Comment configurer les rappels ?

Dans le module, vous avez la possibilité de configurer des rappels afin de vous permettre de maîtriser efficacement vos échéances ainsi que tout événement clé concernant vos contrats.

L'utilisateur concerné par un rappel est informé de celui-ci par email ainsi que sur sa page d'accueil du module (via la liste d’actions à faire et le centre de notifications). 

Dans cet article, vous verrez comment : 

• Ajouter un rappel
• Ajouter un rappel en lien avec une date du contrat
• Paramétrer votre rappel

Vous souhaitez automatiser vos rappels afin de ne pas avoir à les créer manuellement sur chacun de vos documents ? Pour en savoir plus sur les rappels automatiques, consultez l'article dédié.

Les rappels permettent :

• D'être notifié des échéances et autres rappels clés liées à vos contrats ;
• De visualiser l'ensemble de vos rappels à venir.

Il est important de noter que tout rappel sur la Plateforme est lié à un document spécifique.

Ajouter un rappel sur votre document

Pour ajouter un rappel, ouvrez le document souhaité. 

Une fois sur le document, cliquez sur l'icône Réveil en haut à droite, vous visualiserez vos rappels déjà enregistrés et pourrez Ajouter un rappel sur tout événement ou date qui vous semble clé pour le bon pilotage de votre contrat.

Ajouter un rappel en lien avec une date du document

Pour ajouter un rappel, ouvrez le document souhaité. 

Terminez votre fiche de synthèse et depuis la Au sein de la fiche de synthèse, cliquez sur une des icônes Cloche situées à droite des dates clés de votre contrat. Le rappel sera alors rattaché à cette date clé.

Paramétrer votre rappel

Au moment de créer votre rappel, il vous sera demandé d'indiquer les informations suivantes : 

• Un titre : indiquez un titre vous permettant d'identifier simplement l'action à réaliser en lien avec ce rappel (confirmer renouvellement avec xx / relancer yy, etc.)
  
  
• La date du rappel : à quelle date souhaitez-vous être notifié ?
  
  
• La récurrence de votre rappel : souhaitez-vous que cette alerte se répète après échéance ? Si vous paramétrez une répétition, vous serez à nouveau notifié par email de l'échéance en fonction de la répétition choisie (tous les jours / semaines / mois / ans), et ce, tant que vous n'aurez pas indiqué Terminer le rappel.
  
  
• Le responsable: indiquez quel(s) catégorie(s) de responsable à notifier à la date du rappel. Le ou les utilisateurs responsables seront tous notifié. Attention, le responsable est à déterminer au préalable.
  
  
• Les utilisateurs ou les équipes : indiquez un nom d'utilisateur ou une équipe auxquels les rappels sont destinés. Ils seront tous notifiés.
  
  
• La description : indiquez ici une description, des informations liées à votre rappel. Par défaut, si le rappel est lié à une date clé, cela sera indiqué dans ce champ.

⚠️ L'ensemble de ces champs sont obligatoires. Les champs Titre et Description ne sont pas complétés par défaut, donc il vous faudra les compléter afin de pouvoir enregistrer votre rappel.

Saviez-vous que 2 entreprises sur 3 ne maîtrisent pas les risques et
les engagements liés à la gestion des contrats ?
Pour en savoir plus, consultez notre blog et découvrez jusqu'à quel point un rappel d'échéance peut vous aider au quotidien.