CLM – Gestion des dépenses : Suivi du budget et des dépenses

⭐ Introduction

⚠️ Accès restreint — Cette fonctionnalité est disponible exclusivement pour certains clients dans le cadre d'un accord contractuel spécifique. Si vous pensez devoir y avoir accès et que vous ne la voyez pas, contactez votre Customer Success Manager.

Le module de Gestion des dépenses intègre le suivi des engagements contractuels directement dans DiliTrust CLM. Il permet aux gestionnaires de contrats de définir des enveloppes budgétaires, de les rattacher aux documents concernés, de suivre en temps réel les montants commandés et facturés par rapport aux plafonds autorisés, d'être alertés avant tout dépassement, et d'organiser leurs vues (colonnes et filtres) — tout cela sans quitter la plateforme.

Cette fonctionnalité répond à un risque contractuel concret : dépasser sans le savoir un seuil négocié, une délégation de pouvoir interne ou un montant déclencheur d'appel d'offres. Elle remplace le suivi manuel sur tableur par un contrôle des engagements ancré dans le cycle de vie du contrat lui-même. Elle a été déployée progressivement sur trois périmètres, décrits ci-dessous dans leur version finale.

⚙️ Aperçu du module

Le module s'appuie sur deux objets principaux :

• Budget — une enveloppe financière définie par un montant maximum, une devise et une liste de documents liés.
• Dépense — les commandes et factures rattachées à un document, fournies par les API DiliTrust depuis l'ERP du client, puis agrégées au niveau du document, du groupe de contrats et du budget.

ℹ️ Les dépenses sont rattachées à un document via son identifiant de document. Une annexe (qui n'a pas d'identifiant de document propre) ne peut donc pas porter directement un budget ou une dépense : le suivi s'effectue au niveau du document.

Il comprend plusieurs périmètres :

ℹ️ Disponibilité :

Le Périmètre 1 est disponible.

Le système de rappel (Périmètre 2) et la gestion des colonnes / filtres (Périmètre 3) sont déployés progressivement.

Un export consolidé depuis la page globale des Budgets, la fonctionnalité de partage / ajout de propriétaire et la création automatique de budget à partir d'attributs sont à venir.

0️⃣ Autorisations et accès

La gestion des budgets et des dépenses repose sur les autorisations budgétaires existantes, configurées par l'administrateur :

• Administrateurs, Éditeurs et Contributeurs — peuvent obtenir un accès en lecture/écriture ou en lecture seule aux budgets et aux dépenses (créer, configurer et modifier des budgets, lier/supprimer des documents et gérer des règles d'alarme lorsque l'accès en lecture/écriture est accordé).
• Validateurs et Lecteurs — n'ont aucun accès aux budgets et aux dépenses.

Points clés :

• Il n'existe pas d'autorisation distincte pour les règles d'alarme : elles suivent les mêmes droits que les budgets.
• Les dépenses sont alimentées via l'API et restent en lecture seule pour tous les profils (elles ne peuvent pas être modifiées manuellement, indépendamment des droits en lecture/écriture sur les budgets).
• Un budget est visible par tout utilisateur ayant accès à l'ensemble des documents qui y sont rattachés. Si un budget contient des documents auxquels l'utilisateur n'a pas accès, une bannière indique que certains montants sont manquants.

ℹ️ La fonctionnalité elle-même reste soumise à l'accès contractuel restreint mentionné dans l'introduction. Les modalités d'activation et le détail des profils autorisés seront précisés prochainement.

Dans cet article :

• 1️⃣ Périmètre 1 : Gestion / contrôle du budget et des dépenses
  • ⭐ Accéder aux budgets
  • ⭐ Créer un budget (manuellement)
  • ⭐ La page de détail du budget (Vue d'ensemble du budget)
  • ⭐ Lier des documents à un budget
  • ⭐ Retirer un document d'un budget
  • ⭐ Consulter les dépenses (Expenses)
  • ⭐ Contrôle financier depuis le contrat (Contract finance control)
  • ⭐ Création automatique de budget depuis la fiche de synthèse
  • ⚠️ Règles et cas particuliers
• 2️⃣ Périmètre 2 : Système de rappel / suivi budgétaire
  • ⭐ Créer une règle d'alarme
  • ⚠️ Règles de fonctionnement
• 3️⃣ Périmètre 3 : Colonnes / filtres ou Analyse / Analytique
  • ⚙️ Gérer les colonnes
  • ⚙️ Filtres
  • ⚙️ Export
• ⭐ Bonnes pratiques
• ⚠️ Limites et points d'attention
• ❓ Questions fréquentes

1️⃣ Périmètre 1 : Gestion / contrôle du budget et des dépenses

Le Périmètre 1 constitue le cœur du module. Il couvre l'intégralité du cycle de vie d'un budget, de sa création jusqu'au suivi des dépenses, ainsi que le contrôle financier directement depuis un contrat.

⭐ Accéder aux budgets

Une nouvelle entrée Budgets est disponible dans la navigation principale de la Salle des contrats. Tant qu'aucun budget n'existe, la page affiche un état vide invitant à en créer un.

Figure 1 — La page Budgets dans son état initial : « There are no budgets yet! » et le bouton « Create a budget ».

ℹ️ Visibilité : tout utilisateur ayant accès à l'ensemble des documents associés à un budget peut voir ce budget. Selon le cas, un utilisateur peut donc arriver sur une page vide (comme ci-dessus) ou sur une page déjà remplie avec les budgets auxquels il a accès.

Une fois des budgets créés, la page Budgets les liste dans un tableau comportant les colonnes suivantes : Nom, Budget maximum, Montant restant, Montant total facturé, Documents liés (nombre + lien), ID du budget et Actions. Le montant restant peut être négatif lorsque les engagements dépassent le maximum.

Figure 2 — La page Budgets remplie avec plusieurs budgets : Nom, Budget maximum, Montant restant, Montant total facturé, Documents liés (nombre + Lien), ID du budget et Actions.

⭐ Créer un budget (manuellement)

ℹ️ Méthode recommandée. La création manuelle est disponible pour tous les budgets, mais en pratique elle est principalement utilisée pour les budgets enveloppes des accords-cadres. Pour la plupart des documents, la voie recommandée est la création automatique depuis la fiche de synthèse (voir Création automatique de budget depuis la fiche de synthèse), qui limite les erreurs de saisie et encourage les équipes à compléter leurs fiches de synthèse.

Cliquez sur Create a budget. Une fenêtre de création s'ouvre. Renseignez :

1. Nom du budget (obligatoire) — le nom du budget.
2. Budget maximum (obligatoire) — le montant maximum de l'enveloppe.
3. Devise (obligatoire, non modifiable) — la devise du budget. Elle ne peut pas être modifiée après la création (voir l'avertissement ci-dessous).
4. Documents (facultatif) — vous pouvez lier des documents immédiatement ou le faire plus tard.

Deux actions de confirmation sont proposées : Confirm (enregistre et redirige vers la page du budget créé) et Confirm and create another budget (enregistre puis rouvre une fenêtre de création vierge).

Figure 3 — La fenêtre « Create a budget » : nom, montant maximum + sélecteur de devise, et sélecteur de documents.

⚠️ La devise d'un budget ne peut pas être modifiée après sa création. Une bannière d'information le rappelle : « The currency selected for a budget can't be updated after it's created. » Le bouton de confirmation reste désactivé jusqu'à ce que le nom, le montant maximum et la devise soient renseignés. Si la devise sélectionnée est erronée, la seule option est de supprimer le budget et de le recréer (il n'existe pas de changement de devise a posteriori).

⭐ La page de détail du budget (Vue d'ensemble du budget)

La page d'un budget comprend son titre, un bouton Configure budget (renommer, modifier le montant maximum, etc.), un bouton Link documents, un bouton Export, les métriques clés et un tableau des documents liés.

L'en-tête présente les métriques clés du budget :

• Maximum budget — le montant maximum défini à la création (la seule métrique modifiable manuellement).
• Total invoiced amount — la somme totale de toutes les factures reçues via l'API depuis les documents liés, avec un lien View expenses. Elle peut être affichée sous forme de valeur négative (consommation).
• Remaining budget = Budget maximum − montant facturé (dans l'exemple : 200 000 € avec −48 000 € facturés ⇒ 152 000 € restants).

ℹ️ Une vue étendue sépare en outre les montants commandés et facturés en cinq cartes : Maximum budget, Total amount ordered, Remaining to order (= Budget maximum − Montant total commandé), Total amount invoiced et Remaining to invoice (= Montant total commandé − Montant total facturé). Voir Figure 11.

Figure 4 — Détail du budget : métriques en haut, et le tableau des documents liés affiché sous forme d'arborescence (Nom, Type de document, Montant total facturé, Montant total commandé, Actions). L'ensemble du groupe de contrats — parent, enfants et avenant — est affiché ; certains montants facturés apparaissent en négatif.

Le tableau des documents liés affiche, pour chaque document : son type (par ex. Contrat cadre, Accord-cadre, Lettre de notification, Lettre de notification AR, Offre du soumissionnaire…), son Montant total facturé, son Montant total commandé et une colonne Actions (retirer le document du budget). Les groupes de contrats sont affichés sous forme d'arborescence : le document parent, ses enfants et les avenants apparaissent tous, afin de rendre visible l'ensemble du groupe.

⚠️ Montants négatifs. Les montants facturés peuvent être affichés en valeurs négatives : ils représentent les montants facturés (consommés) sur le budget. Ils sont additionnés tels quels dans le Total invoiced amount, ce qui explique les formules ci-dessus pour les montants restants.

⚠️ Lorsqu'aucune dépense n'existe pour un document, les cellules Total facturé / Total commandé affichent « 0 € » ; l'absence de dépense se distingue par ailleurs d'un montant réellement nul.

⭐ Lier des documents à un budget

Il existe deux façons de lier un document et un budget :

• Cas A — depuis la page du budget : à l'aide du bouton Link documents (décrit ci-dessous).
• Cas B — depuis le document : à l'aide du bouton Link to a budget dans le panneau Contract finance control (voir Contrôle financier depuis le contrat).

Depuis la page du budget (Cas A), cliquez sur Link documents. Une fenêtre modale « Link documents to [nom du budget] » s'ouvre, avec un champ Search by document name, les puces des documents déjà sélectionnés, et l'arborescence des dossiers (« My folder »). Chaque document affiche son type de document sous forme de tag. Cochez un ou plusieurs documents pour les ajouter au budget, puis cliquez sur Confirm.

Figure 5 — La fenêtre modale « Link documents » : champ de recherche, puces des documents sélectionnés, tags de type de document et sélection multiple au sein de l'arborescence des dossiers. Un document déjà lié à un autre document parent apparaît désactivé et ne peut pas être sélectionné ici.

Lier un groupe entier. Sélectionner le document principal (parent) lie automatiquement tous les documents de son groupe : « Linking the main document automatically links all linked documents. » Les documents déjà liés à un autre document parent apparaissent désactivés et ne peuvent pas être sélectionnés depuis cet écran.

Points clés :

• Tout document peut être lié à un budget, qu'il soit signé ou non.
• Le même document ou groupe peut être lié à plusieurs budgets.
• Lier un groupe via son parent inclut automatiquement les documents du groupe.
• Un contrôle de non-concordance de devise empêche l'ajout d'un document dont la devise diffère de celle du budget (un message indique que le(s) document(s) ne peuvent pas être liés).

⭐ Retirer un document d'un budget

Dans la colonne Actions du tableau, l'icône de suppression permet de retirer un document. Une fenêtre de confirmation apparaît avant validation. Vous pouvez également retirer plusieurs documents à la fois via la sélection en masse (Select all → Remove documents from the budget).

Figure 6 — Confirmation « Remove document from the budget » : le budget sera recalculé sans les montants du document retiré. Lorsque le document fait partie d'une relation contractuelle, l'ensemble de la relation est retiré.

Après confirmation, les montants Total facturé et Restant du budget sont recalculés. Si aucune dépense n'était liée au document, les montants restent inchangés. Si des dépenses lui étaient liées, elles restent visibles dans la vue Expenses du document.

ℹ️ Un document ne peut être retiré d'un budget que depuis la page du budget : il n'existe pas d'action de retrait depuis la vue du document.

⭐ Consulter les dépenses (Expenses)

Les dépenses sont des données agrégées rattachées à un document (via son document_id) et alimentées par l'API. Elles peuvent être consultées à trois niveaux :

1. Document — les dépenses d'un seul document.
2. Groupe — lorsque le document est un parent, sa vue Expenses inclut également les dépenses de ses documents enfants ; la colonne Document identifie à quel document appartient chaque dépense.
3. Budget — via le lien View expenses sur la carte Total invoiced amount : les dépenses consolidées de tous les documents du budget.

Chaque page Expenses affiche deux métriques — Total invoiced amount (la somme totale de toutes les factures reçues via l'API depuis les documents liés) et Total ordered amount (la somme totale des montants engagés ou commandés) — et un tableau comportant les colonnes suivantes :

Figure 7 — Vue Expenses consolidée au niveau groupe/budget : chaque ligne affiche la commande, ses montants commandé et facturé, le Document concerné, la date et le tiers.

ℹ️ Les cartes de métriques n'apparaissent que lorsqu'au moins une dépense existe ; sinon la page affiche « There are no expenses yet. » Les informations de dépense sont en lecture seule.

⚠️ Propagation niveau 1 / niveau 2. Un budget créé au niveau d'un contrat (niveau 1) ne récupère pas automatiquement les dépenses des documents de niveau 2 (bons de commande / bons de vente, SO & PO) qui ne lui sont liés que contractuellement. Pour les voir, ces documents doivent être liés au budget concerné (une simple relation contractuelle ne déclenche pas la propagation).

⚠️ Devise des dépenses. Chaque dépense possède sa propre devise et existe indépendamment de tout budget. Il n'y a aucune garantie qu'une dépense et le budget auquel elle est ultérieurement liée partagent la même devise : les dépenses ne sont pas converties et leur devise ne change pas pour correspondre à celle du budget. C'est également pourquoi un budget ne prend pas en charge la liaison multi-devises (voir Règles et cas particuliers).

⭐ Contrôle financier depuis le contrat (Contract finance control)

Un nouveau panneau Contract finance control est disponible dans la vue du document (panneau latéral), dédié aux budgets et dépenses du document. Il comporte deux onglets : Expenses et Budgets.

Figure 8 — Onglet Budgets : liste de tous les budgets auxquels le document est lié (Budget maximum, Montant restant, lien « Open budget »). Un document peut être lié à plusieurs budgets.

Figure 9 — Onglet Expenses du panneau Contract finance control : Total invoiced amount et Total ordered amount pour le document (ou pour l'ensemble du groupe si le document est un parent). Le lien View details ouvre la page Expenses consolidée complète (voir Figure 7).

Depuis l'onglet Budgets, l'utilisateur peut ouvrir un budget existant ou lier le document à un budget via le bouton Link to a budget (Cas B ci-dessus) : rechercher un budget existant par son nom, ou en créer un nouveau (Nom du budget + Budget maximum et devise) directement depuis le contrat.

ℹ️ Créer un budget directement depuis le contrat est possible, mais l'approche recommandée reste la création automatique depuis la fiche de synthèse (voir ci-dessous) : elle limite les erreurs de saisie et encourage les équipes à compléter leurs fiches de synthèse.

ℹ️ Pour détacher un document d'un budget, il faut passer par la page du budget : le détachement direct depuis la vue du document n'est pas prévu.

⭐ Création automatique de budget depuis la fiche de synthèse

C'est la méthode recommandée pour créer un budget. Un budget est créé automatiquement lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

• le document dispose d'un attribut Maximum Budget Amount (type montant) avec une valeur renseignée dans sa fiche de synthèse ;
• la fiche de synthèse du document est complétée ;
• aucun budget n'est déjà lié au document.

ℹ️ Tant que la fiche de synthèse n'est pas complétée, aucun budget n'est créé automatiquement. Une fois qu'elle est complétée (et les conditions ci-dessus remplies), le budget est généré.

Figure 10 — Section BUDGET de la fiche de synthèse : la valeur de l'attribut « Maximum budget amount » est utilisée comme montant maximum du budget créé automatiquement.

Le budget créé automatiquement hérite du nom du document, et la valeur de l'attribut spécifique est utilisée comme montant maximum. Il est ensuite accessible depuis la page Budgets et depuis le panneau Contract finance control du document.

Si la valeur de l'attribut est modifiée après qu'un budget a déjà été créé à partir de celle-ci, une fenêtre pop-up permet à l'utilisateur de choisir entre écraser le montant maximum du budget avec la nouvelle valeur ou conserver la valeur actuelle.

ℹ️ Le budget devient une entité indépendante. La création automatique est proposée pour plus de facilité, mais une fois créé, le budget est découplé de son document source : en particulier, il subsiste même si ce document est ultérieurement retiré de celui-ci, et son historique de calcul est conservé.

⚠️ L'extraction automatique échoue si la devise de l'attribut diffère de celle d'un budget ou de dépenses déjà rattachées au document : la devise doit rester cohérente avec les budgets/dépenses déjà associés.

⚠️ Règles et cas particuliers

• Devise verrouillée — la devise d'un budget est figée dès qu'au moins un document lui est rattaché (et pas seulement à la réception de dépenses).
• Non-concordance de devise — cette version ne prend pas en charge les budgets multi-devises. Si vous tentez de lier un document dont la devise (de l'attribut montant) diffère de celle du budget, le document est désactivé dans le sélecteur et un message indique que le(s) document(s) sélectionné(s) ne peuvent pas être ajoutés.
• Périmètre des dépenses — les budgets et dépenses sont suivis au niveau du document ; une annexe ne peut pas porter son propre budget ou sa propre dépense.
• Montants facturés négatifs — les montants facturés peuvent être négatifs (consommation) ; ils sont additionnés tels quels dans les totaux du budget.
• Dépenses annulées — les dépenses au statut CANCELLED sont exclues des calculs de montants restants. Une commande annulée laisse « Remaining to order », et une facture annulée laisse « Remaining to invoice ».
• Autorisations — la création et la gestion des budgets suivent les droits d'accès configurés par l'administrateur (voir la section Autorisations et accès).

2️⃣ Périmètre 2 : Système de rappel / suivi budgétaire

Le Périmètre 2 ajoute un système de rappel : l'utilisateur sélectionne une métrique de budget et choisit d'être notifié lorsqu'elle atteint un seuil défini.

⭐ Créer une règle d'alarme

Les règles sont gérées depuis Configuration → Alarm rules → Budget alarm rules. Cliquez sur Create rule, puis définissez :

1. Name / Description — le libellé de la règle (par ex. « Threshold alert - 90% of the invoiced limit »).
2. Notify owner et Notify users or teams — les destinataires (la case Document creator, ainsi que des utilisateurs ou équipes).
3. Notify when — la métrique surveillée : Total invoiced amount ou Total ordered amount, avec la condition is more than.
4. Value — le seuil de déclenchement, exprimé en pourcentage (par ex. 90 %).
5. Notification frequency — Daily, Weekly, Monthly ou At milestone.

Enregistrez avec Save alarm.

Figure 12 — L'écran « Budget alarm rules » : liste des règles existantes à gauche, formulaire de configuration (destinataires, métrique, seuil, fréquence) à droite.

ℹ️ Propriétaire. N'oubliez pas d'assigner un propriétaire aux contrats concernés. Les autres utilisateurs définis dans l'alarme recevront tout de même la notification même si aucun propriétaire n'est défini.

⚠️ Règles de fonctionnement

• Périmètre — les règles d'alarme s'appliquent à tous les budgets. Il n'est pas possible de créer une alarme pour un budget individuel.
• Métriques surveillées — les seuils sont définis en pourcentage du Total invoiced amount ou du Total ordered amount.
• Seuils qui se chevauchent — seul le seuil le plus élevé franchi déclenche une notification (le seuil maximum a la priorité), y compris entre différentes règles. Exemple : avec des seuils à >70 % et >80 %, si le total facturé atteint 85 %, seule l'alerte >80 % se déclenche.
• Autorisations — la création et la modification des rappels suivent les autorisations budgétaires existantes ; il n'existe pas d'autorisation distincte pour les rappels.

3️⃣ Périmètre 3 : Colonnes / filtres ou Analyse / Analytique

Le Périmètre 3 améliore l'utilisation des tableaux du module : choix des colonnes affichées, filtrage avancé et export.

⚙️ Gérer les colonnes

Le bouton Manage columns ouvre une fenêtre « Select columns to display » où vous choisissez les colonnes dans une liste et les réorganisez. La colonne Name est obligatoire et toujours affichée.

Figure 13 — Gestion des colonnes pour le tableau Budget.

Tableau Budget — colonnes disponibles : Name (obligatoire), Document type, Total invoiced amount, Total ordered amount, Purchase order ID, Order status, Business site, Service code, Supplier name.

Tableau Expenses — colonnes par défaut : Name, Ordered amount, Invoiced amount, Document, Date, Third party. Des colonnes supplémentaires disponibles incluent Document type et Nature of the link.

ℹ️ Les données de dépense alimentées par l'API peuvent également comporter, selon la configuration du client : Invoice status (authorized_for_payment, awaiting, cancelled, fully_refunded, internal_review, new, partially_refunded, payment_confirmed, project_validation, refund_pending), Order status (approved, cancelled, closed, open), Payment date, Order date, et des champs personnalisés (un ensemble de champs préalablement configurés par l'équipe support DiliTrust — par ex. Supplier location, Business Unit Code, Project number).

Figure 14 — Gestion des colonnes pour le tableau Expenses.

⚙️ Filtres

Le bouton Filters ouvre un panneau latéral. Les filtres sont disponibles à la fois sur la page de détail d'un budget et sur les vues Expenses.

• Sur un budget : Documents, Document type, Maximum budget, Amount ordered, Remaining to order, Amount invoiced, Remaining to invoice. Chaque critère propose une condition (Is, Is not, Is empty, Is not empty ; pour les montants : Greater than, Equal to, Less than, Between, Not between…) et une valeur (ou une plage From/To pour les montants).
• Sur la vue Expenses : Ordered amount, Remaining to order, Invoiced amount, Remaining to invoice, Supplier, Order date…

Une bascule Always show main document permet de conserver le document parent visible, et une action Clear filters réinitialise le panneau.

Figure 11 — Le panneau « Filters » ouvert sur une page de budget, avec l'option « Always show main document » et le bouton « Clear filters », ainsi que la disposition étendue des métriques (Maximum budget, Total amount ordered, Remaining to order, Total amount invoiced, Remaining to invoice).

⚙️ Export

Un bouton Export est disponible depuis :

• la page de détail du budget (le tableau des documents liés — voir Figure 4) ;
• les vues Expenses (au niveau document, groupe et budget — voir Figure 7).

ℹ️ Un export consolidé depuis la page globale des Budgets arrive prochainement.

⭐ Bonnes pratiques

• Privilégiez la création automatique de budget depuis la fiche de synthèse ; réservez la création manuelle aux budgets enveloppes des accords-cadres.
• Liez un groupe via son document parent pour rattacher tous ses documents en une seule fois.
• Adoptez une convention de nommage claire et cohérente (par ex. « AFD – Contrat 2025 – Services IT ») pour retrouver facilement vos budgets.
• Vérifiez la devise dès la création : elle ne peut plus être modifiée une fois qu'un document est rattaché.
• Consultez régulièrement le panneau Contract finance control des contrats actifs pour suivre les dépenses sans changer d'écran.
• Configurez des règles d'alarme pour anticiper les dépassements, et n'oubliez pas de définir un propriétaire sur les contrats concernés.
• Utilisez la gestion des colonnes, les filtres et l'export pour préparer vos revues.

⚠️ Limites et points d'attention

• La devise d'un budget est immuable après sa création et le module ne gère pas les budgets multi-devises (contrôle de cohérence au moment de la liaison). Les dépenses conservent leur propre devise et ne sont pas converties.
• Le suivi des budgets et des dépenses s'effectue au niveau du document : une annexe ne peut pas porter son propre budget ou sa propre dépense.
• Les budgets de niveau 1 ne propagent pas automatiquement les dépenses de niveau 2 : les documents concernés doivent être liés au budget.
• Les dépenses sont en lecture seule dans le module et alimentées via l'API ; les dépenses annulées (CANCELLED, tant côté commande que facture) sont exclues des montants restants.
• Les montants facturés peuvent être négatifs (consommation).
• Les règles d'alarme s'appliquent à tous les budgets (et non à un budget individuel) et uniquement sur les métriques Total invoiced / Total ordered ; seul le seuil le plus élevé franchi déclenche une notification (y compris entre plusieurs règles).

❓ Questions fréquentes

Comment fonctionne la création automatique de budget ?
Un budget est créé automatiquement lorsqu'un document dispose d'un attribut Maximum Budget Amount (type montant) avec une valeur dans sa fiche de synthèse, que la fiche de synthèse est complétée, et qu'aucun budget n'est déjà lié au document. Le budget hérite du nom du document et de la valeur de l'attribut comme montant maximum. Une fois créé, il se comporte comme une entité indépendante (il subsiste même si le document est ultérieurement retiré). Si la valeur de l'attribut change par la suite, une fenêtre pop-up permet d'écraser ou de conserver le montant maximum du budget.

Comment les montants restants sont-ils calculés ?
Dans la vue standard, Remaining budget = Budget maximum − montant facturé. Dans la vue étendue, Remaining to order = Budget maximum − Montant total commandé et Remaining to invoice = Montant total commandé − Montant total facturé (on ne peut facturer que ce qui a été commandé). Les montants facturés peuvent apparaître sous forme de valeurs négatives (consommation).

Un document peut-il être lié à plusieurs budgets ?
Oui. Le même document ou groupe peut être associé à plusieurs budgets. Sélectionner un document parent lie l'ensemble du groupe en une seule fois.

Qui peut créer et gérer des budgets ?
Les droits sont configurés par l'administrateur (voir la section Autorisations et accès). Les Administrateurs, Éditeurs et Contributeurs peuvent obtenir un accès en lecture/écriture ou en lecture seule aux budgets et dépenses ; les Validateurs et Lecteurs n'ont aucun accès.

Comment suis-je averti d'un dépassement de budget ?
Grâce aux règles d'alarme budgétaire (Périmètre 2) : configurez un ou plusieurs seuils (en pourcentage du montant Total facturé ou Total commandé) et les destinataires choisis sont notifiés lorsqu'un seuil est franchi.

Puis-je modifier le montant d'une dépense dans le module ?
Non. Les dépenses sont des données agrégées, en lecture seule, alimentées via l'API depuis l'ERP du client, et elles conservent leur propre devise.

Que se passe-t-il si je retire un document d'un budget ?
Après confirmation, les totaux facturé et restant du budget sont recalculés sans les montants du document retiré. Si aucune dépense n'était liée au document, les montants restent inchangés ; si des dépenses lui étaient liées, elles restent visibles dans la vue Expenses du document. Un document ne peut être retiré que depuis la page du budget. Un budget créé à partir d'un document subsiste même si ce document est ultérieurement retiré.

Une annexe peut-elle porter son propre budget ?
Non. Le suivi du budget et des dépenses se fait au niveau du document ; une annexe est rattachée à son document et ne porte pas son propre budget ou sa propre dépense.