Comment paramétrer les droits d'accès aux dossiers et documents ?

Après avoir décidé de quelle manière vous alliez organiser vos dossiers, et après les avoir créés, il vous faudra paramétrer les droits d'accès associés. 

Si vous n'avez pas encore décidé de l'architecture de l'organisation de vos dossiers, consultez l'article dédié pour y être guidé.
Pour savoir comment créer un dossier, consultez cet article.

Il vous est possible de donner, à une équipe ou un utilisateur, des droits d'accès à un document ou un dossier.

Dans cet article, nous allons voir : 

• Les types de droits d'accès
• Comment donner accès à un document / dossier ?
• Comment modifier les droits d'accès d'un document / dossier ?

Les types de droits d'accès

Le module Contrat est un outil qui se base sur les principes classiques de partage de droits d'accès à un dossier ou à un fichier. 

Lorsqu’un document / dossier est partagé, il vous faudra préciser si l'utilisateur / l'équipe concerné(e) aura des : 

• Droits d'écriture sur les dossiers / documents : l'utilisateur peut labelliser, modifier ou supprimer des informations sur la fiche de synthèse, il peut modifier, déplacer, ajouter des documents dans le dossier, et enfin, il peut également envoyer des documents en validation / signature si son rôle le lui permet.
   
• Droits de lecture sur les dossiers / documents : l'utilisateur peut seulement les visualiser / consulter au sein du dossier. En fonction de son rôle sur la plateforme, il pourra aussi télécharger le document/dossier.

À noter : un utilisateur qui dispose des droits d'accès sur un document / dossier pourra aussi le partager à un autre utilisateur. Il pourra le partager conformément aux droits dont il dispose lui-même. C’est-à-dire, s'il a accès en écriture au document / dossier, il pourra le rendre accessible à un autre utilisateur en écriture / lecture.

Pour en savoir plus sur les rôles, consultez l'article dédié.

Comment donner accès à un document / dossier ?

Après avoir créé un dossier ou charger un document sur la Plateforme, modifiez les droits d'accès du dossier ou document en suivant les étapes suivantes :

• Sélectionner ce document / dossier, il passera alors en surbrillance jaune.
• Cliquer sur l'icône de Partage de dossier en haut à droite de l'écran.
• Recherchez l'équipe ou l'utilisateur auquel vous souhaitez donner accès au dossier / document
  Il vient alors s'ajouter à la liste des utilisateurs / équipes y ayant déjà accès.
• Par défaut, les droits d'accès sont en écriture. En fonction de vos besoins, modifier les droits indiqués et paramétrez ces droits en écriture ou lecture.
• Indiquez si vous souhaitez que les utilisateurs soient notifiés. Si la case "Notifier par email", les utilisateurs / membres des équipes ajoutés seront notifiés par email.  
• Cliquez sur Valider.

Si vous souhaitez donner accès au dossier dans lequel vous vous situez, cliquez sur l'icône de partage à droite du nom du dossier et suivez les étapes expliquées ci-dessus.

⚠️ Dans le cas de l'accès à un dossier, lorsque vous donnez accès à un utilisateur / une équipe à celui-ci, les utilisateurs concernés ont automatiquement accès à l'ensemble des sous-dossiers contenus dans le dossier concerné.
 Si vous ne souhaitez pas que certains utilisateurs accèdent à certains sous-dossiers, il vous faudra modifier les accès aux sous-dossiers.

Comment modifier les droits d'accès d'un document / dossier ?

Pour modifier les droits d'accès, il vous faudra procéder de la même manière que ci-dessus pour accéder aux paramétrages : 

• Sélectionnez le document / dossier souhaité, il passera alors en surbrillance grise.
• Cliquez sur l'icône de Partage de dossier en haut à droite de l'écran.

Vous pourrez alors : 

• Supprimer l'accès à un utilisateur / une équipe : cliquez sur l'icône X à droite de l'utilisateur / l'équipe souhaité(e). Puis cliquez sur Valider.
• Modifier les droits d'accès et les passer d'écriture à lecture ou inversement, il suffit de sélectionner les droits tels que souhaités via le menu déroulant sur ce même écran. Puis cliquez sur Valider.

Si votre rôle ne vous permet pas de partager un document, l'icône en question sera grisée, et en passant votre souris dessus, vous verrez un message vous indiquant que vous n'avez pas les droits nécessaires pour réaliser cette action.