✨ Les participants occasionnels dans les Instances digitalisées

Les conseils doivent souvent faire participer des personnes extérieures, comme des auditeurs, des consultants ou des conseillers, sans leur donner un accès complet aux Instances digitalisées (BP). Les participants occasionnels permettent d'inviter simplement et en toute sécurité les bonnes personnes aux bonnes réunions, tout en préservant la confidentialité et en gardant le contrôle ⚖️.

☝ Qu'est-ce qu'un participant occasionnel ?

Les participants occasionnels sont des personnes extérieures invitées uniquement à certaines réunions du conseil. Ils n'ont pas de compte complet dans les Instances digitalisées et ne voient rien en dehors des réunions auxquelles ils sont invités.

• ✅ Accès limité aux réunions choisies
• ❌ Aucun accès à l'historique du conseil ni aux autres réunions
• ✍ Pas besoin de compte complet de membre du conseil

La collaboration reste ainsi sécurisée, sans compromettre les règles de gouvernance.

✅ Étape 1 : créer un participant occasionnel

1. Allez dans la « Gestion des utilisateurs ».
2. Créez un nouvel utilisateur avec le rôle « Participants occasionnels ».
3. Définissez tous ses paramètres personnels.

✅ Étape 2 : inviter un participant occasionnel

1. Ouvrez la réunion.
2. Allez dans les paramètres d'invitation, puis dans Participants occasionnels.
3. Sélectionnez le bon participant dans la liste.

Une fois l'invitation envoyée, définissez ce à quoi le participant peut accéder :

• les points de l'ordre du jour ;
• les documents ;
• les informations de la réunion.

✅ Le participant ne peut voir que les contenus explicitement partagés avec lui.

❓ Exemple d'utilisation

Exemple :

Pour une réunion, le conseil invite un auditeur externe ou un consultant à participer à un point précis de l'ordre du jour.

• Le participant n'accède qu'aux documents utiles de cette réunion.
• Il ne voit ni les autres réunions ni l'historique du conseil.
• Son accès peut être limité dans le temps si besoin.

Les informations sensibles du conseil restent ainsi entièrement protégées.

☝ Conseils et bonnes pratiques

• ⭐ Utilisez les participants occasionnels pour une participation ponctuelle.
• ⚖️ Choisissez avec soin les points de l'ordre du jour et les documents partagés.
• ✍ Après la réunion, vérifiez les accès et retirez-les s'ils ne sont plus nécessaires.

❗ À savoir

• Les participants occasionnels n'ont pas accès à l'ensemble des Instances digitalisées.
• Les autorisations sont définies réunion par réunion et contrôlées par les administrateurs.
• Cette fonctionnalité est conçue pour les personnes extérieures, pas pour les membres internes du conseil.

✨ Conclusion

Les participants occasionnels facilitent la collaboration avec des personnes extérieures, tout en préservant une confidentialité et une gouvernance strictes. Invitez les bonnes personnes, à la bonne réunion, avec le bon niveau d'accès, ni plus ni moins ⚡.