Guide des Contacts – Matters

La fonctionnalité Contacts vous aide à gérer facilement toutes les personnes et organisations impliquées dans une affaire (juridique). Que vous traitiez avec des assureurs, des parties adverses, des parties prenantes internes ou des experts externes, Contacts centralise tout pour que la collaboration reste fluide et organisée. ✨

Que sont les Contacts ?

Un contact représente toute personne ou entreprise impliquée dans une affaire (juridique). Cela peut inclure, par exemple :

• Compagnie d'assurance (ex. : Groupama)
• Parties défenderesses (ex. : The Coca-Cola Company, John Smith)
• Cabinets d'avocats, experts, fournisseurs, clients

Les contacts peuvent être :

• Des individus (ex. : John Smith)
• Des entités (ex. : The Coca-Cola Company)

Ils sont stockés dans un répertoire centralisé, ce qui les rend réutilisables dans toutes les affaires (juridiques). Les utilisateurs peuvent sélectionner des contacts existants ou en créer de nouveaux directement pendant qu'ils travaillent sur une affaire (juridique). ✍

Où trouver les Contacts

Un répertoire de Contacts dédié apparaît dans l'application aux côtés de Matters et Requests. Depuis cet écran centralisé, vous pouvez :

• Consulter et rechercher tous les contacts
• Ajouter, modifier, désactiver ou supprimer des contacts
• Accéder à des profils de contacts structurés (email, téléphone, adresse, entreprise, etc.)
• Vérifier leur information « dernière utilisation dans une affaire »

Ajouter des Contacts à une affaire (juridique)

1️⃣ Utiliser le nouveau type de champ « Contact »

Les types de matter incluent désormais un nouveau type de champ personnalisé : Contact. Les administrateurs peuvent le configurer dans les paramètres du type de matter pour suivre toute catégorie de partie prenante nécessaire (ex. : Compagnie d'assurance, Conseil externe, Demandeur, etc.).

• Sélectionnez un ou plusieurs contacts pour le même champ (prise en charge multi-contacts) ✌
• Seuls les contacts actifs peuvent être sélectionnés
• Si un contact est supprimé du répertoire, il apparaît comme [Ancien contact] dans les affaires existantes

2️⃣ Créer des contacts « à la volée »

Lors du remplissage d'une affaire (juridique), vous pouvez créer un nouveau contact directement si celui qui convient n'existe pas encore. Le contact est alors automatiquement ajouté au répertoire global pour une réutilisation future.

Gérer les Contacts dans le répertoire

Depuis la section Contacts, vous pouvez :

• Créer un nouveau contact
• Modifier des contacts existants
• Désactiver des contacts (ils restent visibles mais ne peuvent plus être sélectionnés)
• Supprimer des contacts (ils apparaissent comme « Ancien contact » dans les affaires (juridiques) passées)

Chaque profil de contact inclut des informations structurées telles que :

• Email et téléphone
• Détails de l'adresse
• Entreprise associée
• Indicateur pour Fournisseur de services juridiques

Importer & Exporter des Contacts

Pour soutenir l'onboarding, le nettoyage de données ou les activités de migration, les administrateurs peuvent utiliser :

• L'import de contacts via des fichiers XLS/XLSX (Partie 1, MVP) ⏫
• L'export de listes de contacts pour le reporting, les audits ou la collaboration

L'import permet de créer rapidement plusieurs contacts—idéal pour les environnements d'entreprise avec de grandes listes de parties prenantes.

Avantages clés

• ✨ Information centralisée : toutes les parties prenantes d'une affaire (juridique) au même endroit
• ✨ Collaboration plus rapide grâce à des données de contact standardisées et consultables
• ✨ Réduction des erreurs en éliminant les saisies manuelles en double
• ✨ Meilleur reporting grâce à un suivi clair des personnes impliquées dans chaque affaire (juridique)
• ✨ Onboarding simplifié grâce aux options d'import/export

Limitations à connaître

• Les contacts inactifs ne peuvent pas être sélectionnés dans les champs d'une affaire (juridique)
• Les contacts supprimés apparaissent toujours dans les affaires (juridiques) mais sont marqués comme [Ancien contact]

Conseils pour tirer le meilleur parti des Contacts

• ✔️ Gardez votre liste de contacts propre en désactivant les doublons
• ✔️ Utilisez l'import lors de l'onboarding de grandes équipes ou de portefeuilles complexes
• ✔️ Ajoutez un champ « Contact » à tous les types de matter pertinents pour une meilleure cohérence
• ✔️ Utilisez entreprises + individus pour distinguer clairement les rôles et responsabilités

Questions fréquentes ❓

Puis-je assigner plusieurs contacts à un seul champ ?

Oui ! Des champs comme « Parties défenderesses » peuvent inclure plusieurs individus ou entités. (Partie du MVP) ?

Que se passe-t-il si un contact est supprimé ?

Le système conserve la référence historique en le marquant comme [Ancien contact] dans les affaires (juridiques) existantes.

Puis-je créer un contact en remplissant une affaire (juridique) ?

Absolument. De nouveaux contacts peuvent être créés directement depuis le formulaire d'une affaire (juridique) et seront ajoutés automatiquement au répertoire.

Puis-je exporter ma liste de contacts ?

Oui. L'export de contacts est disponible pour le reporting, les audits ou les sauvegardes.