Joindre des documents à une affaire (ELM)

Centralisez tous les fichiers dont votre équipe juridique a besoin, sans les échanges d'e-mails interminables. La fonctionnalité Joindre des documents vous permet d'ajouter, de parcourir, de modifier et de télécharger les documents liés à une affaire au même endroit, afin que rien ne se perde jusqu'à sa résolution.

❓ Pourquoi l'utiliser ?

• Source fiable et unique : toutes les preuves, notes et contrats sont conservés directement dans l'affaire.
• Collaboration simplifiée : vos coéquipiers accèdent toujours à la dernière version directement depuis l'onglet Documents.
• Des délais de réponse réduits : localisez les fichiers essentiels en quelques secondes grâce à la recherche intégrée et aux actions groupées.

⭐ Ce que vous pouvez téléverser

Types de fichiers pris en charge (v1) :

• Texte : pdf, docx, xlsx, ppt, txt, msg, eml
• Images : jpg / jpeg, png, gif
• Audio : mp3, wav
• Vidéo : mp4, avi

Limite de taille : 100 Mo par fichier (cette limite peut évoluer).

Taille maximale d'un lot : jusqu'à 10 fichiers à la fois.

✨ Comment ajouter des documents

1. Depuis l'onglet Documents

• Sélectionnez votre affaire, ouvrez Documents, puis cliquez sur Ajouter un document.
• Faites glisser les fichiers dans la zone de téléversement ou cliquez sur Parcourir pour les sélectionner sur votre ordinateur.
• Le widget de progression (en bas à droite) affiche le statut en temps réel de chaque fichier.

2. Par glisser-déposer depuis n'importe quel onglet de l'affaire

Vous pouvez déposer des fichiers sur n'importe quel onglet (Vue d'ensemble, Détails, etc.) ; le même widget de téléversement s'affiche.

3. Lors de la création d'une affaire

Lorsque vous utilisez le formulaire Créer une affaire, déposez ou sélectionnez vos fichiers avant de cliquer sur Suivant.

✂️ Gérer vos documents

Renommer

Cliquez sur l'icône de modification à côté du nom d'un fichier, saisissez un nouveau titre (255 caractères maximum), puis appuyez sur Entrée. Les icônes correspondant au type de fichier restent intactes.

Télécharger

• Un seul fichier : cliquez sur le nom du fichier.
• Plusieurs fichiers : sélectionnez les fichiers (ou cliquez sur « Tout sélectionner »), puis cliquez sur Télécharger. Un fichier ZIP est généré (YYYY-MM-DD_[MatterID]_documents.zip).

Supprimer

Sélectionnez un fichier, puis cliquez sur Supprimer. Une boîte de dialogue de confirmation vous rappelle que cette action est irréversible.

Ouvrir dans Microsoft Office (WebDAV)

Pour les fichiers Word, Excel et PowerPoint, choisissez Ouvrir dans Word/Excel/PowerPoint pour les modifier directement avec vos autorisations Office existantes, sans avoir besoin de les télécharger.

❓ Trouver rapidement des fichiers

Utilisez la barre de recherche située au-dessus de la liste. Les résultats sont filtrés instantanément au fur et à mesure de votre saisie. Si aucun résultat ne correspond, l'espace réservé « Aucun document » s'affiche.

❗ Erreurs de téléversement et leur signification

• Type de fichier non pris en charge : « Seuls les fichiers des types suivants peuvent être téléversés : … »
• Fichier trop volumineux : « Seuls les fichiers de moins de 100 Mo peuvent être téléversés. »
• Erreur inconnue : « Une erreur s'est produite lors du téléversement. Vérifiez les fichiers sélectionnés et réessayez. »
• Problème lié à l'antivirus : « Nous avons détecté que ce fichier contient une menace potentielle pour la sécurité. Analysez-le à l'aide d'un antivirus, puis réessayez. »

Ces messages s'affichent directement dans le widget de téléversement.

⚖️ Autorisations et rôles

• Téléchargement : autorisé pour tous les utilisateurs, y compris ceux disposant d'un accès en lecture seule.
• Ajout / Modification / Suppression : autorisés pour les rôles Administrateur et Contributeur.

La configuration des rôles par défaut peut varier ; vérifiez-la auprès de votre administrateur.

✨ Conseils et bonnes pratiques

• Nommez vos fichiers de manière pertinente : incluez des dates ou des numéros de version pour les identifier rapidement.
• Utilisez les modifications via WebDAV avec modération : enregistrez vos modifications et fermez l'application Office pour les synchroniser.
• Téléversement groupé : compressez les lots très volumineux (plus de 10 fichiers) et téléversez plutôt le fichier ZIP.
• Surveillez le widget : les coches vertes indiquent que l'opération est terminée et les alertes rouges signalent une erreur. Cliquez dessus pour réessayer ou obtenir plus d'informations.

❓ Foire aux questions

Puis-je créer des dossiers ?

Pas encore. La prise en charge des dossiers (sans sous-dossiers) est prévue dans une prochaine version.

Que faire si Microsoft Word n'est pas installé ?

Si aucun éditeur compatible n'est détecté, un message d'erreur s'affiche lorsque vous choisissez Ouvrir dans Word. Téléchargez plutôt le fichier.

Combien de documents une même affaire peut-elle contenir ?

L'interface prend confortablement en charge les affaires contenant jusqu'à environ 500 documents.

Les fichiers supprimés peuvent-ils être récupérés ?

La restauration des fichiers n'est pas disponible dans la version actuelle. Tenez compte de vos politiques de conservation avant de supprimer des fichiers.