CLM – Gestion des dépenses : Suivi du budget et des dépenses

⭐ Introduction

⚠️ Accès restreint — Cette fonctionnalité est exclusivement disponible pour certains clients dans le cadre d'un accord contractuel spécifique. Si vous pensez devoir y avoir accès et que vous ne la voyez pas, contactez votre Customer Success Manager.

Le module Gestion des dépenses (Spend Management) intègre le suivi des engagements contractuels directement dans DiliTrust CLM. Il permet aux gestionnaires de contrats de définir des enveloppes budgétaires, de les rattacher aux documents concernés, de surveiller en temps réel les montants commandés et facturés par rapport aux plafonds autorisés, d'être alertés avant tout dépassement et d'organiser leurs vues (colonnes et filtres) — le tout sans quitter la plateforme.

La fonctionnalité répond à un risque contractuel concret : dépasser, sans le savoir, un seuil négocié, une délégation de pouvoir interne ou un montant déclencheur d'appel d'offres. Elle remplace les suivis manuels sous tableur par un contrôle des engagements ancré dans le cycle de vie du contrat lui-même. Elle a été déployée progressivement en trois périmètres, décrits ci-dessous dans leur version finale.

Permissions et accès

La gestion des budgets et des dépenses s'appuie sur les permissions existantes des budgets, configurées par l'administrateur :

• Administrateurs et Éditeurs — peuvent créer, configurer et modifier les budgets, lier/retirer des documents et gérer les règles d'alarme.
• Contributeurs — accès en lecture seule : ils consultent les budgets, les dépenses et les indicateurs sans pouvoir les modifier.

Points clés :

• Il n'existe pas de permission distincte pour les règles d'alarme : elles suivent les mêmes droits que les budgets.
• Les dépenses sont alimentées via l'API et restent en lecture seule pour tous les profils.
• Un budget est visible par tout utilisateur ayant accès à l'ensemble des documents qui y sont rattachés.

ℹ️ La fonctionnalité elle-même reste soumise à l'accès contractuel restreint mentionné en introduction. Les modalités d'activation et le détail des profils habilités seront précisés prochainement.

⚙️ Vue d'ensemble du module

Le module repose sur deux objets principaux :

• Budget — une enveloppe financière définie par un montant maximum, une devise et une liste de documents liés.
• Dépense (Expense) — les commandes (orders) et factures (invoices) rattachées à un document, fournies par les API DiliTrust depuis l'ERP du client, puis agrégées au niveau du document, de la liasse contractuelle et du budget.

ℹ️ Les dépenses sont rattachées à un document via son identifiant de document. Une annexe (qui ne possède pas d'identifiant de document propre) ne peut donc pas porter directement de budget ni de dépense : le suivi s'effectue au niveau du document.

Il est composé de plusieurs périmètres :

ℹ️ Disponibilité :

Le Périmètre 1 est disponible.

Le système de rappel (Périmètre 2) et la gestion des colonnes / filtres (Périmètre 3) sont déployés progressivement.

Les fonctions d'export, de partage / ajout de responsable et la création automatique de budget par attribut arriveront prochainement.

Contenu de l'article :

• ? Permissions et accès
• 1️⃣ Périmètre 1 : Gestion / Pilotage du budget et des dépenses
  • ⭐ Accéder aux budgets
  • ⭐ Créer un budget (manuellement)
  • ⭐ La page de détail d'un budget (Budget overview)
  • ⭐ Lier des documents à un budget
  • ⭐ Retirer un document d'un budget
  • ⭐ Consulter les dépenses (Expenses)
  • ⭐ Pilotage financier depuis le contrat (Contract finance control)
  • ⭐ Création automatique d'un budget depuis la fiche de synthèse
  • ⚠️ Règles et cas particuliers
• 2️⃣ Périmètre 2 : Système de rappel ou suivi des budgets
  • ⭐ Créer une règle d'alarme
  • ⚠️ Règles de fonctionnement
• 3️⃣ Périmètre 3 : Colonne / filtre ou Analyse / Analytics
  • ⚙️ Gestion des colonnes (Manage columns)
  • ⚙️ Filtres (Filters)
• ⭐ Bonnes pratiques
• ⚠️ Limitations et points d'attention
• ❓ Foire aux questions

1️⃣ Périmètre 1 : Gestion / Pilotage du budget et des dépenses

Le Périmètre 1 constitue le cœur du module. Il couvre tout le cycle de vie d'un budget, depuis sa création jusqu'au suivi de ses dépenses, ainsi que le pilotage financier directement depuis un contrat.

⭐ Accéder aux budgets

Une nouvelle entrée Budgets est disponible dans le menu de navigation principal de la salle Contrats. Tant qu'aucun budget n'existe, la page affiche un état vide invitant à en créer un.

Figure 1 — La page Budgets dans son état initial : « There are no budgets yet! » et le bouton « Create a budget ».

ℹ️ Visibilité : tout utilisateur ayant accès à l'ensemble des documents associés à un budget peut voir ce budget. La page Budgets affiche donc non seulement les budgets créés par l'utilisateur, mais aussi ceux auxquels il accède via des documents partagés.

⭐ Créer un budget (manuellement)

Cliquez sur Create a budget. Une fenêtre de création s'ouvre. Renseignez :

1. Budget name (obligatoire) — le nom du budget.
2. Budget maximum (obligatoire) — le montant maximum de l'enveloppe.
3. Currency / devise (obligatoire) — la devise du budget.
4. Documents (optionnel) — vous pouvez lier des documents immédiatement ou le faire plus tard.

Deux actions de validation sont proposées : Confirm (enregistre et redirige vers la page du budget créé) et Confirm and create another budget (enregistre puis rouvre une fenêtre de création vierge).

Figure 2 — Fenêtre « Create a budget » : nom, montant maximum + sélecteur de devise, et sélecteur de documents.

⚠️ La devise d'un budget ne peut pas être modifiée après sa création. Un bandeau d'information le rappelle : « The currency selected for a budget can't be updated after it's created. » Le bouton de confirmation reste désactivé tant que le nom, le montant maximum et la devise ne sont pas renseignés.

⭐ La page de détail d'un budget (Budget overview)

La page d'un budget se compose de son titre, d'un bouton Configure budget (renommer, modifier le montant maximum, etc.), d'un bouton Link documents, des indicateurs clés et d'un tableau des documents liés.

Dans sa version finale, l'en-tête présente cinq cartes d'indicateurs :

• Maximum budget — le montant maximum défini à la création (seul indicateur modifiable manuellement).
• Total amount ordered — somme des montants commandés (fournie par l'API).
• Remaining to order — Maximum budget − Total amount ordered.
• Total amount invoiced — somme des montants facturés (fournie par l'API, avec un lien View expenses).
• Remaining to invoice — Maximum budget − Total amount invoiced.

Figure 3 — Détail d'un budget : indicateurs en haut, tableau des documents liés (Name, Document Type, Total invoiced amount, Total ordered amount, Actions), recherche et export.

Le tableau des documents liés affiche, pour chaque document : son type, son Total invoiced amount, son Total ordered amount et une colonne Actions (retirer le document du budget). Les liasses contractuelles sont présentées en arborescence (tree-view) afin de conserver les relations entre documents.

⚠️ Lorsqu'aucune dépense n'existe pour un document, les cellules Total invoiced / Total ordered restent vides (et n'affichent pas « 0 € ») : l'absence de dépense est distincte d'une valeur à zéro.

⭐ Lier des documents à un budget

Depuis la page du budget, cliquez sur Link documents. Un sélecteur de fichiers s'ouvre et permet de rechercher et de cocher un ou plusieurs documents à ajouter au budget.

Figure 4 — Liaison de documents : recherche par nom et sélection multiple dans l'arborescence des dossiers.

La liaison à l'échelle d'une liasse — sélectionner le document principal (parent) pour ajouter automatiquement tous les documents qui lui sont liés — est en cours de développement.

Figure 5 — Liaison d'une liasse : « Linking the main document automatically links all linked documents. » Les documents déjà liés sont affichés à l'état désactivé (« This document is already linked to this budget »).

Points à retenir :

• Tout document peut être lié à un budget, qu'il soit signé ou non.
• Un même document ou une liasse peut être lié à plusieurs budgets.
• La liaison automatique des documents d'une liasse via son parent est en cours de développement.

⭐ Retirer un document d'un budget

Dans la colonne Actions du tableau, l'icône de suppression permet de retirer un document. Une fenêtre de confirmation s'affiche avant validation.

Figure 6 — Confirmation « Remove document from the budget » : le budget sera recalculé sans les montants du document retiré.

Après confirmation, les montants Total invoiced et Remaining du budget sont recalculés.

⭐ Consulter les dépenses (Expenses)

Les dépenses sont des données agrégées rattachées à un document (via son document_id) ; elles peuvent ensuite être consultées au niveau du document, de la liasse ou du budget. Les dépenses d'un budget correspondent à la somme des dépenses de ses documents et liasses.

On peut consulter les dépenses à trois niveaux :

1. Document — en cliquant sur la valeur Total invoiced amount d'une ligne du tableau, l'utilisateur est redirigé vers la page Expenses du document.
2. Liasse — dépenses de la liasse, ou dépenses individuelles des documents qui la composent.
3. Budget — via le lien View expenses de la carte Total invoiced amount.

La page Expenses présente deux indicateurs (Total invoiced amount, Total ordered amount) et un tableau listant : nom de la facture, montant commandé, montant facturé, document associé (dans le cas d'une liasse ou d'un budget), date de facture et tiers (third party).

⚠️ Propagation niveau-1 / niveau-2. Un budget créé au niveau d'un contrat (niveau-1) ne récupère pas automatiquement les dépenses des documents de niveau-2 (bons de commande / SO & PO) qui lui sont contractuellement liés. Pour les voir dans l'écran Expenses, il faut lier manuellement ces documents au budget concerné ; une simple relation contractuelle ne déclenche pas la propagation.

ℹ️ Les cartes d'indicateurs ne s'affichent que lorsqu'au moins une dépense existe. Les informations de dépense sont en lecture seule : l'utilisateur ne peut pas les modifier. Lorsque les dépenses sont consolidées au niveau d'un budget, tous les montants sont exprimés dans la devise du budget.

⭐ Pilotage financier depuis le contrat (Contract finance control)

Une nouvelle page Contract finance control est disponible dans la vue document (panneau latéral), dédiée aux budgets et dépenses du document. Elle comporte deux onglets : Expenses et Budgets.

Figure 7 — Onglet Budgets : liste de tous les budgets auxquels le document est lié (Budget maximum, Remaining amount, lien « Open budget »). Un document peut être lié à plusieurs budgets.

Figure 8 — Onglet Expenses : indicateurs Total invoiced amount et Total ordered amount du document (ou de la liasse si le document est un parent), avec un lien « View details ».

Depuis cet onglet, l'utilisateur peut ouvrir un budget existant ou lier le document à un budget via le bouton Link to a budget.

Figure 9 — « Link to a budget » : rechercher un budget existant par son nom…

Figure 10 — …ou en créer un nouveau (Budget name + Maximum budget et devise) directement depuis le contrat.

ℹ️ Pour détacher un document d'un budget, il faut passer par la page du budget : le détachement direct depuis la vue document n'est pas prévu.

⭐ Création automatique d'un budget depuis la fiche de synthèse

Un budget peut être créé automatiquement lorsque les deux conditions suivantes sont réunies :

• un attribut de type montant est renseigné ;
• la fiche de synthèse (summary sheet) du document est complétée.

Figure 11 — Section BUDGET de la fiche de synthèse : la valeur de l'attribut « Maximum budget amount » sert de montant maximum du budget auto-créé.

Le budget auto-créé hérite du nom du document, et la valeur de l'attribut spécifique est utilisée comme montant maximum. Il est ensuite accessible depuis la page Budgets et depuis le panneau Contract finance control du document.

Figure 12 — Le budget auto-créé apparaît dans l'onglet Budgets du contrat (montant maximum et montant restant hérités de l'attribut).

Si la valeur de l'attribut est modifiée alors qu'un budget a déjà été créé à partir de celui-ci, l'utilisateur peut choisir d'écraser le montant maximum du budget avec la nouvelle valeur ou de conserver l'actuelle.

ℹ️ Un budget créé à partir d'un document subsiste même si ce document est ensuite retiré du budget : le budget et son historique de calcul sont conservés.

⚠️ L'extraction automatique échoue si la devise de l'attribut diffère de celle d'un budget ou de dépenses déjà rattachés au document : la devise doit rester cohérente avec les budgets/dépenses déjà associés.

⚠️ Règles et cas particuliers

• Devise verrouillée — la devise d'un budget est figée dès qu'au moins un document y est rattaché (et non seulement à la réception des dépenses).
• Incohérence de devise (currency mismatch) — cette version ne prend pas en charge les budgets multi-devises. Si l'on tente de lier un document dont la devise (de l'attribut montant) diffère de celle du budget, un message (pop-over) indique que le ou les documents sélectionnés ne peuvent pas être ajoutés.
• Périmètre des dépenses — le suivi s'effectue au niveau du document ; une annexe ne peut pas porter de budget ni de dépense propre.
• Dépenses annulées — les dépenses au statut CANCELLED sont exclues des calculs de montants restants. La mécanique distingue les deux statuts : une commande annulée (order cancelled) sort du « Remaining to order », et une facture annulée (invoice cancelled) sort du « Remaining to invoice ».
• Permissions — la création et la gestion des budgets suivent les droits d'accès configurés par l'administrateur (voir la section Permissions et accès).

2️⃣ Périmètre 2 : Système de rappel ou suivi des budgets

Le Périmètre 2 ajoute un système de rappel : l'utilisateur sélectionne un indicateur de budget ou de dépense et choisit d'être notifié lorsqu'il atteint un seuil défini.

⭐ Créer une règle d'alarme

Les règles se gèrent depuis Configuration → Alarm rules → Budget alarm rules. Cliquez sur Create rule, puis définissez :

1. Name / Description — le libellé de la règle (ex. « Threshold alert - 90% of the invoiced limit »).
2. Notify owner et Notify users or teams — les destinataires de la notification (créateur du document, utilisateurs, équipes…).
3. Notify when — l'indicateur surveillé (ex. Total invoiced amount) et la condition.
4. Value — le seuil de déclenchement (ex. 90 %).
5. Notification frequency — Daily, Weekly, Monthly ou At milestone.

Enregistrez avec Save alarm. Les destinataires désignés reçoivent la notification par e-mail au franchissement du seuil.

Figure 13 — Écran « Budget alarm rules » : liste des règles existantes à gauche, formulaire de configuration (destinataires, indicateur, seuil, fréquence) à droite.

⚠️ Règles de fonctionnement

• Portée — les règles d'alarme s'appliquent à tous les budgets. Il n'est pas possible de créer une alarme pour un budget individuel.
• Chevauchement de seuils — seul le seuil le plus élevé franchi déclenche une notification (le seuil maximum est prioritaire). Exemple : avec des seuils >70 % et >80 %, si le total facturé atteint 85 %, seule l'alerte >80 % se déclenche. Ce principe s'applique même lorsque les seuils proviennent de règles différentes.
• Permissions — la création et la modification des rappels suivent les permissions existantes des budgets : les Administrateurs et Éditeurs peuvent créer/modifier les règles ; les Contributeurs sont en lecture seule. Il n'existe pas de permission distincte pour les rappels.

3️⃣ Périmètre 3 : Colonne / filtre ou Analyse / Analytics

Le Périmètre 3 améliore l'exploitation des tableaux du module : choix des colonnes affichées et filtrage avancé.

⚙️ Gestion des colonnes (Manage columns)

Le bouton Manage columns ouvre une fenêtre permettant de choisir les colonnes à afficher parmi une liste d'options et d'en réordonner l'ordre. La colonne Name est obligatoire et reste toujours affichée.

Figure 14 — Gestion des colonnes du tableau Budget : colonnes disponibles à gauche (Document type, Total invoiced/ordered amount, Purchase order ID, Order status, Business site, Service code, Supplier name…) et colonnes sélectionnées à droite.

La même fonctionnalité est disponible sur le tableau des Dépenses.

Figure 15 — Gestion des colonnes du tableau Expenses (Name, Ordered amount, Invoiced amount, Document, Date, Third party, Document type, Nature of the link…).

Colonnes standards disponibles (data model) — type de donnée et origine :

⚙️ Filtres (Filters)

Le bouton Filters ouvre un panneau latéral permettant de filtrer le tableau d'un budget selon les éléments proposés : Documents, Document type, Maximum budget, Amount ordered, Remaining to order, Amount invoiced, Remaining to invoice… Chaque critère propose une condition et une valeur (ou une plage From/To pour les montants).

Figure 16 — Panneau « Filters » ouvert sur la page d'un budget, avec l'option « Always show main document » et le bouton « Clear filters ». On y retrouve les cinq indicateurs en version finale (Maximum budget, Total amount ordered, Remaining to order, Total amount invoiced, Remaining to invoice).

⭐ Bonnes pratiques

• Créez vos budgets avant d'y rattacher les contrats afin de fluidifier le flux d'association.
• Adoptez une convention de nommage claire et cohérente (ex. « AFD – Contrat 2025 – Services IT ») pour retrouver facilement vos budgets.
• Vérifiez la devise dès la création : elle ne pourra plus être modifiée une fois un document rattaché.
• Consultez régulièrement le panneau Contract finance control des contrats actifs pour suivre les dépenses sans changer d'écran.
• Configurez des règles d'alarme sur vos budgets les plus sensibles pour anticiper les dépassements.
• Utilisez la gestion des colonnes et les filtres pour préparer vos revues et vos exports.

⚠️ Limitations et points d'attention

• La devise d'un budget est immuable après création et le module ne gère pas les budgets multi-devises (contrôle de cohérence à la liaison).
• Le suivi des dépenses s'effectue au niveau du document : une annexe ne peut pas porter de budget ni de dépense propre.
• La liaison automatique des documents d'une liasse via son parent est en cours de développement.
• Les budgets de niveau-1 ne propagent pas automatiquement les dépenses de niveau-2 : les documents concernés doivent être liés manuellement au budget.
• Les dépenses sont en lecture seule dans le module et alimentées via l'API ; les dépenses annulées (CANCELLED, côté commande comme facture) sont exclues des montants restants.
• Les cellules de montant restent vides en l'absence de dépense (différent de « 0 € »).
• Les règles d'alarme s'appliquent à tous les budgets et non à un budget individuel ; seul le seuil le plus élevé franchi déclenche une notification (seuil maximum prioritaire, y compris entre règles).

❓ Foire aux questions

Un document peut-il être lié à plusieurs budgets ?
Oui. Un même document ou une même liasse peut être associé à plusieurs budgets (par exemple pour suivre des enveloppes ou des exercices différents).

Qui peut créer et gérer les budgets ?
Les droits sont configurés par l'administrateur (voir la section Permissions et accès). Les Administrateurs et Éditeurs créent et gèrent les budgets et les règles d'alarme ; les Contributeurs sont en lecture seule.

Comment suis-je prévenu d'un dépassement de budget ?
Via les règles d'alarme budgétaire (Périmètre 2) : configurez un ou plusieurs seuils et les destinataires recevront une notification par e-mail au franchissement.

Puis-je modifier un montant de dépense dans le module ?
Non. Les dépenses sont des données agrégées en lecture seule, alimentées via l'API depuis l'ERP du client.

Que se passe-t-il si je retire un document d'un budget ?
Après confirmation, les totaux facturé et restant du budget sont recalculés sans les montants du document retiré. Un budget créé à partir d'un document subsiste même si ce document est ensuite retiré.

Une annexe peut-elle porter son propre budget ?
Non. Le suivi budgétaire et les dépenses s'attachent au niveau du document ; une annexe est rattachée à son document et ne porte pas de budget ni de dépense propre.