PREREQUIS

Client

• Une resource interne, expert d’Hubspot, qui pourra s’associer à l’équipe DiliTrust pour les besoins de l’implémentation 
• Un compte Admin sur Hubspot
• Un compte Admin sur le CLM ou un utilisateur avec une permission adaptée

• ID du tenant
• Définir le fichier de mapping afin de faire la correspondance entre les propriétés Hubspot et les attributs CLM

A partir d’Hubspot nous allons avoir besoin de créer une application privée.

Retrouver toutes les infos sur les Private Apps sur : https://developers.hubspot.fr/docs/api/private-apps

1. Création de l’application

   1. Paramètres > Intégrations > Applications Privées

2. 
   
   1.  

1. Personnaliser l’App

   1.  Informations de base

• Définissez les éléments suivants :
  1. Nom : par exemple : DiliTrust
  2. Logo (facultatif)
  3. Description (facultatif)

Les domaines déterminent ce à quoi peut accéder votre application et ce qu'elle peut faire dans HubSpot.

• Dans l’onglet Domaine, sélectionner en lecture et en écriture :  
  1. CRM
     • crm.objects.deals / crm.schema.deals
     • crm.objects.companies / crm.schema.deals
     • crm.objects.contacts / crm.schema.contacts
  2. Standard
     • oauth

Note : Tous les éléments sélectionnés apparaissent dans la section « Domaines sélectionnés ». Cf ci-dessous

• Votre application privée a été créée
  1. Vous pouvez afficher le jeton en cliquant sur « Afficher le jeton »
     • Afficher et copier le jeton quelque part, les équipes DiliTrust en auront besoin pour mettre a jour votre base de données
  2. Vous pouvez commencer une visite guidée des applications ou passer pour le moment

1. CONNECTER HUBSPOT & LE CLM

   1. Installation du module de connexion

Cette installation permet de synchroniser Hubspot et DiliTrust

• Connecter-vous à votre compte Hubspot 
• Cliquer sur le lien d’installation du module DiliTrust CLM sur Hubspot : https://hubspot-mapping.hyperlex.fr/install

Paramètres > Intégrations > Applications connectées

• Saisir l’url Callback
  1. https://hubspot-hlx.hyperlex.fr/hyperlex-to-hubspot
• Saisir le token API Hubspot de votre application privée
  1. pat-eu1-7f1e61e8-4e03-4b67-bb29-8a4abc81463b

• Cliquer sur « Enregistrer » pour valider les paramètres CRM.

• MAPPING

  1. Principes Généraux

Il s’agit d’indiquer les identifiants des propriétés Hubspot qui devront communiquer avec les attributs DiliTrust.

Pour le mapping, un fichier csv online (UTF8) est utilisé. Ces paramètres seront implémentés par un développeur DiliTrust.

Le plus pratique est d’utiliser une feuille de calcul Google avec lien de partage csv

• Sélectionner la valeur .csv
• Cliquer sur Publier

Le fichier de mapping doit répondre a des exigences en terme de template.

Il doit suivre le format suivant en colonnes :

Nous mettons à disposition ce fichier template.

Par ailleurs, cet exemple de fichier de mapping est également disponible.

Il s’agit ici de définir quelle propriété Hubspot est liée a telle attribut DiliTrust.

Hubspot ID : Il s’agit de l’identifiant de vos propriétés

• Sélectionner la propriété pour laquelle vous cherchez l’ID suivant une des 2 façons suivantes :
  1. Faites défiler les pages
  2. Faites une recherche dans le champs prévu à cet effet

L’équipe des développeurs, fournira sur demande une extraction des champs qui contient les IDs de chacun

Certains formats étant différents entre les plateformes, il est parfois nécessaire de convertir les valeurs.

convertToHlx : 

• date :  à indiquer si l’attribut est de type date 
• monthtoiso : à indiquer si la durée dans Hubspot est en mois

NB : L’addon Hubspot ne synchronise que la valeur des champs HubSpot liés à une transaction. Certaines propriétés de la transaction ne sont que le reflet d’information contenu dans d’autres objets (Entreprise ou Contact).

Afin de synchroniser ces valeurs, il est important de créer une automatisation dans HubSpot qui à chaque transaction créée ou mise à jour, recopie la valeur des propriétés Sociétés dans une propriété custom liée à la transaction. 

Méthode : A partir d’HubSpot, il convient de créer des workflows qui vont alimenter les propriétés de l’objet Transaction à partir des propriétés des objets liés.

1. Configuration backend

   1. Activation de l’application

Pour finaliser la configuration, il faudra mettre a disposition des équipes techniques DiliTrust les éléments suivants :

• Tenant ID
• Portal ID
• Token Application privée
• URL csv du fichier de mapping

Pour mettre à jour le mapping, il suffit de modifier le fichier source, puis aller sur https://hubspot-hlx.hyperlex.fr/ pour activer le nouveau mapping

L’application est visible dans la zone de configuration du tenant Hubspot.

• 1 : Aller dans “Paremètres”
• 2 : Intégrations
• 3 : Applications Connectées

La liste des applications connectées s’affiche alors.

• Ouvrir les options du bouton « Action »
• Sélectionner « Désinstaller »

Dans la fenêtre qui apparait :

• Saisissez « désinstaller » dans le champs prévu à cet effet
• Cliquer sur « Désinstaller »

1. CALLBACK

   1. Callback et remontée des infos vers HubSpot

Une possibilité de renvoyer des informations depuis le CLM vers HubSpot existe et il s’agit du Statut du contrat.

Il suffira de faire correspondre les valeurs de la liste dans HubSpot avec les valeurs de la liste dans DiliTrust.

Après livraison des correspondances, la configuration se fera côté DiliTrust.