CLM – Gestion des dépenses : Suivi du budget et des dépenses

⚠️ ACCÈS RESTREINT — Cette fonctionnalité est exclusivement disponible pour certains clients dans le cadre d'un accord contractuel spécifique. Si vous pensez devoir y avoir accès et que vous ne voyez pas cette fonctionnalité, veuillez contacter votre Customer Success Manager.

Le module Gestion des dépenses intègre le suivi du budget et des dépenses directement dans DiliTrust CLM. Il permet aux gestionnaires de contrats de créer des budgets, de les associer aux contrats, de surveiller les dépenses en temps réel et de recevoir des alertes — le tout sans quitter la plateforme. Cette fonctionnalité est progressivement déployée en plusieurs lots de livraison.

⭐ Introduction

La gestion des engagements financiers liés aux contrats est un défi quotidien. Le module Gestion des dépenses comble le fossé entre la gestion des contrats et la supervision financière en intégrant nativement le suivi budgétaire dans DiliTrust CLM. De la création de budgets aux alertes de seuil et aux exports avancés des dépenses, chaque lot de livraison apporte de nouvelles capacités pour vous aider à garder le contrôle de vos dépenses contractuelles.

Ci-dessous, vous trouverez un chapitre pour chaque capacité clé, ainsi que son statut de livraison actuel et sa date de disponibilité prévue.

Voir le prototype complet de la fonctionnalité sur Figma (accès interne requis)

✅ Création de budget — Livré : 22 avril 2026

Vous pouvez créer des budgets directement depuis l'interface Gestion des dépenses et les associer à un nom, un montant total et une devise. Ceci constitue la base de l'ensemble du module.

Comment créer un budget

1. Allez dans la section Gestion des dépenses depuis le menu de navigation principal.
2. Cliquez sur le bouton Créer un budget en haut du tableau.
3. Saisissez le nom du budget, le montant total et sélectionnez la devise.
4. Confirmez pour enregistrer votre budget. Il apparaît maintenant dans le tableau des budgets et est prêt à être lié aux contrats.

Voir l'écran de création de budget dans le prototype Figma

✅ Association Contrat-Budget — Livré : 22 avril 2026

Une fois qu'un budget existe, vous pouvez y associer un ou plusieurs contrats. Cela lie l'enveloppe financière aux documents contractuels pertinents, permettant le suivi des dépenses engagées et réelles.

Comment associer un contrat à un budget

1. Ouvrez le tableau Gestion des dépenses.
2. Sélectionnez le budget que vous souhaitez lier.
3. Cliquez sur Associer un contrat.
4. Recherchez et sélectionnez le ou les contrats à lier.
5. Confirmez l'association. Le contrat est maintenant suivi sous ce budget.

✅ Panneau latéral Budget & Dépenses — Livré : 22 avril 2026

Un panneau latéral dédié est disponible sur chaque document de contrat, affichant en temps réel une liste de tous les budgets et dépenses associés à ce contrat. Cela vous donne un aperçu financier immédiat sans naviguer loin du document.

Comment accéder au panneau latéral

1. Ouvrez n'importe quel document de contrat dans CLM.
2. Cliquez sur l'onglet Budgets & Dépenses dans le panneau latéral de droite.
3. Visualisez la liste des budgets liés, des dépenses associées et du solde restant.

Voir le design du panneau latéral dans le prototype Figma

⏳ Synthèse des dépenses & Budget à partir du document — Planifié : 3 juin 2026

Deux ajouts puissants arrivent dans le Lot 3 pour automatiser davantage le suivi financier directement à partir de vos contrats.

Synthèse des dépenses par document

Un résumé financier consolidé apparaîtra sur chaque document de contrat, affichant : budget total engagé, total des dépenses enregistrées et solde restant — sans nécessiter de filtres manuels. Cela donne à chaque utilisateur un aperçu clair et instantané de la santé financière d'un contrat.

Création de budget à partir d'un document

Plutôt que de saisir manuellement les montants, CLM extraira automatiquement les données financières du contenu du contrat et pré-remplira le formulaire de création de budget. Cela réduit considérablement le temps de saisie et le risque d'erreurs.

1. Ouvrez un document de contrat qui contient des termes financiers.
2. Cliquez sur Créer un budget à partir du document dans le panneau latéral.
3. Vérifiez le montant pré-rempli extrait du contrat.
4. Confirmez pour créer le budget automatiquement lié à ce document.

⏳ Alertes de seuil — Planifié : 29 juin 2026

Des alertes automatisées vous notifieront lorsque les dépenses sur un budget atteignent des seuils définis (par exemple, 80% ou 100% du budget total). Cela garantit qu'aucun dépassement de budget ne passe inaperçu.

Comment fonctionneront les alertes de seuil

• Configurez les seuils d'alerte directement depuis l'écran des paramètres de budget.
• Définissez un ou plusieurs seuils (ex : alerte à 75%, alerte à 100%).
• Les utilisateurs désignés recevront des notifications lorsque les seuils seront franchis.

⏳ Filtres avancés & Export — Planifié : 1er juillet 2026

Le tableau Gestion des dépenses gagnera de puissantes capacités de filtrage et d'export, le rendant adapté aux besoins de reporting et d'audit.

Options de filtrage avancées

• Filtrer les dépenses par plage de montant
• Filtrer par Fournisseur
• Filtrer par date de facture ou date de commande

Export

Une fois filtrée, le tableau des dépenses peut être exporté vers un format de fichier structuré pour utilisation dans des outils de reporting externes ou des Workflows d'audit.

✨ Conseils & Bonnes pratiques

• Créez vos budgets avant d'intégrer les contrats pour assurer un workflow d'association fluide.
• Utilisez des conventions de nommage claires et cohérentes (ex : "AFD – Contrat 2025 – Services IT") pour identifier facilement les budgets dans le tableau.
• Consultez régulièrement le panneau latéral sur les contrats actifs pour surveiller les dépenses sans changer de vue.
• Une fois les alertes de seuil disponibles en juin 2026, configurez-les immédiatement sur vos budgets les plus sensibles.
• Maintenez vos enregistrements de dépenses à jour pour que la vue de synthèse reflète fidèlement la réalité financière.

◾ Limitations & Contraintes connues

• La création de budget à partir d'un document (auto-extraction) n'est pas encore disponible — la saisie manuelle est requise jusqu'au 3 juin 2026.
• Les alertes de seuil ne seront disponibles qu'à partir du 29 juin 2026.
• La fonctionnalité d'export du tableau des dépenses est planifiée pour le 1er juillet 2026. Jusqu'alors, les données doivent être consultées dans la plateforme.
• La synthèse consolidée des dépenses (sans filtres) est attendue le 3 juin 2026.
• L'accès API (CRUD pour budgets et dépenses) est actif mais peut faire l'objet d'ajustements continus — contactez votre CSM pour le statut API actuel.

❓ Questions fréquemment posées

Puis-je lier un contrat à plusieurs budgets ?

Oui. Un seul contrat peut être associé à plusieurs budgets, par exemple pour suivre différentes enveloppes financières ou exercices fiscaux pour la même relation contractuelle.

Qui peut créer et gérer les budgets ?

Les droits d'accès sont configurés par votre administrateur de plateforme. Typiquement, les gestionnaires de contrats et les membres de l'équipe finance avec des permissions d'édition peuvent créer et associer des budgets.

Serai-je notifié lorsque le budget est presque épuisé ?

Oui — les alertes de seuil sont planifiées pour le 29 juin 2026. Une fois livrées, vous pourrez configurer des notifications automatiques à un ou plusieurs seuils de dépenses définis.

Puis-je exporter les données de dépenses à des fins d'audit ?

La fonctionnalité d'export est planifiée pour le 1er juillet 2026 (Lot 6). Jusqu'alors, les dépenses peuvent être consultées dans la plateforme mais ne peuvent pas être exportées directement depuis le tableau Gestion des dépenses.

La synthèse des dépenses inclut-elle toutes les devises ?

La plateforme supporte plusieurs devises. Les montants de budget et les dépenses sont affichés dans la devise définie lors de la création du budget.