Ouvrez Profils de délégation.

2. Cliquez sur Ajouter un profil.
3. Saisissez un titre, par exemple « CFO », puis ajoutez tous les pouvoirs de ce rôle.
4. Enregistrez.

✍ Étape 3 : créer une délégation

Le menu Délégations liste toutes vos délégations. Comme les autres tableaux, il permet de filtrer, modifier et exporter des vues.

1. Ouvrez le menu Délégations.
2. Cliquez sur Ajouter une délégation.

3. Dans les informations de base, renseignez :
   • Société : la société concernée par la délégation ;
   • Délégant (facultatif) : la personne qui délègue ses pouvoirs ;
   • Délégataires : les personnes qui reçoivent les pouvoirs ;
   • une date de début et, si besoin, une date de fin.
4. Dans la section Pouvoirs, choisissez les pouvoirs dans la bibliothèque, ou sélectionnez un profil qui contient déjà les pouvoirs du rôle.

5. Si besoin, joignez des documents et remplissez les informations complémentaires. Ces champs sont configurés par un administrateur DiliTrust dans Configuration > Champs personnalisés.
6. Enregistrez la délégation.

⚡ Étape 4 : prévenir les personnes concernées

Il est difficile de suivre l'état de chaque pouvoir dans le temps. Vous pouvez donc :

• prévenir rapidement les délégataires, par exemple quand leurs pouvoirs changent ;
• créer des alertes automatiques qui se déclenchent sous certaines conditions, par exemple quand un pouvoir arrive à échéance.

◼ Consulter les délégations

Depuis la fiche d'une société ou d'un individu

Les délégations apparaissent dans une section dédiée de la fiche. Vous y voyez les délégations actives et passées : qui a reçu quels pouvoirs, sur quels sujets et pour combien de temps.

Voir la chaîne de délégation

La chaîne de délégation montre comment un pouvoir a été transmis d'une personne à l'autre.

1. Dans un tableau des délégations, cliquez sur le bouton graphique, à droite de la ligne.
2. Le schéma s'affiche pour le pouvoir choisi.

Dans l'exemple ci-dessous, Annette Raynolds et Henry Howell ont chacun donné à John Doe le pouvoir d'accéder aux informations des comptes, dans deux délégations distinctes. John Doe a ensuite étendu ce pouvoir à Giacomo Noya.