Comment négocier mon contrat grâce à la relecture ?

Pour négocier votre contrat grâce au module Contrats, envoyez-le en relecture interne auprès de votre direction juridique, puis envoyez-le en relecture externe à votre contrepartie.

• Comment lancer une relecture interne ?
• Comment lancer une relecture externe ?
• Comment finaliser la phase de relecture ?

Dans le module, la phase de négociation se compose d'une relecture interne puis d'un envoi du contrat à votre contrepartie pour une revue externe.
Cette revue peut être déclenchée pour chaque nouvelle version du contrat avant que toutes les parties prenantes ne donnent leur accord sur la bonne rédaction du contrat.

Ce workflow de relecture utilisé au cours de la négociation se distingue du workflow de validation, car dans le premier cas, il s'agit de négocier le contrat pour aboutir à sa version définitive (le contrat reste modifiable), et dans l'autre cas, il s'agit de formaliser la validation de cette version définitive (le contrat n'est plus modifiable).
En effet, il est à noter qu'il n'est pas possible "négocier" (c'est-à-dire envoyer en relecture) un contrat déjà validé ou signé. 

Comment lancer une relecture interne ?

Pour lancer le process de Relecture, cliquer sur Envoyer ou Signer, puis sélectionnez Relecture interne.
Vous serez invité à identifier un ou plusieurs relecteurs. 

Ces relecteurs doivent disposer d'un compte dans le module. Ils seront alors notifiés par mail et inviter à réaliser une relecture. Ladite action sera également visible dans la liste des actions à faire sur la page d’accueil de leur Plateforme. Écrivez à chaque relecteur un message privé pour donner des indications sur les éléments de contexte. Seul le relecteur concerné verra ce message depuis sa boite de messagerie.

Si vous identifiez plusieurs relecteurs, ces derniers seront notifiés les uns à la suite des autres. Il est possible ici de définir une sorte de workflows de relecture (non automatiques).

Accepter ou refuser une relecture interne

Lorsque vous recevez une demande de relecture interne, vous avez la possibilité d'accepter ou refuser cette version du document.

• Si vous refusez le document

Cliquez sur Editer. Que vous soyez sous CKeditor, Word ou Google, vous serez invité à faire les modifications de votre choix sur le document avant de continuer ou de recommencer le workflow de relecture.

Dans le cas où vous souhaitez qu'un autre utilisateur fasse les modifications, vous pouvez leur laisser un commentaire.

• Si vous acceptez le document, le workflow de relecture suit son cours.

Si vous modifiez le document, cliquez sur Terminer la relecture pour accepter le document et passer à l'étape suivante.

Comment lancer une relecture externe ?

Vous avez deux possibilités pour envoyer votre contrat en relecture externe, à la suite d'une révision interne lors d'un workflow ou à tout moment indépendamment d'un workflow.

Une fois la version révisée en interne, vous pouvez lancer une relecture externe en cliquant sur "Envoyer ou Signer", puis sélectionnez Relecture externe.

Entrez le mail du relecteur et écrivez-lui un message pour lui donner plus de contexte. Si vous avez plusieurs documents rattachés à votre contrat, vous pouvez choisir de lui en envoyer que certains ou tous.

La relecture se fera alors sur les documents et le contrat que vous avez choisi d'envoyer.

Votre interlocuteur recevra alors par mail le document et depuis une page dédiée, il pourra visualiser le document et choisir ou non de l'accepter ou de le refuser.

• En cas de refus :

Si le document ne convient pas à votre interlocuteur, il peut faire une demande de changement, laisser un message ou réaliser lui-même les modifications et importer la nouvelle version du contrat afin que vous puissiez en prendre connaissance directement dans le module.

Vous serez notifié de la demande de modification depuis votre Plateforme et votre document sera mis à jour avec la nouvelle version de votre interlocuteur. Le statut du workflow évoluera donc.

Choisissez alors d'accepter ou d'apporter vos propres modifications au document :

• Sous Word ou Google : Ouvrez Word/Google Doc et faites les modifications nécessaires ou importez une nouvelle version
• Sous CK editor : Importez votre nouvelle version

Recommencez autant de fois que nécessaire la relecture jusqu'à ce que le document soit accepté par les deux parties sur sa rédaction.

• En cas d'acceptation :

Si votre interlocuteur accepte la proposition, alors le statut de votre document change et la relecture externe est terminée.

Chaque nouvelle version importée dans le module est conservée et enregistrée dans l'historique des versions, afin de tracer l'ensemble des versions de vos contrats.
>> Pour en savoir plus sur le stockage des versions dans le module, consultez l'article dédié. 

Comment finaliser la phase de relecture ?

Si la négociation se poursuit, vous pouvez ensuite relancer un circuit de relecture en cliquant sur Demander une relecture si le contrat nécessite d'être à nouveau relu. Vous serez alors invité à envoyer votre contrat en relecture interne puis relecture externe.
 

Si la négociation est finalisée, vous pouvez passer aux étapes de validation et signature en cliquant sur Validation et/ou signature.