Le référentiel

Le référentiel facilite la gestion des informations concernant les éléments de votre choix. Par défaut dans l'application, vous avez le référentiel sur vos filiales et contreparties. 

Avec le référentiel :

• Gagnez du temps lors de la génération d’un nouveau contrat en préremplissant des informations
  • Lorsque vous générez un nouveau contrat, remplissez rapidement le formulaire puis retrouvez-les dans le nouveau document généré
• Gagnez du temps dans la complétion des fiches de synthèse
  • Si vous partez d'un document importé, en cliquant sur le champ référentiel dans la fiche de synthèse, les informations se remplissent automatiquement aussi

Pour le premier import, partagez avec votre Customer Success un fichier Excel contenant les bonnes entêtes et les informations nécessaires. Par la suite, la mise à jour du référentiel sera à votre main.

Si vous avez déjà un référentiel existant, vous pouvez le connecter à l'application pour le mettre à jour automatiquement.

Nous verrons dans cet article :

• La création d'une entité
• La gestion des champs

La création d'une entité

Accédez aux référentiels depuis les paramètres.

Par défaut, retrouvez les onglets filiales et contreparties. Le fonctionnement est le même dans les 2 onglets. 

Pour ajouter une entité de plus dans votre liste : 

• Cliquez sur l'onglet de votre choix
• Cliquez sur Ajouter une entité
• Remplissez le formulaire avec les informations de l'entité
• Validez.

L'entité sera alors ajoutée à la liste.

Pour supprimer une entité, passez votre souris sur la ligne en question et cliquez sur l'icône de corbeille qui apparaît à droite. Attention, toute suppression est définitive.

La gestion des champs

Les informations associées aux entités et visibles dans la rubrique sont des attributs présents dans la fiche de synthèse.

Choisissez d'associer d'autres attributs de la fiche de synthèse à vos entités ou d'en supprimer :

• Passez votre souris à droite de l'entête d'une colonne
• Cliquez sur la flèche noire qui s'affiche
• Sélectionnez Ajouter une colonne avant/après

Une nouvelle colonne apparaît, entrez le nom de l'attribut que vous souhaitez ajouter.

À noter : l'attribut recherché doit être présent dans les fiches de synthèse.

L'attribut sera alors un nouveau champ à remplir dans le formulaire lors de l'ajout d'une entité. À tout moment, double-cliquez sur une entité existante pour compléter le nouveau champ.

Supprimer une colonne en cliquant sur la flèche noire à sa droite et sélectionnez Supprimer la colonne.