CLM – Relations Contractuelles (Liasses Contractuelles)

⭐ Introduction

⚠️ Accès restreint — Cette fonctionnalité est réservée à certains clients dans le cadre d'un accord contractuel spécifique. Si vous pensez devoir y avoir accès et qu'elle n'apparaît pas, contactez votre Customer Success Manager.

Le module Relations contractuelles vous permet de formaliser les liens entre documents associés directement dans DiliTrust CLM. Tout document contractuel — quel que soit son type — peut être regroupé au sein d'une même liasse contractuelle, parcouru sous forme de hiérarchie en cascade, et maintenu cohérent grâce au partage des attributs clés — le tout sans quitter la plateforme.

Il répond à un besoin concret : les contrats existent rarement de façon isolée, et un même processus d'achat peut générer des dizaines de documents pré-contractuels et contractuels qui doivent rester traçables aux côtés du contrat principal. Le module remplace les listes de documents plates et déconnectées par une arborescence contractuelle structurée, ancrée dans le cycle de vie du document. Il a été déployé progressivement à travers plusieurs périmètres (scopes), décrits ci-dessous.

Permissions et accès

Les relations contractuelles s'appuient sur les permissions documentaires existantes, configurées par l'administrateur :

• Administrateurs et Éditeurs — peuvent lier et délier des documents, qualifier la nature de chaque lien et partager des valeurs d'attributs.
• Contributeurs — accès en lecture seule : ils peuvent parcourir la hiérarchie de la liasse et le panneau Documents liés, mais ne peuvent ni créer ni modifier de liens.

Points clés :

• La hiérarchie de la liasse n'affiche que les documents que l'utilisateur est autorisé à voir. Un document inaccessible apparaît sous forme de ligne d'espace réservé qui préserve la structure sans en exposer le contenu.
• Le partage d'une valeur d'attribut suit les droits d'édition sur le document source.
• Une valeur d'attribut peut être partagée avec tout document accessible à l'utilisateur — les documents n'ont pas besoin d'appartenir à la même liasse.

ℹ️ La fonctionnalité elle-même reste soumise à l'accès contractuel restreint mentionné en introduction. Les modalités d'activation et le détail des profils autorisés seront précisés prochainement.

⚙️ Présentation du module

Le module repose sur deux concepts principaux :

• Liasse contractuelle — une arborescence de documents liés entre eux, avec un document principal (racine) et des documents qui lui sont rattachés, chacun qualifié par une nature du lien (Contrat principal / Sous-contrat, Avenant, Annexe ou Autres).
• Partage d'attributs — la propagation de la valeur d'un attribut de la fiche de synthèse depuis un document source vers un ou plusieurs documents cibles.

ℹ️ Tout type de document peut être ajouté à une liasse contractuelle. La nature du lien qualifie la relation contractuelle entre les documents — elle est indépendante du type de document (un bon de commande, une lettre de notification ou une offre de soumissionnaire sont des types de documents, pas des natures de lien).

Il comprend plusieurs périmètres :

ℹ️ Disponibilité :

Les Scopes 1 et 2 sont disponibles.

La liaison multi-sélection et la gestion des colonnes (Scope 3) sont en cours de développement. La liaison automatique des documents d'une liasse via son parent, la liaison depuis la vue Advanced Data et l'exposition via API publique des relations contractuelles sont également en cours de développement.

Dans cet article :

• Permissions et accès
• 1️⃣ Scope 1 : Types de lien, liaison de documents, visualisation de la liasse & partage d'attributs
  • ⭐ Types de lien (nature du lien)
  • ⭐ Lier des documents
  • ⭐ La vue en cascade de la liasse
  • ⭐ Le panneau Documents liés
  • ⭐ Fonctionnement du partage d'attributs
  • ⭐ Partager un attribut
  • ⭐ Modifier ou supprimer une valeur partagée
  • ⭐ Consulter la traçabilité d'un attribut
• 2️⃣ Scope 2 : Panneau de liasse & liaison avancée
• ⏳ Scope 3 : Liaison multi-sélection & gestion des colonnes (en cours de développement)
• ⭐ Bonnes pratiques
• ⚠️ Limites et points d'attention
• ❓ Foire aux questions

1️⃣ Scope 1 : Types de lien, liaison de documents, visualisation de la liasse & partage d'attributs

Le Scope 1 constitue le cœur du module. Il couvre la façon dont les documents sont qualifiés et liés entre eux, la façon dont la hiérarchie contractuelle résultante est visualisée, et la façon dont les valeurs d'attributs de la fiche de synthèse sont partagées et tracées entre documents.

⭐ Types de lien (nature du lien)

Chaque document rattaché sous un document principal est qualifié par une nature du lien qui définit son rôle dans la liasse. Le document principal (racine) lui-même ne porte aucune nature de lien ; la nature qualifie chaque document rattaché en dessous.

ℹ️ Un contrat peut avoir un nombre illimité de documents liés, y compris des annexes — il n'y a aucune limite imposée.

ℹ️ Un document peut être l'enfant d'un document et le parent d'un autre. Lorsqu'un document principal devient rattaché sous un autre, sa nature de lien existante est conservée.

⭐ Lier des documents

Les documents sont importés comme d'habitude ; la liaison est une étape distincte et explicite. Pour créer ou enrichir une liasse, utilisez le flux Lier des documents depuis la vue dossier — ou directement depuis la fiche de synthèse d'un document via le panneau Documents liés.

1. Dans la vue dossier, ouvrez le menu d'actions du document que vous souhaitez utiliser comme document principal et sélectionnez Lier des documents.
2. Étape 1 — sélectionnez les documents à lier dans le sélecteur de dossier. Les documents fraîchement importés peuvent également être sélectionnés ici. Les documents déjà liés apparaissent désactivés, avec une infobulle expliquant pourquoi.
3. Étape 2 — attribuez une nature de lien à chaque document sélectionné (Contrat principal/Sous-contrat, Avenant, Annexe, Autres). Le type de chaque document est affiché à côté pour vous aider à choisir. Lini suggère automatiquement les types de documents ; ajustez si nécessaire.
4. Cliquez sur Confirmer. Un message de succès confirme que les documents sont liés.

ℹ️ Si le type d'un document est encore en cours de détermination par la plateforme, un loader s'affiche sur le type de document — vous pouvez tout de même créer le lien ; le reste du flux est inchangé.

Lier un document qui appartient déjà à une liasse :

• Sélectionner le document principal d'une liasse existante inclut automatiquement tous les documents qui lui sont liés.
• Un document qui est déjà la racine d'une liasse ne peut être lié qu'en tant que Sous-contrat ou Autres.
• Vous pouvez choisir un document principal différent lors de la liaison ; les documents qui lui sont associés sont alors rattachés à la nouvelle liasse en conséquence.

Figure 1 — La fenêtre « Lier un document » : la nature du lien doit être sélectionnée avant que Confirmer ne devienne actif.

Figure 2 — Étape 2 : les quatre natures de lien disponibles. L'infobulle décrit le comportement de partage d'attributs de chaque option.

Figure 3 — Étape 2 : attribution d'une nature de lien (Type de lien) à chaque document. Cliquez sur Confirmer pour finaliser la liasse.

⭐ La vue en cascade de la liasse

À mesure que les structures contractuelles s'étoffent — accord-cadre → contrat d'application → avenant → notification — une liste plate ne suffit plus. Les vues dossier et Contractothèque affichent la liasse complète sous forme de hiérarchie en cascade, indentée.

• Les documents liés apparaissent indentés sous leur document principal.
• Chaque ligne affiche le type de document, la nature du lien et les dates clés — y compris les valeurs héritées via le partage d'attributs.
• Utilisez la flèche à gauche d'un document pour déplier ou replier les documents qui lui sont rattachés.
• La hiérarchie prend en charge n'importe quelle profondeur (n niveaux), reflétant la complexité réelle de vos contrats.

Figure 4 — La vue en cascade de la liasse.

⭐ Le panneau Documents liés

Chaque document d'une liasse dispose d'un panneau Documents liés dans sa fiche de synthèse, offrant une vue d'ensemble structurelle sans quitter le document. Il conserve une structure cohérente :

• Lié à / Document principal — le document situé au-dessus du document courant dans la hiérarchie (affiché lorsque le document courant est au niveau 2 ou inférieur).
• Document courant — le document que vous consultez.
• Avenant(s) — le cas échéant.
• Sous-contrat(s) — le cas échéant.
• Autre(s) — le cas échéant.
• Annexes — le cas échéant.

Cliquez sur n'importe quel document du panneau pour y accéder directement, ou lancez le flux de liaison pour enrichir la liasse depuis cet endroit.

⭐ Fonctionnement du partage d'attributs

Le partage d'attributs copie la valeur d'un attribut de la fiche de synthèse depuis un document source vers un ou plusieurs documents cibles, afin de maintenir cohérentes les informations clés.

• Le partage se fait depuis la fiche de synthèse et est indépendant de la nature du lien : une valeur peut être partagée avec tout document accessible à l'utilisateur, que les documents appartiennent ou non à la même liasse.
• Seuls les attributs ayant une valeur renseignée peuvent être partagés.
• Les documents de type Annexe n'ont pas de fiche de synthèse et ne peuvent donc ni partager ni recevoir de valeurs d'attributs.

Les attributs fréquemment partagés incluent : date d'expiration, titulaire du contrat, valeur du contrat, nom de la contrepartie, droit applicable et montant budgétaire maximum.

⭐ Partager un attribut

1. Ouvrez le document source et localisez, dans sa fiche de synthèse, l'attribut dont vous souhaitez partager la valeur.
2. Survolez l'attribut pour faire apparaître l'icône Partager, puis cliquez dessus.
3. Dans le sélecteur de fichiers, choisissez le(s) document(s) cible(s) — tout document auquel vous avez accès.
4. Confirmez. La valeur est copiée dans le(s) document(s) cible(s).

ℹ️ Un badge à côté de l'icône Partager indique le nombre de documents avec lesquels la valeur a été partagée.

Figure 5 — Le survol d'un attribut fait apparaître l'icône Partager. Le badge indique combien de documents reçoivent déjà cette valeur.

Figure 6 — La fenêtre « Partager la valeur de l'attribut » : sélection des documents qui recevront la valeur.

Figure 7 — L'attribut après partage : le badge confirme que la valeur a été propagée aux documents sélectionnés.

⭐ Modifier ou supprimer une valeur partagée

• Retirer une cible — dans la liste des documents partagés, cliquez sur le X à côté d'un document et confirmez dans la fenêtre. La valeur est alors effacée dans ce document cible et doit être ressaisie si nécessaire.
• Modifier la valeur sur un document cible — cela déconnecte le partage pour ce document ; une confirmation vous est demandée.
• Modifier la valeur sur le document source — la connexion de partage est rompue ; vérifiez les documents concernés après la modification.

⭐ Consulter la traçabilité d'un attribut

CLM indique d'où provient une valeur partagée et quels documents l'ont reçue, ce qui facilite l'auditabilité pour les équipes contractuelles.

1. Ouvrez un document ayant reçu une valeur partagée.
2. Dans sa fiche de synthèse, la valeur héritée est signalée par une icône partagé.
3. Survolez ou cliquez sur l'icône pour voir le document source depuis lequel la valeur a été partagée. Si vous n'avez pas accès à un document lié, les informations disponibles sont affichées dans l'infobulle.

Figure 8 — Traçabilité sur un document cible : l'attribut indique le document source depuis lequel il a été « partagé ».

2️⃣ Scope 2 : Panneau de liasse & liaison avancée

Le panneau de liasse est un panneau latéral dédié qui s'ouvre lorsque vous cliquez sur l'indicateur de liasse sur une ligne de document. Il offre une vue ciblée et contextuelle de la structure de la liasse sans quitter votre vue dossier courante.

Fonctionnalités du panneau :

• Indicateur de liasse — un marqueur visuel sur une ligne de document signale qu'il appartient à une liasse ; un clic ouvre le panneau.
• Affichage du chemin ciblé — le panneau n'affiche que le chemin menant au document sélectionné ; les autres branches sont repliées sous « Afficher X documents supplémentaires ».
• Affichage respectant les permissions — un document inaccessible apparaît sous forme de ligne d'espace réservé, préservant la structure sans en exposer le contenu.
• Affichage du type de document — chaque document indique son type pour qualifier les liens rapidement.

Liaison avancée :

• Qualification document par document lors d'une liaison dans un dossier ou d'une liaison de liasse à liasse.
• Lier un document qui est le document principal d'une liasse existante reporte automatiquement les documents qui lui sont liés.

⏳ Scope 3 : Liaison multi-sélection & gestion des colonnes (en cours de développement)

Les capacités suivantes sont en cours de développement et seront disponibles dans une prochaine version :

• Liaison multi-sélection de documents — lier plusieurs documents à une liasse en une seule action, plutôt qu'un par un.
• Barre d'outils de documentation & gestion des colonnes — une barre d'outils dédiée et une gestion étendue des colonnes pour les listes de liasses, pour une meilleure navigation et personnalisation des vues de liasses.

⭐ Bonnes pratiques

• Décidez quel document est le document principal et lesquels lui sont rattachés avant de lier, afin que la hiérarchie reste intuitive pour tous.
• Attribuez la nature du lien avec précision dès la création, afin que la liasse reflète la structure contractuelle réelle.
• Utilisez le partage d'attributs pour les champs qui doivent rester cohérents entre documents associés : valeur du contrat, nom de la contrepartie, droit applicable, date d'expiration, montant budgétaire maximum.
• N'oubliez pas qu'une annexe n'a pas de fiche de synthèse : saisissez les valeurs à partager sur le contrat ou ses sous-contrats/avenants plutôt que sur les annexes.
• Consultez la traçabilité avant de modifier une valeur partagée, pour comprendre quels documents seront affectés — modifier la valeur sur une cible déconnecte le partage.
• Pour les marchés publics, assurez-vous que la liasse contient tous les documents requis : contrat unique, cahier des charges, offre de soumissionnaire, lettre de notification, accusé de réception — et le cas échéant, déclaration de sous-traitance et documents de négociation.

⚠️ Limites et points d'attention

• Le partage d'attributs n'est possible que depuis un document disposant d'une fiche de synthèse : les annexes ne peuvent ni partager ni recevoir de valeurs d'attributs.
• Le partage est indépendant de la nature du lien et de l'appartenance à une liasse : une valeur peut être partagée avec tout document accessible à l'utilisateur.
• Modifier une valeur partagée — sur la source ou sur une cible — rompt ou déconnecte le partage (une confirmation est demandée). Retirer une cible efface sa valeur, qui doit être ressaisie si nécessaire.
• Les documents inaccessibles à l'utilisateur courant apparaissent sous forme de lignes d'espace réservé dans la hiérarchie de la liasse et le panneau de liasse : leur position est visible mais leur contenu n'est pas exposé.
• Les natures de lien disponibles dépendent de la configuration de votre environnement — contactez votre administrateur pour les ajuster.
• La liaison automatique des documents d'une liasse via son parent, la liaison depuis la vue Advanced Data et l'exposition via API publique des relations contractuelles sont en cours de développement.

❓ Foire aux questions

Qu'est-ce qu'une liasse contractuelle ?
Un ensemble de documents formellement liés dans CLM — par exemple un accord-cadre et tous ses contrats d'application, avenants, bons de commande et documents justificatifs. Elle reflète la structure réelle d'une relation contractuelle. Tout type de document peut être ajouté à une liasse.

Quelles sont les natures de lien disponibles ?
Contrat principal / Sous-contrat, Avenant, Annexe et Autres. Le document principal (racine) lui-même ne porte aucune nature de lien. La nature du lien est indépendante du type de document.

Le partage d'attributs dépend-il de la nature du lien ou de la liasse ?
Non. Le partage se fait depuis la fiche de synthèse et fonctionne avec tout document accessible à l'utilisateur, que les documents appartiennent ou non à la même liasse, et quelle que soit la nature du lien.

Pourquoi ne puis-je pas partager une valeur avec une annexe ?
Une annexe n'a pas de fiche de synthèse : elle ne peut donc ni partager ni recevoir de valeurs d'attributs.

Comment savoir si une valeur a été partagée depuis un autre document ?
La valeur héritée est signalée par une icône partagé dans la fiche de synthèse. Survolez-la ou cliquez dessus pour voir le document source depuis lequel elle a été partagée.

Que se passe-t-il si je modifie une valeur partagée ?
Modifier la valeur sur un document cible déconnecte le partage pour ce document (vous confirmez). La modifier sur la source rompt la connexion de partage. Retirer une cible efface sa valeur, qui doit être ressaisie si nécessaire.

Une liasse peut-elle avoir plusieurs niveaux ?
Oui. Un document peut être rattaché sous un autre et avoir lui-même des documents rattachés en dessous. La vue en cascade affiche la structure complète quelle que soit la profondeur.

Y a-t-il une limite au nombre de documents liés ou d'annexes ?
Aucune limite imposée.

Qu'advient-il de la structure de la liasse lorsqu'un utilisateur n'a pas accès à un document ?
Une ligne d'espace réservé préserve la structure : l'utilisateur voit qu'un document existe à cette position mais ne peut pas accéder à son contenu.

Comment retrouver toutes les liasses d'un même appel d'offres dans la Contractothèque ?
Utilisez les filtres décrits dans l'article CLM – Advanced Data & Search.