Instances digitalisées – Minuter les points de l'ordre du jour

Les créneaux horaires aident vos réunions de conseil ou de comité à respecter le temps prévu. Vous donnez à chaque point de l'ordre du jour une heure de début et une heure de fin, et les créneaux se mettent à jour automatiquement quand vous changez l'ordre des points.

✋ Qui peut faire quoi

• Les organisateurs de la réunion (par exemple les secrétaires généraux et les assistants de direction) définissent les créneaux et réorganisent les points de l'ordre du jour.
• Les présidents, membres du conseil et participants voient le temps prévu pour chaque point pendant la réunion. Le président s'en sert pour gérer le déroulement des échanges.

⏰ Organisateurs de la réunion : définir les créneaux

1. Ouvrez votre réunion dans les Instances digitalisées (BP).
2. Allez dans la section Ordre du jour.
3. Sur un point de l'ordre du jour, cliquez sur le champ du créneau horaire.
4. Saisissez l'heure de début et l'heure de fin. La durée est calculée et affichée automatiquement.
5. Si le point a déjà une heure saisie en texte libre, un message vous demande si vous voulez la remplacer. Choisissez de la remplacer ou non.

Changer l'ordre des points

1. Faites glisser un point de l'ordre du jour à sa nouvelle place.
2. Les créneaux sont recalculés automatiquement selon le nouvel ordre. Vous n'avez rien d'autre à mettre à jour.

⌚ Présidents, membres du conseil et participants : suivre le temps pendant la réunion

Le parcours est le même pour toutes les personnes présentes. Le créneau s'affiche sur chaque point de l'ordre du jour pendant la réunion. Il indique le temps prévu pour chaque sujet. Le président peut s'en servir pour tenir l'horaire.

◻ Limites

• Les heures déjà saisies en texte libre ne sont pas transférées automatiquement dans le nouveau champ de créneau. Elles restent telles quelles jusqu'à ce que vous les modifiiez.
• Les créneaux sont recalculés quand vous réorganisez les points, mais les pauses et les durées de séance variables ne sont pas encore prises en compte.

❓ Questions fréquentes

Mes heures déjà saisies vont-elles être supprimées ?

Non. Elles sont conservées. Quand vous ajoutez un créneau, on vous demande si vous voulez remplacer la valeur existante.

Est-ce disponible pour toutes les réunions ?

Oui, pour toutes les réunions de conseil et de comité des Instances digitalisées (BP).