Comment rédiger un contrat dans le module depuis Word ou Google ?

Il vous est possible de rédiger un contrat dans le module depuis Word, à partir de modèles de contrat que vous aurez créés et paramétrés au préalable. Ils seront alors disponibles pour vos utilisateurs pour créer de nouveaux contrats.

⚠️ Pour pouvoir rédiger un contrat à partir d'un modèle, l'utilisateur concerné doit avoir accès aux fonctionnalités concernées. Son rôle doit en effet lui permettre, a minima, de visualiser les modèles de contrat. S'il dispose d’un droit d'édition sur les modèles de contrat, il pourra également en créer et les modifier.

Pour en savoir plus sur les rôles et les accès aux modules associés, consultez l'article dédié.   

Pour créer un nouveau contrat, l'utilisateur devra : 

• Cliquer sur "Rédiger depuis un modèle"
• Sélectionner le modèle à partir duquel il souhaite partir pour créer son contrat
• Compléter les informations clés attendues au sein du formulaire
• Éditer et finaliser le contrat

⚠️ Pour rédiger un contrat à partir d'un modèle, il faut qu'au préalable, vous ayez créé et paramétré un ou plusieurs modèle(s) de contrat.
Pour en savoir plus sur les modèles de contrat et leur paramétrage, consultez l'article dédié.

Vous avez déjà créé votre contrat en dehors du module (sous Word ou équivalent) et n'avez pas besoin de le rédiger dans le module ? Il vous suffit de le déposer dans le module pour réaliser la suite des étapes de validation et mise en signature. Pour en savoir plus, consultez l'article dédié.

Créer un nouveau document en cliquant sur "Rédiger nouveau"

Vous pouvez rédiger un nouveau document, cliquez sur "Rédiger depuis un modèle" en haut à gauche de votre écran, puis sur "Un document".

Depuis un modèle de contrat

Sélectionner le modèle à partir duquel vous souhaitez partir pour créer son contrat :

• Sélectionnez le type de document
• Choisissez le modèle de contrat 
• Cliquez sur les trois petits points à droite du modèle de contrat
• Sélectionnez « Projet de document à partir d’un modèle »

Dans les deux cas, renseignez les informations suivantes : 

• Indiquer un titre pour votre document.
• Confirmez le type de document correspondant au contrat que vous souhaitez créer. Vous pourrez sélectionner ce type parmi ceux pour lesquels un ou plusieurs modèles de contrat sont disponibles.
• Confirmez le modèle que vous souhaitez utiliser pour rédiger votre contrat.
• Sélectionnez le dossier dans lequel stocker le document généré.
   Pour pouvoir créer votre contrat, il vous faut obligatoirement sélectionner le dossier dans lequel se placera le contrat.

Enfin, cliquez sur Suivant.

Compléter les informations clés attendues au sein du formulaire

Lors de l'étape suivante, complétez les informations qui serviront à autocompléter votre contrat à partir du modèle choisi :

• Complétez l'ensemble des champs du formulaire en les renseignant en fonction des informations demandées.
  ⚠️ Le document ne peut être généré que si tous les champs variables sont correctement remplis.
  Les informations attendues sont généralement :
  • Liées aux parties contractantes : dénomination sociale des différentes entités, numéro SIREN, représentant légal, etc.
  • Liées aux modalités d'exécution du contrat : montant du contrat, durée du contrat, etc. 
• Cliquez sur Suivant

Éditer et finaliser le contrat

Votre contrat est alors généré et vous passez à l'étape d'édition du contrat qui vous permettra de le finaliser avant de passer à sa validation et sa mise en signature. Que vous soyez sur Word ou Google, le fonctionnement est similaire :

• Cliquez sur le bouton d'édition (Word ou Google), présent en haut à droite de votre document ;
  • Pour les utilisateurs sur Word, choisissez entre Word Online et Word Desktop. En fonction de votre choix, vous serez invité à ouvrir Word Desktop ou une page s'ouvrira avec votre contrat sur Word Online. 
  • Pour les utilisateurs Google, vous pourrez rédiger directement depuis la Plateforme votre document.
     

Notez que vous devez rester connecté au module pour que les modifications de votre document soient prises en compte.

Une fois le document ouvert, retrouvez sur votre droite la fiche de synthèse et sur votre gauche le contrat en question. 

Entre les balises bleues, visualisez les informations remplies précédemment dans le formulaire complété lors de la génération du contrat, que vous retrouverez aussi dans la fiche de synthèse.

Pour modifier une de ces informations :

• Depuis Word, retrouvez-la et effectuez les modifications directement depuis la fiche de synthèse.

• Depuis Google, effectuez les modifications directement depuis les balises

Pour effectuer des modifications dans le reste du document, comme tout outil de traitement de texte, vous avez la main pour réaliser vos modifications telles que souhaitées, si votre rôle le permet.

Toutes modifications depuis Google sont automatiquement sauvegardées. 

Ajouter des clauses du clausier

Seuls les utilisateurs Word peuvent ajouter des clauses directement du clausier.

Depuis Word, ajoutez des clauses en les sélectionnant dans l'onglet dédié, en haut à droite de la fiche de synthèse. Vous trouverez alors la liste des types de clause présente dans votre clausier.

Pour ajouter une clause dans votre document :

• Placez votre curseur à l’endroit du document où vous souhaitez insérer cette clause.
• Sélectionnez un type de clause dans la liste
• Choisissez la clause que vous souhaitez insérer
• Cliquez sur Insérer

La barre de recherche vous permet de rapidement retrouver la clause de votre choix.  

Pour suivre les modifications effectuées par les différentes personnes ayant accès au document, activez le suivi des modifications. Vous pourrez visualiser les modifications directement depuis DiliTrust en jaune.

Une fois que vous avez fini avec votre document, n'oubliez pas de sauvegarder votre progression. Retournez dans le module et rafraichissez le document, en cliquant sur le bouton dédié.

Pour que la sauvegarde se fasse tout de suite, fermez vos pages Word avant de rafraîchir la page.
Notez que le bouton rafraîchir apparaît lorsque vous êtes en rédaction.

Pour les utilisateurs Google, les modifications sont automatiquement sauvegardées et synchronisées.

De retour dans le module :

• Un doute sur un élément ? Vous souhaitez poser une question à un collègue sur un article avant de finaliser votre contrat ?
  Vous pouvez utiliser la fonctionnalité "Commentaire". Pour en savoir plus, consultez l'article dédié.
   
• Vous pouvez également Demander une relecture pour envoyer votre contrat à relire par un ou plusieurs autres utilisateurs. Pour en savoir plus, consultez l'article dédié.

Enfin, pour passer aux étapes suivantes de validation et mise en signature du contrat créé, cliquez sur Valider et Signer.
 Vous serez alors invité à : 

• Compléter la fiche de synthèse, si des informations sont éventuellement manquantes. Pour en savoir plus sur la complétude de la fiche de synthèse, consultez l'article dédié.  
• Envoyer votre contrat en validation et en signature en lançant un workflow. Pour en savoir plus sur les workflows, consultez l'article dédié.

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