Comment partager un document/dossier ?

Lorsque vous créez ou importez un document sur DiliTrust, il n'est visible que par vous, sauf s'il a été créé/importé dans un dossier déjà partagé.

Vous pouvez partager l'accès à un contrat ou dossier avec d'autres utilisateurs et leur donner les droits d'accès que vous jugez adéquat. 

Pour en savoir plus sur le paramétrage des droits d'accès, consultez l'article dédié.

Dans cet article, nous verrons comment rendre accessible :

• Un contrat
• Un dossier

Un contrat

Vous pouvez partager les droits d'accès d'un contrat, depuis un dossier ou depuis le document. 

Depuis un dossier :

• Allez à l'emplacement du document ;
• Cliquez sur le document en question, il va se surligner en jaune ;
• Sélectionnez l'icône de partage qui s'est surligné en jaune en haut à droite ;
• Indiquez les utilisateurs ou équipes à qui vous souhaitez donner accès au document ;
   Il vient alors s'ajouter à la liste des utilisateurs / équipes y ayant déjà accès.
• Choisissez d'attribuer un droit de lecture ou d'écriture :
  • Droits par défaut (droits d'écriture) sur les dossiers / documents : l'utilisateur peut labelliser, modifier ou supprimer des informations sur la fiche de synthèse, il peut modifier, déplacer, ajouter des documents dans le dossier, et enfin, il peut également envoyer des documents en validation / signature.
    
    
  • Droits de lecture sur les dossiers / documents : l'utilisateur peut seulement les visualiser / consulter au sein du dossier.
• Choisissez de notifier les utilisateurs de leur nouveau droit en cochant la case ;
• Validez votre choix en cliquant sur Partager.

Par défaut, les utilisateurs avec qui vous partagez un document/dossier ont un droit d'écriture. Changez ce droit en droit de lecture pour limiter les modifications pouvant être apportées.

Depuis un document :

• Ouvrez le document que vous souhaitez partager ;
• Cliquez sur l'icône de partage  en haut à droite ;
• Indiquez les utilisateurs ou équipes à qui vous souhaitez donner accès au document ;
  Il vient alors s'ajouter à la liste des utilisateurs / équipes y ayant déjà accès.
• Choisissez d'attribuer un droit de lecture ou d'écriture ;
• Choisissez de notifier les utilisateurs de leur nouveau droit en cochant la case ;
• Validez votre choix en cliquant sur Partager.

Un dossier

Pour partager un dossier :

• Allez à l'emplacement du dossier ;
• Cliquez sur le dossier en question,
• Sélectionnez l'icône de partage
• Indiquez les utilisateurs ou équipes à qui vous souhaitez donner accès au dossier ;
  Il vient alors s'ajouter à la liste des utilisateurs / équipes y ayant déjà accès.
• Choisissez d'attribuer un droit de lecture ou d'écriture ;
• Choisissez de notifier les utilisateurs de leur nouveau droit en cochant la case ;
• Validez votre choix en cliquant sur Partager.

 Si vous attribuez des droits d'accès à un dossier, l'utilisateur aura les mêmes accès à tous les sous-dossiers et documents dont est composé le dossier, à moins de changer ses droits pour les sous-dossiers et documents en question.

 À noter : un utilisateur qui dispose des droits d'accès sur un document / dossier pourra également le partager à tout autre utilisateur. Il pourra le partager conformément aux droits dont il dispose lui-même. C’est-à-dire, s'il a accès en écriture au document / dossier, il pourra le rendre accessible à un autre utilisateur en écriture / lecture.

Lorsque vous attribuez à un utilisateur un droit d'accès à un document/dossier, mais que l'utilisateur n'a pas accès au dossier dans lequel est situé le document/dossier, l'utilisateur aura accès au document depuis son onglet 'Partagé avec moi' sur DiliTrust.

Pour savoir où retrouver les documents et dossiers partagés avec moi, consultez l'article dédié.