Exporter les données financières de toutes les affaires

La Gestion des affaires juridiques (MM) de DiliTrust vous permet de créer des rapports. Un rapport est une vue structurée de vos affaires. Il rassemble les données de tables (dépenses, provisions et tables personnalisées) sur l'ensemble de votre portefeuille. Vous pouvez le filtrer, choisir les colonnes dont vous avez besoin et l'exporter dans un seul fichier. Cet article explique ce que sont les rapports, à qui ils s'adressent, et comment en créer, en ajuster et en exporter un.

⭐ Introduction

Jusqu'ici, les données financières et opérationnelles restaient dans chaque affaire. Pour obtenir une vue sur plusieurs affaires (total des dépenses, des provisions ou de l'exposition juridique sur tout votre portefeuille), il fallait ouvrir chaque affaire une par une et recopier les chiffres dans un tableur. C'était lent, répétitif et source d'erreurs.

Les rapports résolvent ce problème. Depuis une page Rapports dédiée, vous créez un rapport qui associe vos affaires à une table liée (Dépenses, Provisions ou l'une de vos tables personnalisées). Le résultat est un tableau unique, que vous pouvez filtrer, ajuster et exporter. Il est prêt pour le reporting de portefeuille, l'analyse des tendances et les tableaux de bord de la direction.

En bref : un reporting financier sur tout le portefeuille, en une seule extraction, sans collecte manuelle des données.

✅ À qui s'adresse cette fonctionnalité et ce dont vous avez besoin

Les rapports sont conçus pour les équipes financières et juridiques chargées du reporting sur plusieurs affaires, en particulier dans les organisations qui gèrent à grande échelle leur exposition juridique, leurs honoraires et leurs provisions.

Avant de commencer, vérifiez que vous avez :

• Accès au module Gestion des affaires juridiques de votre Suite DiliTrust. Tous les rôles, y compris les lecteurs, peuvent accéder à la page Rapports et créer, consulter, modifier, exporter et supprimer des rapports. Aucune restriction par rôle ne s'applique.
• Des données déjà enregistrées dans vos affaires, par exemple des dépenses, des provisions ou des entrées de tables personnalisées. Les rapports extraient les données qui existent déjà dans vos affaires.

Deux points sont utiles à connaître dès le départ :

• Les rapports sont personnels. Chaque utilisateur crée ses propres rapports, et ne peut voir et ouvrir que ceux-là.
• Vos permissions s'appliquent toujours. Les lignes d'un rapport sont vérifiées par rapport à vos propres permissions à chaque affichage du rapport. Vous ne voyez donc que les affaires et les enregistrements que vous avez le droit de consulter. Les compteurs de périmètre, les lignes de résultat, les totaux de pagination et le contenu des exports tiennent tous compte de vos permissions.

☝ Créer un rapport

Suivez ces étapes pour créer votre premier rapport :

1. Ouvrez la page Rapports dans le module Gestion des affaires juridiques. Si vous n'avez encore aucun rapport, la page vous invite à en créer un : « Aucun rapport pour l'instant. Créez un rapport pour commencer ».
2. Cliquez sur Créer un rapport.
3. Dans le champ Contenu, vous voyez Affaires. Ce champ est fixe et ne peut pas être modifié : les affaires sont le seul point de départ possible d'un rapport.
4. Ouvrez le menu Contenu associé et sélectionnez la table dont vous voulez extraire les données. Le menu est organisé en deux groupes :
   • Table standard : Dépenses, Provisions.
   • Table additionnelle : les tables personnalisées configurées dans votre environnement (par exemple des tables d'enjeux financiers, de conseils ou de suivi de dates : la liste exacte dépend de votre configuration).
   Vous pouvez aussi laisser ce champ vide si vous voulez un rapport sur les affaires uniquement, sans table associée.

1. Cliquez sur Suivant.
2. Vérifiez le périmètre de votre rapport. Sélectionner le périmètre est réglé sur Affaires, le contenu associé choisi est rappelé, et le nombre d'affaires correspondantes s'affiche (par exemple « 3 dossiers correspondants. »). Utilisez Retour pour modifier votre sélection, ou Annuler pour abandonner la création.
3. Cliquez sur Créer un rapport. Un message de confirmation s'affiche (« Le rapport a bien été créé ») et vous arrivez directement sur le résultat du rapport. Votre nouveau rapport est aussi ajouté à la liste des rapports.

Sur la page Rapports, chaque ligne affiche le Nom du rapport, sa Date de création, la colonne Créé par et un menu Actions. La liste est triée par date de création, de la plus récente à la plus ancienne. La barre de recherche filtre la liste uniquement sur le nom du rapport : elle trouve n'importe quelle partie du nom, sans tenir compte des majuscules et des minuscules.

Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs rapports à la fois dans la liste pour les exporter (un fichier par rapport) ou les supprimer.

⚖️ Comprendre le résultat de votre rapport

Le résultat d'un rapport est un tableau unique. Le fil d'Ariane en haut de la page affiche Tous les rapports > [nom de votre rapport].

• Les premières colonnes identifient l'affaire (Nom et ID). Elles sont suivies de toutes les colonnes de la table associée que vous avez choisie. Pour les dépenses, par exemple : la date, le numéro de dépense, le total et le statut.
• Les en-têtes de colonnes sont regroupés selon l'élément dont ils proviennent. Vous distinguez ainsi d'un coup d'œil les colonnes de l'affaire de celles de la table.
• Il y a une ligne par enregistrement de la table associée. Une affaire qui a plusieurs entrées (par exemple plusieurs lignes de dépense) apparaît sur plusieurs lignes, et son nom et son ID sont répétés sur chacune.
• Une affaire sans enregistrement dans la table choisie apparaît quand même, sur une seule ligne, avec des valeurs vides dans les colonnes de la table. Aucune affaire ne disparaît sans que vous le sachiez de la vue de votre portefeuille.
• Si vous n'avez choisi aucun contenu associé, le rapport liste simplement vos affaires avec les mêmes colonnes que votre liste d'affaires par défaut.
• Les résultats sont paginés, et vous pouvez modifier le nombre de lignes affichées par page.

⚡ Filtrer votre rapport

Une fois le rapport créé, vous pouvez réduire les résultats aux affaires sur lesquelles vous voulez vraiment faire votre reporting.

1. Cliquez sur Filtres dans la barre d'outils du rapport. Le panneau s'ouvre avec un rappel : « Les filtres s'appliquent uniquement aux champs associés aux Affaires. »
2. Dans la première ligne de filtre, choisissez un champ dans Filtrer par, par exemple le type d'affaire.
3. Choisissez une Condition (par exemple Est) et une Valeur (par exemple Contentieux). Les filtres fonctionnent exactement comme dans votre liste d'affaires.
4. Cliquez sur Ajouter un filtre pour combiner plusieurs critères.

Le bouton Filtres affiche le nombre de filtres actifs, et un indicateur d'enregistrement apparaît à côté du titre du rapport une fois vos filtres enregistrés. Les filtres font partie de la définition du rapport : ils sont donc rétablis quand vous rouvrez le rapport. Pour repartir de zéro, utilisez Effacer les filtres en haut du panneau. Toutes les lignes de filtre sont supprimées et vous retrouvez l'ensemble des résultats, dans la limite de vos permissions.

Une limite importante : vous pouvez filtrer uniquement sur les champs de l'affaire. Il n'est pas possible de filtrer sur les valeurs des colonnes des tables personnalisées, des dépenses ou des provisions, et ces colonnes ne sont pas proposées dans la liste des champs.

✍ Choisir les colonnes à afficher

Vous pouvez choisir précisément les colonnes affichées par votre rapport, et donc les colonnes exportées.

1. Cliquez sur Modifier les colonnes dans la barre d'outils du rapport pour ouvrir le panneau de sélection des colonnes. Il fonctionne comme le sélecteur de colonnes de votre liste d'affaires.
2. Utilisez Trouver une colonne pour rechercher une colonne par son nom.
3. Sélectionnez ou désélectionnez des colonnes. Un compteur indique le nombre de colonnes sélectionnées.
4. Cliquez sur Confirmer pour appliquer vos choix, ou sur Annuler pour les abandonner.

Quelques points à garder en tête :

• Certaines colonnes sont marquées Obligatoire. Elles sont toujours incluses et toujours comptées dans le total de la sélection, et vous ne pouvez pas les désélectionner.
• Vous pouvez ajouter des champs de l'affaire qui ne sont pas affichés par défaut, comme la Date d'ouverture, à côté des colonnes de votre table.
• Quand deux tables ont une colonne du même nom, le nom de l'élément parent s'affiche entre parenthèses à côté (par exemple Montant (Enjeux financiers)). Vous savez ainsi toujours à quelle table appartient une colonne.
• Votre sélection de colonnes fait partie de la définition du rapport. Elle est rétablie la prochaine fois que vous ouvrez le rapport.

La barre d'outils propose aussi un bouton pour masquer les lignes vides. Il détermine si les affaires sans données apparaissent dans vos résultats :

• Désactivé (par défaut) : les affaires sans enregistrement dans la table choisie sont listées, avec des valeurs vides dans les colonnes de la table.
• Activé : ces affaires sont masquées. Vous ne voyez que les affaires qui ont réellement des données.

Vous pouvez toujours revenir en arrière : désactivez le bouton et les lignes vides réapparaissent aussitôt.

✌ Renommer un rapport

Ouvrez le panneau Modifier le rapport pour changer la façon dont il est identifié :

• Le Nom du rapport est obligatoire et modifiable. C'est le seul élément que vous pouvez changer après la création.
• Le Contenu (Affaires) et le Contenu associé sont affichés pour information, mais en lecture seule.

Si vous avez besoin d'un rapport sur une autre table, créez plutôt un nouveau rapport.

Si une table personnalisée est renommée dans votre environnement après la création d'un rapport, le nouveau nom est automatiquement repris dans la définition du rapport et dans l'export. Par exemple, Montant (Enjeux financiers) devient Montant (Données financières).

⏩ Exporter votre rapport

Cliquez sur Exporter dans la barre d'outils du rapport pour générer un fichier qui contient les résultats de votre rapport, prêt à ouvrir dans votre tableur.

• Dans le fichier exporté, chaque nom de colonne est suivi du nom de sa table d'origine. Les colonnes restent ainsi faciles à identifier une fois les données sorties de la plateforme.
• Si vous avez personnalisé vos colonnes, l'export contient exactement les colonnes affichées dans le rapport.
• Les lignes exportées respectent vos permissions : seules les lignes que vous pouvez voir sont exportées.
• Depuis la liste des rapports, vous pouvez sélectionner plusieurs rapports et les exporter ensemble. Chaque rapport produit son propre fichier.

Si un rapport ou un export échoue, un message indique d'où vient le problème, pour que vous sachiez s'il faut réessayer ou contacter votre administrateur.

✨ Conseils et bonnes pratiques

• Créez un rapport par table. Un rapport porte sur une seule table associée : créez un rapport pour les dépenses, un autre pour les provisions, et un par table personnalisée que vous suivez régulièrement.
• Donnez des noms explicites à vos rapports. Le nom est le seul élément modifiable ensuite, et le seul pris en compte par la barre de recherche. Un nom clair comme « Rapport des dépenses contentieux » vous fera vite gagner du temps.
• Enregistrez vos filtres et vos colonnes une fois, réutilisez-les chaque mois. Les filtres et la sélection des colonnes font partie de la définition du rapport. Un rapport bien configuré devient une extraction en un clic la fois suivante.
• Lancez vos rapports à un rythme régulier. Des extractions mensuelles ou trimestrielles vous permettent de suivre l'évolution des coûts, des provisions et de l'exposition dans le temps.
• Masquez les lignes vides quand seules les affaires avec des données vous intéressent, et laissez-les affichées quand vous avez besoin de la vue complète du portefeuille, y compris des affaires où rien n'est encore enregistré.
• Gardez des tables personnalisées cohérentes. La qualité d'un rapport consolidé dépend de la qualité et de la cohérence des données saisies dans chaque affaire.

❗ Limites et contraintes connues

• Les affaires sont le seul point de départ possible d'un rapport, et un rapport ne peut contenir qu'une seule table associée.
• Vous ne pouvez pas changer la table associée d'un rapport existant, seulement son nom. Créez un nouveau rapport pour une autre table.
• Les filtres s'appliquent uniquement aux champs de l'affaire. Vous ne pouvez pas filtrer sur les valeurs des colonnes des tables personnalisées, des dépenses ou des provisions.
• Les exports planifiés ou récurrents ne sont pas pris en charge. Chaque export est lancé à la main, depuis le résultat du rapport ou depuis la liste des rapports.
• Les rapports sont personnels : chaque utilisateur ne voit et n'ouvre que ses propres rapports.
• Les résultats et les exports tiennent toujours compte de vos propres permissions. Deux utilisateurs qui ouvrent des rapports comparables peuvent donc voir un nombre de lignes différent.
• Une affaire qui a plusieurs enregistrements dans la table choisie occupe plusieurs lignes. Pensez-y avant de compter les lignes comme des affaires.
• Les rapports extraient les enregistrements tels qu'ils sont stockés dans vos affaires. Ils ne créent, n'estiment et n'agrègent aucune donnée, et ne calculent pas de totaux.
• Les données des tables personnalisées sont extraites telles qu'elles sont structurées dans chaque affaire. Si les tables sont configurées différemment d'une affaire à l'autre, les résultats le refléteront.

❓ Questions fréquentes

Où créer un rapport ?

Sur la page Rapports du module Gestion des affaires juridiques. Cliquez sur Créer un rapport, choisissez le contenu associé, confirmez le périmètre, et le rapport est créé.

Puis-je créer un rapport sur autre chose que des affaires ?

Non. Le champ Contenu est fixé sur Affaires, seul point de départ possible dans cette version.

Puis-je inclure plusieurs tables dans le même rapport ?

Non. Un rapport porte sur les affaires et une seule table associée. Créez un rapport distinct pour chaque table dont vous avez besoin.

Puis-je changer la table utilisée par un rapport existant ?

Non. Seul le nom du rapport peut être modifié après la création. Pour utiliser une autre table, créez un autre rapport.

Pourquoi la même affaire apparaît-elle sur plusieurs lignes ?

Parce qu'il y a une ligne par enregistrement de la table choisie. Une affaire qui a plusieurs entrées produit plusieurs lignes, avec son nom et son ID répétés sur chacune.

Pourquoi certaines affaires ont-elles des colonnes vides, et comment les retirer ?

Les affaires sans enregistrement dans la table choisie sont incluses avec des valeurs vides, pour que tout votre portefeuille reste visible. Activez le masquage des lignes vides pour les exclure.

Puis-je filtrer sur les montants enregistrés dans ma table personnalisée ?

Non. Les filtres sont limités aux champs de l'affaire. Les colonnes des tables personnalisées, des dépenses et des provisions ne sont pas proposées dans la liste des champs de filtre.

Pourquoi ne puis-je pas désélectionner certaines colonnes ?

Ces colonnes sont obligatoires. Elles sont toujours incluses dans le rapport et ne peuvent pas être désélectionnées.

Deux colonnes ont le même nom. Comment les distinguer ?

Le nom de l'élément parent s'affiche entre parenthèses à côté du nom de la colonne, dans le sélecteur de colonnes comme dans l'export.

Puis-je programmer l'exécution ou l'export automatique d'un rapport ?

Non. Les exports planifiés et récurrents ne sont pas pris en charge. Chaque export est lancé à la main.

Verrai-je des affaires auxquelles je n'ai pas accès ?

Non. Vos permissions sont appliquées à chaque affichage ou export du rapport. Seules les affaires et les enregistrements que vous avez le droit de consulter sont inclus.

Les lecteurs peuvent-ils créer des rapports ?

Oui. Tous les rôles, y compris les lecteurs, peuvent accéder à la page Rapports et créer, consulter, modifier, exporter et supprimer leurs propres rapports.

Pièces jointes (6)

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