Répertoires de société – Suivre et personnaliser vos données clés

Un répertoire est une liste d'éléments que vous suivez pour une société, par exemple ses comptes bancaires, ses licences, ses baux ou ses permis de construire. Chaque répertoire a ses propres champs et ses pièces jointes. Vous pouvez en créer jusqu'à 3 personnalisés par environnement, en plus du répertoire Comptes bancaires fourni par défaut.

☝ Qui peut faire quoi ?

• Administrateurs : créent et configurent les types de répertoires et leurs champs.
• Contributeurs avec droits de modification sur la société : ajoutent, modifient et suppriment des éléments.
• Lecteurs ayant accès à la société : consultent les répertoires.

✅ Étape 1 (administrateurs) : créer un type de répertoire

1. Ouvrez Configuration, puis Personnalisation des données, puis Répertoires.
2. Cliquez sur Ajouter un répertoire.
3. Saisissez un nom, par exemple « Licences » (au moins dans une langue).
4. Cliquez sur Confirmer. Le répertoire est créé avec trois champs : Nom (obligatoire), Ajouté le et Mis à jour le (remplis automatiquement).

Le bouton de création est grisé ? Vous avez atteint la limite de 3 répertoires personnalisés.

✍ Étape 2 (administrateurs) : ajouter des champs au répertoire

1. Ouvrez Configuration, puis Personnalisation des données, puis Champs.
2. Cliquez sur Nouveau champ personnalisé.
3. Dans la section Répertoires, choisissez le répertoire concerné.
4. Choisissez le type de champ : texte, date, nombre, etc.
5. Si besoin, cochez Obligatoire (le champ doit être rempli), Historisable (les anciennes valeurs sont conservées) ou Multiple (plusieurs valeurs possibles).
6. Enregistrez le champ.

Vous ne pouvez pas classer ces champs dans des catégories.

⭐ Étape 3 : ajouter un élément dans un répertoire

1. Ouvrez la fiche de la société, puis l'onglet Répertoires.
2. Cliquez sur le répertoire voulu. Ses éléments s'affichent dans un tableau.
3. Cliquez sur + Ajouter.
4. Remplissez les Informations (nom et champs), ajoutez si besoin des Pièces jointes (elles sont rangées dans le dossier de la société) et des Informations complémentaires.
5. Cliquez sur Confirmer. L'élément apparaît dans le tableau.

Dans ce tableau, vous pouvez aussi rechercher, filtrer, modifier une valeur directement, ajouter des rappels, choisir les colonnes, enregistrer une vue et exporter vers Excel. Pour ajouter beaucoup d'éléments d'un coup, utilisez l'import par modèle Excel.

❌ Supprimer un champ ou un répertoire

• Supprimer un champ : même procédure que pour tout champ personnalisé. Vous devez saisir une phrase de confirmation.
• Supprimer un type de répertoire : tous ses éléments et tous ses champs sont supprimés définitivement. Saisissez la phrase de confirmation affichée pour valider.

❗ Ces suppressions sont irréversibles.

✨ Bon à savoir

• Les répertoires peuvent être ajoutés aux rapports Sociétés, avec leurs champs en colonnes.
• L'API publique permet de créer, lire, modifier et supprimer les éléments.
• Ajoutez un rappel sur les dates importantes, comme la date d'expiration d'un permis.