Versions des documents et de l'ordre du jour

Les documents d'un ordre du jour changent souvent plusieurs fois avant la réunion. Le versionnage des documents vous permet d'ajouter une nouvelle version d'un document sans créer de doublon : les participants voient toujours la dernière version et gardent leurs notes.

✋ Qui peut faire quoi

• Les organisateurs de la réunion ayant les droits de modification ajoutent de nouvelles versions d'un document de l'ordre du jour.
• Les membres du conseil et participants ouvrent toujours la dernière version et retrouvent leurs post-it d'une version à l'autre.

✍ Organisateurs de la réunion : ajouter une nouvelle version

Vous pouvez ajouter une nouvelle version d'un document à tout moment pendant la préparation de l'ordre du jour. Dans ce cas :

• Le document reste rattaché au même point de l'ordre du jour.
• Les participants voient automatiquement la dernière version.
• Les versions précédentes restent disponibles si besoin.
• Vous n'avez pas besoin de rattacher à nouveau le document ni de renvoyer l'ordre du jour.

☝ Membres du conseil et participants : retrouver vos notes sur la nouvelle version

• Vos post-it sont copiés de la version précédente vers la nouvelle. Ils restent aussi sur la version où vous les avez créés.
• Si la nouvelle version a moins de pages que l'ancienne, tous vos post-it sont placés sur la dernière page.
• Vous pouvez déplacer vos post-it au bon endroit.

⭐ Conseils

• Ajoutez une nouvelle version plutôt qu'un document en double.
• Faites les gros changements de l'ordre du jour tôt, et utilisez les versions pour les mises à jour de dernière minute.
• Participants : vérifiez avant la réunion si un document a une nouvelle version.

❓ Questions fréquentes

Qui peut ajouter une nouvelle version ?

Seuls les utilisateurs ayant les droits de modification sur la réunion.

Mes notes sont-elles conservées ?

Oui, si le format du document le permet. Vos post-it sont copiés sur la nouvelle version.