Le référentiel

Le référentiel facilite la gestion des informations concernant les éléments de votre choix. Par défaut dans l'application, vous avez le référentiel sur vos filiales et contreparties. 

Avec le référentiel :

• Gagnez du temps lors de la génération d’un nouveau contrat en préremplissant des informations
  • Lorsque vous générez un nouveau contrat, remplissez rapidement le formulaire puis retrouvez-les dans le nouveau document généré
• Gagnez du temps dans la complétion des fiches de synthèse
  • Si vous partez d'un document importé, en cliquant sur le champ référentiel dans la fiche de synthèse, les informations se remplissent automatiquement aussi

Pour le premier import, partagez avec votre Customer Success un fichier Excel contenant les bonnes entêtes et les informations nécessaires. Par la suite, la mise à jour du référentiel sera à votre main.

Si vous avez déjà un référentiel existant, vous pouvez le connecter à l'application pour le mettre à jour automatiquement.

Nous verrons dans cet article :

• Créer un référentiel
• Ajouter une entité

Créer un référentiel

En tant qu'administrateur, vous pouvez gérer les dépôts de vos plates-formes en les créant et en les supprimant vous-même.

Notez que pour pouvoir créer et supprimer un dépôt, vous devez avoir les droits appropriés.

Retrouvez l'article dédié aux roles pour en apprendre plus.

Pour créer votre référentiel :

• Cliquez sur le signe + sur la droite des référentiels
• Nommez le référentiel, ajoutez autant de langues que nécessaire
• Sélectionnez les attributs à compléter, ils serviront également de colonnes à afficher dans le référentiel
• Indiquez quel attribut (parmi ceux sélectionnés) sera utilisé comme attribut clé - l'attribut utilisé pour appeler d'autres éléments dans la feuille de synthèse.
  Seuls les attributs texte, personne, lieu, type d'organisation peuvent être définis comme attribut clé.
• Cliquez sur confirmer pour créer le référentiel

Pour mettre à jour ou supprimer un référentiel, cliquez sur l'icône d'édition à côté de son nom. Dans la page pop-up, vous pouvez modifier les informations ou changer l'ordre des colonnes en changeant l'ordre des attributs dans le champ attribut.

Cliquez sur "Supprimer l'élément" pour supprimer le référentiel.

Si vous modifiez un élément ou supprimez le référentiel, les fiches de synthèse ou les modèles actuels ne seront pas affectés par le changement, mais seulement les futurs modèles ou fiches de synthèse.

Notez que toute suppression est définitive.

Ajouter une entité

Accédez aux référentiels depuis les paramètres.

Par défaut, retrouvez les onglets filiales et contreparties. Le fonctionnement est le même dans les 2 onglets. 

Pour ajouter une entité de plus dans votre liste : 

• Cliquez sur l'onglet de votre choix
• Cliquez sur Ajouter une nouvelle entrée
• Remplissez le formulaire avec les informations de l'entité
• Validez.

L'entité sera alors ajoutée à la liste.

Pour supprimer une entité, passez votre souris sur la ligne en question et cliquez sur l'icône de corbeille qui apparaît à droite. Attention, toute suppression est définitive.