Créer et gérer des champs personnalisés

Les champs personnalisés vous permettent d'ajouter vos propres champs à tout type de fiche du module Entités, pour enregistrer des informations propres à votre organisation.

✋ Qui peut faire quoi

• Seuls les administrateurs peuvent créer et configurer des champs personnalisés.

✍ Créer un champ personnalisé

1. Allez dans Configuration > Personnalisation des données.

Cet écran vous permet de consulter, filtrer et créer des champs personnalisés.

2. Cliquez sur Créer un champ. Une fenêtre s'ouvre pour configurer le nouveau champ.

3. Renseignez les champs obligatoires :
   • Titre du champ : le nom du champ (par exemple, « Exemple n°1 »). Vous pouvez le saisir en plusieurs langues pour les instances multinationales.
   • Entité : le type de fiche auquel le champ est lié. Options : Tâche, Événements, Documents, Comptes bancaires, Actionnaires, Titres, Sociétés, Coûts, Personnes, Mandats, Représentants, Pouvoirs, Délégations, Contrats, Litiges.
   • Type : le format des données. Il existe trois groupes : les types standard, Contenu (pour lier une autre fiche) et Liste de références. Si vous choisissez Contenu, sélectionnez le type de fiche à lier.

Champs réservés aux sociétés ou aux établissements

Si vous sélectionnez Entités juridiques dans Entité, un réglage obligatoire S'applique à apparaît. Choisissez Sociétés, Établissements, ou les deux (les deux sont sélectionnés par défaut). Ce réglage n'est pas disponible pour les champs conditionnels : ils suivent leur champ parent.

❗ Si vous retirez ensuite Sociétés ou Établissements de S'applique à, les données déjà saisies dans le champ pour ce type sont supprimées. Un message de confirmation s'affiche avant l'enregistrement. Pour en savoir plus, consultez Sociétés et établissements : comprendre la différence.

⚖️ Réglages facultatifs

• Historisable : garde la trace des changements de valeur dans le temps. Consultez Champs historisables : référence complète pour les champs et types concernés.
• Obligatoire : les utilisateurs doivent saisir une valeur quand ils créent ou modifient une fiche.
• Conditionnel (Liste de références uniquement) : affiche d'autres champs selon la valeur choisie dans la liste.
• Multiple (Liste de références uniquement) : permet de choisir plusieurs valeurs de la liste.

⭐ Regrouper les champs par catégorie

Pour les champs liés aux Sociétés, Personnes, Contrats ou Litiges, vous pouvez définir une Catégorie pour regrouper les champs liés. Par exemple, une catégorie par service : RH, Opérations.

Changer l'ordre des champs dans une catégorie

Les champs apparaissent dans leur catégorie dans le même ordre que dans la liste Configuration > Personnalisation des données. Pour changer l'ordre, réorganisez les champs dans cette liste. Il n'y a pas de glisser-déposer dans la catégorie, et vous n'avez pas besoin de supprimer puis recréer les champs. Les listes de références et les sections fonctionnent de la même façon.

✅ Où le champ apparaît

Une fois configuré, le champ apparaît dans la section Informations complémentaires quand vous créez ou modifiez la fiche correspondante.

Remarque : si un champ est Obligatoire, chaque modification future des fiches liées exige une valeur, même pour les fiches créées avant l'existence du champ.

⏳ Rendre l'historisation obligatoire

Les administrateurs peuvent rendre l'historisation obligatoire sur les champs standard et personnalisés des Sociétés et des Personnes. Chaque changement d'un champ sensible est alors toujours enregistré dans l'historique, sans dépendre des utilisateurs. Pour la liste des champs concernés, consultez Champs historisables : référence complète.

• Une option Obligatoire est disponible pour tous les champs historisables, standard (par exemple, le nom de la société) ou personnalisés.
• Vous pouvez l'activer ou la désactiver à tout moment, même après l'utilisation du champ.

Ce qui se passe quand elle est activée :

• La case Historisation est cochée et verrouillée.
• La date du jour est utilisée par défaut pour l'entrée d'historique. Vous pouvez toujours la modifier.
• Chaque changement de valeur crée une entrée d'historique.

Où cela s'applique : la fenêtre de modification (Informations et Informations complémentaires), l'onglet Informations complémentaires des fiches, et la modification directe dans la vue tableau.

Bon à savoir :

• Remettre une valeur à son état par défaut (par exemple, vide) ne crée aucune entrée d'historique.
• Seuls les vrais changements de valeur créent une entrée d'historique.
• Aucun droit supplémentaire n'est nécessaire : les règles d'accès existantes s'appliquent.

⛔ Limites

• Vous pouvez afficher ou masquer des champs dans une catégorie, mais pas la catégorie (section) elle-même.
• Vous ne pouvez pas afficher ou masquer une section entière selon la valeur d'un champ standard (par exemple, la forme juridique).

❓ FAQ

Puis-je changer l'ordre des champs dans une catégorie ?

Oui. Réorganisez-les dans Configuration > Personnalisation des données. La catégorie suit cet ordre. Les listes de références et les sections fonctionnent de la même façon.

Dois-je supprimer et recréer des champs pour les réorganiser ?

Non. Réorganisez-les directement dans la liste de Personnalisation des données.

Puis-je masquer certaines sections pour des types de sociétés précis (par exemple, les entreprises individuelles) ?

Non. Seuls les champs, un par un, peuvent être affichés ou masqués selon des conditions, pas les sections entières.