Modifier, cloner ou supprimer une réunion

Une fois une réunion créée, vous pouvez encore la modifier, la copier pour gagner du temps ou la supprimer. Cet article vous explique comment faire.

✋ Qui peut le faire

• Les administrateurs du groupe des Instances digitalisées peuvent modifier, cloner et supprimer des réunions.
• Les membres peuvent consulter les réunions, mais pas les modifier.

✍ Modifier une réunion

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Réunions.

2. Cliquez sur Publiées ou Non-publiées, selon l'endroit où se trouve votre réunion. Les réunions non publiées sont des réunions que les membres ne voient pas encore.
3. Sur la carte de votre réunion, cliquez sur Voir l'ordre du jour. La page de la réunion s'ouvre.

4. Modifiez ce dont vous avez besoin : titre, date, heure, lieu, ou les points de l'ordre du jour et leur contenu.
5. Vous n'avez pas besoin d'enregistrer. Vos modifications sont enregistrées automatiquement.

Vous pouvez continuer à modifier une réunion même après sa publication. Depuis la même page, vous pouvez aussi télécharger les documents joints, imprimer l'ordre du jour et générer le dossier de la réunion.

⛵ Cloner une réunion

Cloner une réunion crée une copie d'une réunion existante. C'est pratique pour les réunions récurrentes : vous n'avez pas à refaire l'ordre du jour à chaque fois.

1. Sur la page Réunions, repérez la réunion à copier.
2. Cliquez sur les trois points à côté du titre de la réunion, puis sur Cloner.

3. Saisissez le titre, la date et l'heure de début de la nouvelle réunion.

4. Si vous le souhaitez, cochez les contenus à reprendre de la réunion d'origine, comme les documents, les sondages ou les votes.
5. Cliquez sur Confirmer. La copie est créée. Vous pouvez ensuite la modifier comme n'importe quelle réunion.

La copie garde les mêmes membres invités que la réunion d'origine. Si vous souhaitez inviter d'autres personnes, notifiez-les depuis la nouvelle réunion.

❌ Supprimer une réunion

1. Sur la page Réunions, passez la souris sur la carte de la réunion à supprimer. Une liste d'actions apparaît.
2. Cliquez sur l'icône de la corbeille, Supprimer.

3. Un message de confirmation s'affiche. Si vous souhaitez prévenir les utilisateurs que la réunion est annulée, cochez la case pour leur envoyer une annulation.

4. Cliquez sur Confirmer. La réunion est supprimée.

Les utilisateurs déjà prévenus de la réunion reçoivent automatiquement un e-mail d'annulation.

❓ Questions fréquentes

Les membres peuvent-ils voir une réunion à laquelle ils ne sont pas invités ?

Oui. Les membres d'un groupe peuvent accéder à toutes les réunions en cours du groupe, même s'ils n'y sont pas invités.