Comment paramétrer des rappels automatiques ?

Avec le module, vous pouvez définir des règles permettant de créer automatiquement des rappels sur vos contrats.

Par exemple : "Pour tous les contrats de services en France avec renouvellement automatique, je souhaite que l'équipe commerciale France soit informée 90 jours et 30 jours avant la date d'expiration".

Seul un administrateur peut créer une règle d'alarme automatique.

Dans cet article, nous allons voir comment :

• Créer une alarme automatique
• Paramétrer dans quelles conditions s'applique l'alarme
• Paramétrer qui est notifié et quand 

Au cours de votre paramétrage, pensez à Sauvegarder les modifications en cliquant sur le bouton dédié en haut à droite de votre écran. 

⚠️ Une fois votre règle créée, celle-ci est rétroactive, c'est-à-dire qu'elle s'appliquera aux documents déjà stockés dans le module, ainsi qu’aux documents qui seront ajoutés par la suite.  

Paramétrer une règle de rappel

Pour créer une règle de rappel, vous devez avoir un rôle qui vous permet de créer, éditer, supprimer les règles des alertes. 

Si votre rôle vous le permet, vous pouvez donc accéder dans les Paramètres à une section dédiée Règles de rappel.

Pour créer une nouvelle règle de rappel, cliquez sur Ajouter une règle de rappel en bas de votre écran. Vous serez alors invité à indiquer les éléments suivants :

• le titre de l'alarme en cliquant sur l'icône crayon correspondante : indiquez un titre vous permettant d'identifier simplement l'action à réaliser en lien avec ce rappel ;
  
• une description de l'alarme : la description permet de détailler l'objectif et les conditions de l'alarme. Ce champ est facultatif, mais il est recommandé de le remplir parce que la description sera visible pour tous.

Paramétrer dans quelles conditions s'applique la règle de rappel

Dans la partie "S'applique à" des paramétrages de la règle, cliquez sur Sélectionnez une condition. Vous pourrez alors sélectionner une condition parmi celles disponibles et préciser ensuite dans quelle(s) condition(s) s'applique(nt) la règle.  

Les conditions sont cumulatives (et pas optionnelles), vous pouvez donc en ajouter d'autres pour spécifier les conditions de votre règle.

Par exemple, vous souhaitez que la règle s'applique à tous les contrats de prestations de services en France :

• Sélectionner la condition Type de document, puis le type de document “Contrat de prestation de services ;
• Sélectionner la condition Pays, puis le pays France.

Il est nécessaire que les conditions que vous souhaitez appliquer à vos règles soient des informations disponibles dans vos fiches de synthèse.

Dans notre exemple ci-dessus : il faut que le type de document corresponde à "Contrat de prestation de service" soit identifié et que la fiche de synthèse contienne un champ "Pays" avec la valeur “France” renseignée dans la fiche.

Paramétrer qui est notifié et quand 

Ensuite, vous serez invité à paramétrer les personnes à notifier, ainsi que les dates de notification et leur récurrence : 

• Qui sera notifié ?Indiquez ici les personnes ou les équipes que vous souhaitez notifier.
  1. Le responsable : Selectionnez quel catégorie de responsable sera notifié. Le responsable est à établir au inveau des documents au préalable.
  2. Créateur du document : en sélectionnant (cochant / décochant) cette option, la personne ayant déposé ou créé le document dans le module fera partie des personnes notifiées ;
  3. Rechercher un utilisateur ou une équipe : recherchez parmi les utilisateurs ou les équipes existantes dans le module.
     Pour les notifications des rappels automatiques, il est nécessaire que les utilisateurs disposent d'un compte DiliTrust. Il n’est pas possible de notifier des personnes qui ne disposent pas de compte DiliTrust.
     
     

Dates de notification : Indiquez ici à quelle date l'utilisateur ou l’équipe sera notifié. Cette date doit être calculée en fonction d'une date disponible dans la fiche de synthèse.

Pour ajouter une date de notification complémentaire (pour recevoir plusieurs rappels pour une même règle à des échéances différentes), cliquez sur Ajouter une date de notification.
Pour plus de précisions, calculez la date de notification en fonction des différentes dates présentes dans vos fiches de synthèse :

• Cliquez sur Ajouter une date de notification,
• Cliquez sur le type Date,
• Dans la section Date calculée, choisissez les types de dates concernées et ainsi que l'opération à réaliser (ajouter ou soustraire).

Par exemple, choisissez d'être notifié X mois avant la date d'expiration plus la date de préavis.

• Récurrence : Il est possible de répéter l'alarme : tous les jours / semaines / mois / ans. L'utilisateur sera alors notifié à nouveau en fonction de la récurrence choisie. Pour éteindre un rappel, cliquez sur "Terminé."
  Exemple : si vous indiquez une récurrence "Tous les jours", l'utilisateur recevra tous les jours un rappel par email et ce tant qu'il n'aura pas indiqué que le rappel a été traité en cliquant sur Terminé.

⚠️ La récurrence est faite pour gérer des occurrences distinctes (typiquement, les échéances successives d'un contrat à tacite reconduction). La récurrence n'a pas été pensée pour notifier l'utilisateur tant qu'un rappel n'a pas été terminé. Il restera dans la liste d'action à faire de la page d'accueil tant que cette dernière n'a pas été terminée.

Dans notre exemple : "Pour tous les contrats de services en France avec renouvellement automatique, je souhaite que l'équipe commerciale France soit informée 90 jours et 30 jours avant la date d'expiration".

Il vous faudra donc indiquer : 

• Qui sera notifié ? > Sélectionnez l'équipe "Commerciale France"
• Dates de notification > Renseignez deux dates de notification :
  • 90 jours avant la date d'expiration +
  • 30 jours avant la date d'expiration

Une fois votre règle configurée, n'oubliez pas de sauvegarder vos modifications. Si des documents déjà stockés dans le module sont impactés par cette règle, une fenêtre apparaît alors avec la liste de documents impactés. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre alarme.

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