Comment définir un responsable de contrat ?

Définissez des responsables de contrats pour faciliter le suivi et la gestion de vos documents. Ces repsonables sont divisés en 3 catégories qui par la suite peuvent être assignés dans un workflow ou être notifié d'un rappel. Ainsi pendant toute la durée de vie du contrat, le responsable reste informé et intégré dans tous les processus.

Dans cette article, découvrez :

• Comment définir un responsable ?
• Quand est-ce qu'un responable intervient ?
  • Dans les workflows
  • Dans les rappels

Comment définir un responsable ?

Pour xhaque contrats, attribuez un responsable. Le responsable doit faire partie de l'une de ces 3 catégories :

- Juridique

- Opérationnel

- Autre

Lors de l'attribution d'un responsable, indiqué un utilisateur et assigné lui une catégorie. 

Pour cela, depuis un dossier :

• Cliquez sur un contrat
• Cliquez sur l'icon de repsonsable depuis la bar d'outil
• Indiquez un utilisateur qui deviendra le responsable de ce document
• Assigné lui une catégorie parmi les 3

Depuis un contrat:

• Cliquez sur l'onglet "Responsable" depuis le panel de droite
• Indiqué un utilisateur
• Assigné lui un catégorie parmi les 3

Cet utilisateur devient alors responsable du contrat.

A noté, il est possible d'attribuer plusieurs repsonables a un meme contrat. Ils peuvent être de la même catégorie ou de catégorie différente. Ces personnes en fonction de leur catégorie et des paramétrages réalisés seront alors notifiés des rappels ou seront indiqués comme validateurs dans des workflows.

Quand est-ce qu'un responable intervient ?

Une fois vos responsable défini, vous pouvez paramétrer vos workflows et rappel de sorte à notifier les responsables des contrats.

Dans les workflows

Lors du paramétrage de workflow, indiquez un responsable comme validateur. 

Cela permet de ne pas assigné un utilisateur en particulier dans le workflow mais plutot un type de d'utilisateur parmi la liste des catégories.

Dans la liste sélectionnez "Responsable" et indiquez la catégorie à laquelle appartient le responsable. Par example, un responsable opérationnel.

L'utilisateur désigné comme owner opérationnel recevra dans sa liste de d'action a faire une demande de validation.

Si plusieurs personnes sont désignées comme responsable opérationnel, ils recevront tous la demande de validation, en fonction du paramétrge du workflow, un seul ou tous auront besoin de valider.

Dans les rappels

Lors du paramétrage des rappels, ajoutez un responsable parmis les personnes à être notifier.

Le ou les responsables recevront dans leur liste d'action à faire une notification pour revoir le document.

Il est possible d'ajouter le responsable dans les rappels manuel et automatique.

Si plusieurs personnes sont désignées comme responsable, ils recevront tous la notification pour voir le rappel.

Par example, vos contrats accords de confidentialiés ont 2 responables, un juridique et un opérationnel. Dans le rappel, l'opérationnel est sélectionné. L'utilisateur indiqué comme responsable opérationnel sera alors notifié.