Comment paramétrer un Workflow standard ?

Dans le module Contrats, lancer un workflow permet de notifier les validateurs et signataires qu'une action est requise de leur part sur un document. 

Afin d'automatiser et de sécuriser les circuits de validation et/ou de signature au sein de votre entité légale, il vous est possible de paramétrer des workflows standards.

Ces workflows sont proposés à vos utilisateurs sur la base de critères, définis par les administrateurs ou les éditeurs de votre module. 

Dans cet article, vous verrez comment paramétrer ces workflows standards : 

• Comment créer un workflow prédéfini ?
• Comment paramétrer un workflow prédéfini ?
• Quelques exemples de workflows prédéfinis.

En fonction de votre rôle dans le module, vous pouvez lancer un workflow standard, vous permettant de ne pas être contraint par ceux standards (c'est le cas des administrateurs et des éditeurs).

Pour les autres utilisateurs, ils devront utiliser l'un des workflows standards qui leur est proposé. Cela les contraints et sécurise vos envois en validation/signature.

Pour en savoir plus sur l'envoi en validation/signature dans le module, consultez l'article dédié.

Comment créer et paramétrer un workflow standard ?

Allez dans les Paramètres, puis dans Workflows. 

Ensuite, en bas à gauche de votre écran, cliquez sur Ajouter un workflow pour créer un nouveau workflow puis passer à son paramétrage.

Les questions à se poser pour paramétrer un workflow sont les suivantes : 

- Qui valide / signe (paramétrage des validateurs / signataires) ? 

- Dans quelles conditions (paramétrage des conditions) ?  

Pour chaque workflow standard, il vous faudra paramétrer les éléments suivants : 

• Titre : indiquez un nom à votre workflow en cliquant sur l'icône Stylo ✏️, celui-ci doit être transparent pour vos utilisateurs. Exemple "workflow - contrat de prestation de service de + 100 k€".
  
  
• Conditions dans lesquelles s'applique le workflow en activant l'option Uniquement pour certains contrats. Si activé, vous pourrez ajouter une ou plusieurs conditions dans lesquels s'applique le workflow, ces conditions doivent correspondre au type de document ou à un champ de la fiche de synthèse.
  
  À noter, les conditions sont cumulatives, c'est-à-dire que toutes les conditions doivent être remplis pour que le workflow s'active.
  Exemple :
  • Condition "Type de contrat" = Contrat de prestation de service 
  • Condition "Fourchette de montant du contrat"  = de 0 à 100 k€.
    Si vous souhaitez paramétrer des workflows en fonction d'une fourchette de montant, il vous faudra paramétrer ce champ au sein de votre fiche de synthèse. Pour ce faire, contactez votre administrateur.

• Notice d'utilisation : précisez ici toutes informations utiles à destination de vos utilisateurs dans le lancement de ce workflow standard. Cette notice est visible pour tous à l’envoi du document en validation/signature.

• Validation : indiquer les validateurs qui devront intervenir dans la validation du ou des documents concernés par le présent workflow standard. Il doit obligatoirement s'agir d'un utilisateur disposant d'un compte dans votre module.
  Vous pourrez créer une ou plusieurs étapes de validation. Pour chaque étape, vous pouvez renseigner une ou plusieurs personne·s / équipe·s.
  
  Vous pourrez alors préciser : 
  • L’un des validateurs / Tous les validateurs :
    • Si vous sélectionnez L’un des validateurs, la validation d'une seule des parties renseignées à l'étape correspondante sera requise.
    • Si vous sélectionnez Tous les validateurs, la validation de toutes les parties renseignées à l'étape correspondante sera requise.

• 
  • Conditions par validateurs : indiquez les conditions dans lesquelles le ou les validateur(s) renseigné·s à l'étape concernée interviennent.
    
    Exemple : Si vous avez un contrat avec un enjeu sur les données personnelles, le DPO sera intégré au workflow à l'étape de validation. Sinon, le DPO n'interviendra pas. Dans ce cas, indiquez pour condition : "Contrat avec enjeu sur les données personnelles" = "Oui" et renseigner le DPO à cette étape de validation.
    Encore une fois, il faut que ce champ apparaisse sur votre fiche de synthèse pour l'utiliser.
    Pour ajouter un champ, votre administrateur.

• Signature : indiquer les signataires qui devront intervenir pour le ou les documents concernés par le présent workflow standard. Il est nécessaire que ces signataires disposent d'un compte en tant que Lecteur au minimum.
  Vous pourrez créer une ou plusieurs étapes de signature. Vous ne pouvez ajouter qu'un seul signataire par étape de signature.

Lorsque vous lancez le workflow, vous pourrez ajouter des signataires externes.

Exemple de workflow standard.

Avant de vous lancer dans le paramétrage de vos workflows dans le module, nous vous recommandons de les matérialiser au sein d'un document afin de structurer votre réflexion et le paramétrage qui pourrait en découler dans le module.
 Le nombre de conditions, validateurs et signataires n'est pas limité.

Voici quelques exemples de critères qui peuvent conditionner le workflow : 

• Type de document
• Pays
• Montant du contrat
• Business Unit
• Département (Juridique, Achats)
• Montant du contrat

Pour rappel, pour utiliser une condition, il faut que le champ soit visible au sein de votre fiche de synthèse. Une revue du paramétrage peut donc être nécessaire de la part de votre administrateur.

Ces conditions peuvent être intégrées pour identifier le workflow qu'il convient d'utiliser, mais aussi pour déterminer les personnes devant valider / signer le document.

Exemple : La Direction juridique souhaite mettre en place un workflow spécifique pour les contrats Conditions générales de vente/achat, pour le département "Corporate", avec des validateurs identifiés en fonction du montant du contrat.

Les conditions seront donc : 

• Uniquement pour certains types de contrat : 
  1. Le type de contrat = Conditions générales de vente/achat
  2. Département = Corporate
• Conditions de validation : 
  1. Montant du contrat
     Il est conseillé de prévoir un champ "Fourchette du montant du contrat" avec une liste d'options correspondant aux seuils de validation (< 10 k€, entre 10k€ et 100 k€, entre 100 k€ et 1M€, etc.). 

Chaque validateur se verra attribuer une condition propre basée sur le montant du contrat :

1. Si le montant du loyer est inférieur à 1 000 euros, le document sera validé par Validateur A. 
2. Si le montant est compris entre 1 000 et 2 000 euros, le document sera validé par Validateur A puis Validateur B. 
3. Mais si le montant est supérieur à 2 000 euros, le contrat sera validé par Validateur A puis Validateur B puis Validateur C.

Vous souhaitez savoir comment l'automatisation des processus de validation
 viendra accélérer et faciliter votre contractualisation ? 

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