Comment exporter un document, un dossier ?

Depuis le module, vous avez la possibilité de télécharger vos documents, ainsi que vos dossiers dans votre ordinateur.

Vous pouvez choisir de télécharger les éléments dans leur format original ou en PDF.
Le format original correspond au format dans lequel vous avez initialement chargé votre document (par exemple, format Word). Notez que si vous choisissez d'exporter sous 'Format Original' un document créé à partir du module, le document téléchargé sera sous format HTML.

L’exportation d’un dossier ou de plusieurs documents à la fois est possible. Les dossiers seront alors téléchargés sous forme de dossier ZIP.

Dans cet article, retrouvez : 

• Comment exporter un contrat ? 
• Comment exporter un document lié, un avenant ou une annexe ?
• Comment exporter un dossier ?
• Comment exporter une population de contrats selon des critères précis ?

Vous souhaitez exporter les fiches de synthèse associée à vos contrats ? Pour plus d’informations, consultez l’article dédié.

Comment exporter un contrat ?

Le module vous permet de télécharger le contrat de votre choix dans votre ordinateur. Deux cas possibles :

• Depuis un dossier 
  • Cliquez une fois sur le contrat en question. Il va se surligner
  • Cliquez sur le bouton de Téléchargement, situé en haut à droite 
  • Apparaît alors une fenêtre qui vous demande de choisir entre le document et une feuille de synthèse. Sélectionnez Document 
  • Sélectionnez le format souhaité :  “Format original” ou “Format PDF” ;
  • Confirmez votre choix et le téléchargement se lance automatiquement.

Vous pouvez sélectionner plusieurs documents à exporter à la fois en utilisant la combinaison de “Ctrl + Clic”. Pour ce faire, appuyez sur “Ctrl” puis cliquez sur les documents souhaités.

• Depuis un document ouvert 
  • Ouvrez le contrat ou document en question 
  • Cliquez sur l'icône de téléchargement, située en haut à droite de votre document 
  • Apparaît alors une fenêtre vous permettant de choisir si vous souhaitez télécharger le document et la feuille de synthèse. Sélectionnez Document 
  • Sélectionnez le format souhaité : format original ou format PDF 
  • Confirmez votre choix et le téléchargement se lance automatiquement.

Comment exporter un document lié, un avenant ou une annexe ?

Dans le cas où vous avez lié un document à votre contrat (un avenant, une annexe, et autre.), le module vous permet de le télécharger de manière indépendante ou avec le document principal correspondant.

Pour cela, suivez les étapes précédemment expliquées pour l’exportation d’un contrat.

Pour exporter un Avenant, deux choix s’offrent à vous :

• L’exporter comme un simple document. Dans ce cas, suivre les étapes ci-dessus pour exporter un contrat 
• Le télécharger avec le document principal. Dans ce cas, il vous faudra ouvrir la Synthèse de la relation contractuelle, comme suit :
  • Ouvrez le document principal 
  • Cliquez sur “Récapitulatif” ;
  • Cliquez sur l’icône de téléchargement en haut à droite 
  • Apparaît alors une fenêtre qui vous demande de choisir entre le document et une feuille de synthèse. Sélectionnez Document 
  • Sélectionnez le format souhaité :  format original ou format PDF 
  • Confirmez votre choix et le téléchargement se lance automatiquement.

Un dossier zip est alors téléchargé contenant, le document principal ainsi que l’avenant.

L'exportation d'une annexe se fait avec le document principal auquel il est rattaché parce qu’une annexe n’est pas considérée comme un document à part entière dans le module. Auquel cas, lors du téléchargement du document principal, l’annexe sera exportée avec. Suivez les étapes précédemment expliquées pour l’exportation d’un contrat.

Pour plus d’informations sur Comment ajouter un document lié, un avenant ou une annexe sur DiliTrust, consultez l’article dédié.

Comment exporter un Dossier ?

Lorsque vous souhaitez exporter un dossier, tous les documents ou feuilles de synthèse correspondants aux documents (en fonction de votre choix), présents dans le dossier sont téléchargés :

• Cliquez sur le dossier que vous souhaitez télécharger (il se surlignera) ;
• Cliquez sur le bouton de téléchargement situé en haut à droite 
• Apparaît alors une fenêtre vous permettant de choisir de télécharger les documents et les fiches de synthèse. Sélectionnez Document (s) ;
• Confirmez votre choix et le téléchargement se lance automatiquement.

Les contrats téléchargés depuis un dossier sont exportés sous forme de dossier ZIP. 

Vous pouvez sélectionner plusieurs dossiers à la fois pour en exporter les documents correspondants en utilisant la combinaison de “Ctrl + Clic”. Pour ce faire, appuyez sur “Ctrl” puis cliquez sur les documents souhaités.

Si votre rôle ne vous permet pas de télécharger un document, l'icône en question sera grisée, et en passant votre souris dessus, vous verrez un message vous indiquant que vous n'avez pas les droits nécessaires pour réaliser cette action.

Comment exporter une population de contrats selon des critères précis ?

Vous souhaitez télécharger des contrats stockés dans le module selon certains critères ? Par exemple, télécharger l'ensemble de vos contrats de prestation de services signés sur l'année N.

Pour ce faire, utilisez la recherche avancée en indiquant vos critères et télécharger les résultats de la recherche. Pour en savoir plus sur l’exportation de documents à partir d'une recherche effectuée, consultez l’article dédié.