Comment transférer les accès et droits d'un utilisateur à un autre ?

Le transfert des accès et des permissions vous permet :

• En cas d'absence temporaire ou définitive, de déléguer vos accès et actions à un autre utilisateur (rappels, workflows, accès aux documents, etc.).
• Pour les administrateurs, de déléguer de manière permanente les droits d'un utilisateur qui quitte l'entreprise.

L'objectif de cette délégation des accès et permissions est d'éviter qu'un workflow soit bloqué en cas d'absence d'un utilisateur, de ne manquer aucune échéance en transférant les rappels d'un utilisateur absent à un autre, puis d'accéder aux documents auxquels a accès l'utilisateur absent afin de réaliser les actions nécessaires.

Dans cet article, vous verrez : 

• Comment accéder au transfert de vos accès et permissions ?
• Comment accéder au transfert des accès et permissions pour un autre utilisateur ? 
• Comment paramétrer ce transfert ?

Comment accéder au transfert de propriétés ?

L'utilisateur qui s'absente peut donner accès à tout ou partie des actions qu'il gère à un autre utilisateur pendant son absence. 

Un administrateur peut décider du transfert des actions et permissions d'un autre utilisateur, dans le cas où celui-ci quitte définitivement l'entreprise.

Le paramétrage d'une délégation est disponible en cliquant sur votre icône d'utilisateur depuis la page d'accueil en haut à droite de votre écran.

Pour en savoir plus sur les paramétrages de cette délégation, voir la dernière section du présent article.

Comment accéder au transfert des accès et permissions pour un autre utilisateur ?  

La possibilité de transférer les droits d'accès et permissions d'un autre utilisateur est réservée aux administrateurs. 

Pour transférer les droits d'un autre utilisateur :

• Allez dans la section Paramètres, puis dans la section Utilisateurs 
• Sélectionnez un utilisateur 
• Cliquez sur le bouton dédié au Transfert de propriété en haut à droite.

Pour en savoir plus sur les paramétrages de ce transfert, voir la section ci-dessous.

Comment paramétrer ce transfert ? 

Lors du paramétrage du transfert, il vous sera demandé de sélectionner : 

• la personne à qui vous souhaitez déléguer les droits pendant votre absence parmi la liste des utilisateurs de la Plateforme ;
  
  
• la période durant laquelle la délégation sera active ;
  
  
• les droits que, vous souhaitez transférer sont paramétrables de manière fine :

  • Rôles : L'utilisateur héritera des mêmes droits que le propriétaire original.

  • Dossiers & Documents : L'utilisateur aura accès à tous les dossiers et documents du propriétaire original avec les mêmes niveaux de droits.

  • Notifications de rappels : L'utilisateur recevra également toutes les notifications de rappels à destination du propriétaire original.

  • Workflows prédéfinis : L'utilisateur remplacera la validation et la signature du propriétaire original dans les prochains workflows prédéfinis qui seront lancés.