Matters – Soumettre des demandes juridiques par email

La Gestion des affaires juridiques DiliTrust permet désormais à tout collaborateur interne de soumettre une demande juridique ou contractuelle simplement en envoyant un email à une boîte de réception juridique dédiée — aucun compte DiliTrust n'est requis. Les conseillers juridiques internes reçoivent des demandes structurées et traçables directement dans la Gestion des affaires juridiques et peuvent gérer tous les documents associés sans quitter la plateforme.

✅ Introduction

Les équipes juridiques sont souvent submergées par des demandes provenant de collègues via email, chat ou messages informels. Grâce à cette fonctionnalité, tout employé de votre organisation peut soumettre une demande juridique par email — celle-ci apparaît alors automatiquement dans la Gestion des affaires juridiques sous forme de demande structurée. Les conseillers juridiques internes n'ont plus besoin de ressaisir manuellement les informations ou de relancer pour obtenir les pièces jointes.

Pour les demandes contractuelles en particulier, les avocats peuvent enregistrer les pièces jointes des emails directement dans la Gestion des affaires juridiques (MM) ou dans le module de Gestion du cycle de vie des contrats (CLM), et utiliser ces documents dans les échanges de suivi — ce qui élimine les doublons et permet de conserver un clausier/bibliothèque de contrats propre et à jour.

✋ Prérequis / Pour commencer

• Votre organisation doit disposer d'une boîte de réception juridique dédiée, configurée dans la Gestion des affaires juridiques DiliTrust.
• Les contributeurs (conseillers juridiques internes et membres de l'équipe juridique) doivent disposer d'un compte contributeur DiliTrust actif.
• Les demandeurs (collaborateurs internes) n'ont pas besoin d'un compte DiliTrust — ils doivent uniquement envoyer un email à la boîte de réception juridique.

⭐ Guide étape par étape

Pour les demandeurs (utilisateurs métiers)

1. Envoyez un email à la boîte de réception juridique dédiée de votre organisation (fournie par votre équipe juridique).
2. Indiquez un objet clair décrivant votre demande (par exemple, « Revue de contrat – Accord fournisseur »).
3. Joignez directement à l'email tous les documents pertinents.
4. Votre demande apparaîtra automatiquement dans la Gestion des affaires juridiques afin que votre équipe juridique puisse la traiter.

Pour les contributeurs (équipe juridique)

1. Connectez-vous à DiliTrust et accédez à Matter Management.
2. Ouvrez la demande reçue par email — vous verrez le message du demandeur ainsi que tous les documents joints dans le fil d'échange.
3. Échangez directement avec le demandeur depuis la demande pour la qualifier ou obtenir des précisions (vous pouvez également joindre des fichiers à votre réponse).
4. Pour enregistrer une pièce jointe, cliquez sur celle-ci et choisissez de l'enregistrer soit dans Matter Management (en tant que Document de la demande), soit dans le CLM (Gestion du cycle de vie des contrats).
5. Utilisez les documents déjà enregistrés dans la demande, ou liés depuis le CLM, lors de l'envoi de réponses au demandeur.

Comment circulent les documents lorsque vous créez une affaire à partir d'une demande

Une pièce jointe partagée dans le fil d'échange n'est qu'un élément de communication jusqu'à ce que vous l'enregistriez explicitement. L'endroit où vous l'enregistrez déterminera si elle apparaîtra dans une affaire créée à partir de la demande :

• Les documents enregistrés dans la demande (ils apparaissent dans l'onglet Documents de la demande) sont automatiquement copiés dans l'affaire en tant que documents de l'affaire lorsque vous créez une affaire à partir de cette demande.
• Les documents enregistrés dans le CLM depuis la demande ne sont pas copiés et n'apparaîtront pas dans l'affaire créée à partir de la demande. Le lien vers le CLM n'est disponible que depuis la demande.

Astuce : si vous souhaitez qu'un document soit disponible au sein de l'affaire, assurez-vous qu'il soit enregistré en tant que Document de la demande (dans l'onglet Documents de la demande) avant de créer l'affaire.

✨ Conseils et bonnes pratiques

• Communiquez l'adresse de la boîte de réception : Partagez l'adresse email de votre boîte de réception juridique avec toutes les équipes internes afin qu'elles sachent exactement où envoyer leurs demandes.
• Standardisez les objets des emails : Encouragez les demandeurs à utiliser des objets clairs afin d'accélérer le tri des demandes.
• Enregistrez dans la demande pour le travail sur l'affaire : Si un document doit être traité dans le cadre d'une affaire, enregistrez-le en tant que Document de la demande avant de créer l'affaire afin qu'il soit automatiquement transféré.
• Enregistrez les contrats dans le CLM pour une source fiable et unique : Pour le travail lié au cycle de vie des contrats, l'enregistrement dans le CLM permet de conserver une bibliothèque de contrats propre — n'oubliez pas cependant que les documents du CLM ne sont pas copiés dans les affaires.
• Utilisez la fonction de réponse : Échangez avec le demandeur directement depuis la demande afin de conserver l'historique complet de la conversation en un seul endroit.

❌ Limitations et contraintes connues

• Seuls les contributeurs (membres de l'équipe juridique disposant d'un compte DiliTrust) peuvent traiter et répondre aux demandes.
• Les tâches ne sont pas créées automatiquement à partir des demandes envoyées par email — la création de tâches reste manuelle.
• La boîte de réception juridique dédiée doit être configurée par votre administrateur DiliTrust avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
• Seuls les documents enregistrés dans la demande sont copiés dans une affaire créée à partir de cette demande. Les documents enregistrés dans le CLM ne sont pas copiés et ne seront pas visibles dans l'affaire.
• Le lien vers le CLM fonctionne actuellement uniquement dans le sens Demande → CLM, et non depuis les affaires. Un lien direct Affaires ↔ CLM est prévu pour une prochaine version.

❓ FAQ

Les demandeurs ont-ils besoin d'un compte DiliTrust ?

Non. Tout collaborateur interne peut soumettre une demande en envoyant simplement un email à la boîte de réception juridique. Aucune connexion DiliTrust n'est requise.

Où puis-je trouver les demandes soumises par email ?

Les demandes apparaissent directement dans Matter Management, dans votre boîte de réception des demandes.

Puis-je joindre des fichiers en répondant à un demandeur ?

Oui. Lors de vos échanges avec un demandeur depuis la demande, vous pouvez joindre des fichiers à votre réponse.

Puis-je enregistrer les pièces jointes des emails à la fois dans MM et dans le CLM ?

Oui. Lorsque vous ouvrez une pièce jointe issue d'une demande créée par email, vous pouvez choisir de l'enregistrer soit dans Matter Management, soit directement dans le CLM.

Lorsque je crée une affaire à partir d'une demande, ses documents apparaîtront-ils dans l'affaire ?

Cela dépend de l'endroit où le document a été enregistré. Les documents enregistrés dans la demande (dans son onglet Documents) sont automatiquement copiés dans l'affaire. Les documents enregistrés dans le CLM ne sont pas copiés et n'apparaîtront pas dans l'affaire — enregistrez donc un document dans la demande elle-même si vous en avez besoin au sein de l'affaire.

Pourquoi ne puis-je pas voir un document du CLM dans l'affaire ?

Le lien vers le CLM n'est actuellement disponible que depuis la demande, et non depuis les affaires. Il s'agit d'une limitation technique connue. Un lien direct entre les affaires et le CLM est prévu pour une prochaine version. En attendant, enregistrez le document dans la demande avant de créer l'affaire, ou ajoutez-le manuellement dans l'onglet Documents de l'affaire.