Affaires juridiques – Soumettre des demandes juridiques par e-mail

La Gestion des affaires juridiques de DiliTrust permet désormais à tout collaborateur interne de soumettre une demande juridique ou contractuelle en envoyant simplement un e-mail à une boîte de réception juridique dédiée, sans avoir besoin d'un compte DiliTrust. Les conseillers juridiques internes reçoivent directement dans la Gestion des affaires juridiques des demandes structurées et traçables, et peuvent gérer tous les documents associés sans quitter la plateforme.

✅ Introduction

Les équipes juridiques sont souvent submergées de demandes envoyées par leurs collègues par e-mail, via un chatbot ou au moyen de messages informels. Grâce à cette fonctionnalité, tout collaborateur de votre organisation peut soumettre une demande juridique par e-mail, qui apparaît automatiquement dans la Gestion des affaires juridiques sous la forme d'une demande structurée. Les conseillers juridiques internes n'ont plus besoin de saisir manuellement les informations ni de rechercher les pièces jointes.

Pour les demandes contractuelles en particulier, les avocats peuvent enregistrer directement les pièces jointes des e-mails dans la Gestion des affaires juridiques ou dans le module de Gestion du cycle de vie des contrats (CLM), puis utiliser ces documents dans leurs échanges ultérieurs, éliminant ainsi les doublons et garantissant que le clausier juridique reste propre et à jour.

✋ Prérequis / Premiers pas

• Votre organisation doit disposer d'une boîte de réception juridique dédiée, configurée dans la Gestion des affaires juridiques de DiliTrust.
• Les contributeurs (conseillers juridiques internes et membres de l'équipe juridique) doivent disposer d'un compte contributeur DiliTrust actif.
• Les demandeurs (collaborateurs internes) n'ont pas besoin d'un compte DiliTrust : ils doivent uniquement envoyer un e-mail à la boîte de réception juridique.

⭐ Guide étape par étape

Pour les demandeurs (utilisateurs métier)

1. Envoyez un e-mail à la boîte de réception juridique dédiée de votre organisation (fournie par votre équipe juridique).
2. Indiquez un objet clair décrivant votre demande (par exemple : « Révision de contrat – Contrat fournisseur »).
3. Joignez directement à l'e-mail tous les documents pertinents.
4. Votre demande apparaîtra automatiquement dans la Gestion des affaires juridiques afin que votre équipe juridique puisse la traiter.

Pour les contributeurs (équipe juridique)

1. Connectez-vous à DiliTrust et accédez à la Gestion des affaires juridiques.
2. Ouvrez la demande reçue par e-mail : vous verrez le message du demandeur ainsi que tous les documents joints dans le fil d'e-mails.
3. Échangez directement avec le demandeur depuis la demande afin de la qualifier ou de la clarifier (vous pouvez également joindre des fichiers à votre réponse).
4. Pour enregistrer une pièce jointe, cliquez dessus et choisissez de l'enregistrer soit dans la Gestion des affaires juridiques (en tant que Document de la demande), soit dans le CLM (Gestion du cycle de vie des contrats).
5. Utilisez les documents déjà enregistrés dans la demande ou associés depuis le CLM lorsque vous répondez au demandeur.

Flux des documents lors de la création d'une affaire à partir d'une demande

Une pièce jointe partagée dans le fil d'e-mails reste un élément de communication jusqu'à ce que vous l'enregistriez explicitement. L'emplacement choisi détermine si elle apparaîtra dans une affaire créée à partir de la demande :

• Les documents enregistrés dans la demande (ils apparaissent dans l'onglet Documents de la demande) sont automatiquement copiés dans l'affaire en tant que documents de l'affaire lorsque vous créez une affaire à partir de cette demande.
• Les documents enregistrés dans le CLM depuis la demande ne sont pas copiés et n'apparaîtront pas dans l'affaire créée à partir de la demande. Le lien vers le CLM est uniquement disponible depuis la demande.

Conseil : si vous souhaitez qu'un document soit disponible dans l'affaire, assurez-vous de l'enregistrer en tant que Document de la demande (dans l'onglet Documents de la demande) avant de créer l'affaire.

✨ Conseils et bonnes pratiques

• Communiquez l'adresse de la boîte de réception : Partagez l'adresse e-mail de votre boîte de réception juridique avec toutes les équipes internes afin qu'elles sachent exactement où envoyer leurs demandes.
• Standardisez les objets des e-mails : Encouragez les demandeurs à utiliser des objets clairs afin d'accélérer le tri des demandes.
• Enregistrez les documents dans la demande pour travailler sur une affaire : Si un document doit être traité dans une affaire, enregistrez-le en tant que Document de la demande avant de créer l'affaire afin qu'il soit automatiquement transféré.
• Enregistrez les contrats dans le CLM pour disposer d'une source fiable et unique : Pour les activités liées au cycle de vie des contrats, l'enregistrement dans le CLM permet de conserver un clausier juridique propre. N'oubliez pas que les documents du CLM ne sont pas copiés dans les affaires.
• Utilisez la fonction de réponse : Échangez directement avec le demandeur depuis la demande afin de conserver l'historique complet de la conversation au même endroit.

❌ Limites et contraintes connues

• Seuls les contributeurs (membres de l'équipe juridique disposant d'un compte DiliTrust) peuvent traiter les demandes et y répondre.
• Les tâches ne sont pas créées automatiquement à partir des demandes envoyées par e-mail : leur création reste manuelle.
• La boîte de réception juridique dédiée doit être configurée par votre administrateur DiliTrust avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
• Seuls les documents enregistrés dans la demande sont copiés dans une affaire créée à partir de cette demande. Les documents enregistrés dans le CLM ne sont pas copiés et ne seront pas visibles dans l'affaire.
• Le lien vers le CLM fonctionne actuellement uniquement depuis Demande → CLM, et non depuis les Affaires. Un lien direct Affaires ↔ CLM est prévu dans une prochaine version.

❓ FAQ

Les demandeurs ont-ils besoin d'un compte DiliTrust ?

Non. Tout collaborateur interne peut soumettre une demande en envoyant simplement un e-mail à la boîte de réception juridique. Aucun accès à DiliTrust n'est requis.

Où trouver les demandes soumises par e-mail ?

Les demandes apparaissent directement dans la Gestion des affaires juridiques, dans votre boîte de réception des demandes.

Puis-je joindre des fichiers lorsque je réponds à un demandeur ?

Oui. Lorsque vous échangez avec un demandeur depuis la demande, vous pouvez joindre des fichiers à votre réponse.

Puis-je enregistrer des pièces jointes d'e-mails à la fois dans la Gestion des affaires juridiques et dans le CLM ?

Oui. Lorsque vous ouvrez une pièce jointe provenant d'une demande envoyée par e-mail, vous pouvez choisir de l'enregistrer dans la Gestion des affaires juridiques ou directement dans le CLM.

Lorsque je crée une affaire à partir d'une demande, ses documents apparaîtront-ils dans l'affaire ?

Cela dépend de l'emplacement où le document a été enregistré. Les documents enregistrés dans la demande (dans son onglet Documents) sont automatiquement copiés dans l'affaire. Les documents enregistrés dans le CLM ne sont pas copiés et n'apparaîtront pas dans l'affaire. Enregistrez donc le document dans la demande elle-même si vous souhaitez qu'il soit disponible dans l'affaire.

Pourquoi ne puis-je pas voir un document du CLM dans l'affaire ?

Le lien vers le CLM est actuellement disponible uniquement depuis la demande, et non depuis les affaires. Il s'agit d'une limitation technique connue. Un lien direct entre les Affaires et le CLM est prévu dans une prochaine version. En attendant, enregistrez le document dans la demande avant de créer l'affaire, ou ajoutez-le manuellement dans l'onglet Documents de l'affaire.