Comment ajouter un avenant / une annexe sur DiliTrust ?

DiliTrust vous permet de centraliser vos contrats, mais également leurs avenants et annexes. 

Pour ajouter un avenant / une annexe, il vous faudra :

• Ajouter le document en question sur DiliTrust comme tout autre document.
  Pour en savoir plus sur l'ajout de document sur DiliTrust, consultez l'article dédié.
• Lier ce document au contrat principal.

Il est important de noter que les avenants et autres documents ont une fiche de synthèse (contrairement aux annexes), car ils sont considérés comme des documents à part entière.

Voyons dans cet article comment lier avenant, annexe et autres types de document à un contrat :

• Liaison des avenants (ont leur propre fiche de synthèse)
• Liaison des annexes (n'ont pas leur propre fiche de synthèse)
• Liaison des documents "autres" (ont leur propre fiche de synthèse)

Pour savoir s'il est préférable d'ajouter le document en tant qu'avenant / annexe / documents liés, voici une matrice de décision pour vous guider : 

Vous avez lié un avenant / une annexe à un contrat principal et souhaitez les séparer ? Consultez l'article dédié.

Liaison des avenants

Pour lier un avenant à son contrat principal, il vous faut :

• Ajouter le contrat et son avenant sur DiliTrust (si ce n'est pas déjà fait) ;
• Ouvrir le contrat principal et cliquer sur l'icône de liaison des documents en haut à droite de votre écran.  
• Recherchez dans votre arborescence et sélectionnez l'avenant à lier parmi ceux disponibles sur DiliTrust.
• Cliquez sur Avenant parmi la liste des types de document à lier puis valider.

>> Pour savoir comment délier un avenant de son contrat principal, consultez l'article dédié.

Si l'avenant n'est pas déjà stocké que DiliTrust, vous pouvez l'ajouter directement depuis son contrat principal en tant qu'avenant ou rédigez-le depuis un modèle. Pour cela :

• Ouvrez le contrat principal 
• Cliquez sur l'icône de liaison
• Cliquez sur Lier un document
• Sélectionnez la nature du document (avenant)
• Sélectionnez Importer un document ou Rédiger depuis un modèle

• Méthode 2 :
  • Ajouter le contrat et son avenant sur DiliTrust (si ce n'est pas déjà fait) ;
    ⚠️ Il est important pour cette méthode que l'avenant et le contrat principal soient dans le même dossier.
  • Ouvrir le dossier dans lequel sont classés les deux documents.
  • Puis sélectionnez l'avenant et glissez / déposez-la sur le contrat principal. 
  • Cliquez sur Avenant parmi la liste des types de document à lier puis valider.

Vous pourrez alors visualiser depuis la vue de votre dossier les différents documents liés à votre contrat.

Réalisez ces mêmes étapes pour les annexes ainsi que les autres types de documents que vous souhaitez lier.

Compléter la fiche de synthèse de l'avenant.

Lorsque vous liez votre avenant à un contrat, la fiche de synthèse de l'avenant récupère automatiquement les informations de la fiche de synthèse du contrat principal, sauf les dates. Vous pouvez, à tout moment, modifier les informations de la fiche de synthèse de l'avenant.

Si vous ne souhaitez pas que l'avenant récupère toutes les informations de la fiche de synthèse du contrat principal, vous pouvez remplir les la fiche de synthèse de l'avenant, puis le lier au contrat principal. Ainsi, l'avenant conservera les informations de sa fiche.

Liaison des annexes

Sur DiliTrust, les annexes n'ont pas leur propre fiche de synthèse, et vous permettent donc d'ajouter un document sur DiliTrust sans avoir besoin de compléter de fiche de synthèse dédiée.
 Les éventuelles informations pertinentes contenues au sein du document annexé pourront venir compléter la fiche de synthèse du contrat principal.

Exemple d'usage : Bordereau de prix, Annexe de prérequis technique, Bon de commande, Annexe de description des prestations associées, etc.

Vous avez deux méthodes pour lier une annexe à un autre document.

• Méthode 1: 
  • Ouvrez le document principal
  • Cliquez sur l'icône de Documents
  • Cliquez sur Lier une annexe
  • Choisissez l'annexe dans l'arborescence de la Plateforme ou importer l'annexe depuis votre ordinateur

• Méthode 2 : Suivez les étapes décrites précédemment pour la liaison des avenants. À la dernière étape, sélectionnez Annexe lors du choix de la nature du document.

Pour savoir comment délier une annexe de son contrat principal, consultez l'article dédié.

Attention, si votre contrat est signé ou en rédaction, vous ne pourrez pas lier une annexe au contrat.

Liaison des documents "autres"

Sur DiliTrust, les documents liés disposent de leur propre fiche de synthèse, et vous permettent donc d'ajouter un document sur DiliTrust et de compléter une fiche de synthèse dédiée avec des informations spécifiques. 

Exemple : lié un NDA à son contrat commercial, lié des conditions d'utilisation à des conditions générales, etc.

Pour lier un " autre document " à son contrat principal, suivez les étapes pour les méthodes 1 et 2 indiquées précédemment pour la liaison des avenants. Lors du choix de la nature du document à la dernière étape, sélectionnez Autre dans les deux cas.