Utiliser la fonctionnalité d’exportation affaire par affaire dans l’ELM

Bienvenue ! Ce guide vous accompagne dans l’utilisation de la nouvelle fonctionnalité d’exportation des affaires disponible dans le module DiliTrust ELM (Enterprise Legal Management). Que vous soyez responsable d’un département juridique, chef d’équipe ou contributeur, cette fonctionnalité vous permet d’effectuer des analyses approfondies et de prendre plus rapidement des décisions sur la base de données détaillées sur les affaires.

? Qu’est-ce que la fonctionnalité d’exportation affaire par affaire ?

Cette fonctionnalité vous permet d’exporter les détails des affaires directement depuis votre vue Liste des affaires en quelques clics — sous la forme d’un rapport simplifié ou détaillé — afin de vous permettre de :

• ? Analyser la répartition de la charge de travail entre les membres de l’équipe
• ? Suivre les délais moyens de résolution par type d’affaire
• ⚖️ Équilibrer la charge opérationnelle entre les équipes
• ? Exporter des données structurées pour vos rapports Excel, Power BI, Word ou PPT

? Où trouver l’option d’exportation

Depuis votre vue Liste des affaires :

1. Accédez à Affaires dans la barre latérale.
2. En haut de la liste, cliquez sur le bouton Exporter.
3. Choisissez entre Exporter (simple) ou Exporter (détaillé).

? Types d’exportations

1. ? Exportation (simple)

Cette option exporte toutes les affaires visibles avec les mêmes champs et dans le même ordre que ceux actuellement affichés à l’écran.

• ✅ Idéale pour les exportations rapides
• ?️ Reflète les paramètres de la vue actuelle (colonnes & filtres)
• ? Inclut toutes les affaires de votre vue (toutes les pages)

2. ? Exportation (détaillée)

Cette option inclut tous les champs disponibles pour chaque affaire, quelle que soit leur visibilité actuelle à l’écran.

• ? Parfaite pour les analyses approfondies, les audits ou les rapports avancés
• ? Les champs sont structurés en deux sections :
  • Informations générales sur l’affaire (par exemple : nom, identifiant, responsable, statut, priorité)
  • Champs spécifiques au type d’affaire

? Format de sortie

Le fichier exporté est au format XLSX et sera automatiquement téléchargé par votre navigateur. La convention de nommage est la suivante :

 <CurrentViewName>_Export_<Date>.xlsx 

Exemples :

• MyMatters_Export_2024-06-23.xlsx
• OngoingLitigationsAn_Export_2024-06-23.xlsx

Remarque : seuls les champs sont exportés, et non les en-têtes de section. Les champs communs à différents types d’affaires sont standardisés dans les mêmes colonnes.

? Cas d’utilisation & avantages

• ? Examiner les affaires dont la résolution prend > 90 jours
• ? Identifier les goulots d’étranglement et les retards opérationnels
• ? Rééquilibrer les tâches entre les membres de l’équipe surchargés et ceux dont les capacités sont sous-utilisées
• ? Créer des graphiques personnalisés ou des tableaux de bord visuels dans Power BI ou Excel

? Conseil : utilisez l’exportation pour combiner les données relatives aux affaires avec des sources de données externes, telles que la satisfaction client ou les KPI financiers, afin d’améliorer vos rapports.

? Autorisations

Seuls les utilisateurs disposant des rôles suivants peuvent exporter des affaires :

• ? Administrateur
• ✍️ Contributeur
• ? Lecteur

? Support multilingue

L’interface d’exportation prend en charge les langues suivantes :

• ?? Anglais
• ?? Français
• ?? Italien
• ?? Espagnol
• ?? Allemand
• ?? Portugais

⚠️ Limitations connues

• ? Les exportations extrêmement volumineuses peuvent prendre quelques instants avant d’être traitées.
• ? Les en-têtes de section ne sont pas exportés — seuls les champs le sont.
• ? Seules les données visibles depuis la Liste des affaires actuelle sont incluses dans l’exportation.

? Besoin d’aide ?

Si vous avez besoin d’aide pour utiliser cette fonctionnalité ou si vous souhaitez être accompagné dans la personnalisation de vos vues d’exportation, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’assistance par chat ou par e-mail.

Nous espérons que cet outil d’exportation vous aidera à travailler plus efficacement, et non plus difficilement ! ?