Lier un document à une affaire

Ajoutez facilement des documents à vos affaires afin de rationaliser votre gestion documentaire.

Vous vous assurez ainsi que tous les fichiers associés à l’affaire sont centralisés et que toutes les personnes concernées peuvent accéder rapidement aux bons documents quand elles en ont besoin.

Dans cet article, découvrez comment :

• Ajouter un document
• Gérer vos documents

Pour ajouter des documents, accédez à l’affaire concernée et ouvrez la section dédiée à la documentation.

Tant que vous disposez de droits de consultation sur l’affaire, vous pouvez consulter les documents.

✅ Ajouter un document

Cliquez sur « Ajouter un document » et sélectionnez un fichier sur votre ordinateur pour le charger.

Les types de documents suivants sont acceptés :

• Texte : pdf, docx, xlsx, ppt, txt, msg, eml
• Image : jpg/jpeg, png, gif
• Audio : mp3, wav
• Vidéo : mp4, avi

Le document chargé apparaît dans le tableau des documents, où vous pouvez consulter son nom, sa taille, sa date d’ajout et le nom de l’utilisateur qui l’a chargé.

Par exemple, si vous souhaitez voir les documents que vous avez chargés, cliquez sur les flèches de la colonne « Chargé par » pour trier les documents par utilisateur.

✨ Gérer vos documents

D’autres options sont disponibles pour les documents :

• Télécharger le document

Vous pouvez télécharger les documents chargés en sélectionnant les fichiers concernés et en cliquant sur « Télécharger ». Un fichier ZIP contenant les documents sélectionnés est alors téléchargé.

• Modifier le nom du document

Modifiez le nom du document en cliquant sur l’icône de modification située à côté de celui-ci. Notez que vous devez disposer de droits de modification sur l’affaire pour pouvoir modifier le nom d’un document.

• Ouvrir le document

Le document peut être ouvert dans son application par défaut. S’il s’agit d’un fichier docx, vous pouvez l’ouvrir dans Word et le modifier. Il est automatiquement mis à jour dans la plateforme (pour les documents Microsoft Suite).

Cliquez sur les trois points à droite du document et sélectionnez « Ouvrir dans… ».

• Supprimer un document

Pour supprimer un document, sélectionnez les fichiers concernés, cliquez sur « Supprimer », puis confirmez l’action.

Veuillez noter que toute suppression est définitive et ne peut pas être annulée.

❓ Recherche OCR

Rechercher le bon document dans une affaire peut prendre du temps, en particulier lorsque les fichiers et les e-mails se ressemblent. Grâce à la recherche basée sur l’OCR, les utilisateurs peuvent désormais trouver instantanément les informations recherchées, même lorsqu’elles sont enfouies dans des pièces jointes.

• Recherche basée sur l’OCR dans l’onglet Documents
• Recherche dans l’ensemble du contenu des documents et des e-mails joints à une affaire
• Une seule barre de recherche pour trouver des informations dans les pièces jointes, et pas uniquement dans les noms de fichiers