Affaires juridiques - Permettre aux utilisateurs métier de soumettre des demandes juridiques

Cette fonctionnalité permet à tout collaborateur interne de soumettre une demande juridique ou liée à un contrat en envoyant simplement un e-mail à une boîte de réception juridique dédiée. Aucun compte DiliTrust n'est requis. Les équipes juridiques reçoivent des demandes structurées et traçables directement dans la Gestion des affaires juridiques, ce qui élimine la ressaisie manuelle et le chaos des e-mails non structurés.

✅ À qui cette fonctionnalité s'adresse-t-elle ?

Cette fonctionnalité est conçue pour deux types d'utilisateurs :

• Les utilisateurs métier et les collaborateurs internes qui doivent soumettre des questions juridiques, des demandes de revue de contrats ou de validation à l'équipe juridique, sans avoir besoin d'un compte DiliTrust.
• Les contributeurs juridiques (conseillers juridiques internes) qui reçoivent, traitent et suivent ces demandes directement dans la Gestion des affaires juridiques.

⭐ Quand cette fonctionnalité est-elle utile ?

Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les situations suivantes :

• Un utilisateur métier doit poser une question juridique ou demander la revue d'un contrat, mais n'a pas accès à la Gestion des affaires juridiques.
• L'équipe juridique est submergée par des demandes non structurées reçues par e-mail ou via des messages informels, sans possibilité de suivi.
• Une demande liée à un contrat comprend des pièces jointes qui doivent être stockées dans le CLM sans duplication manuelle.
• Les conseillers juridiques internes souhaitent réduire le temps consacré à la ressaisie manuelle des demandes soumises par d'autres personnes.

✨ Principaux avantages

• Soumission sans friction : les utilisateurs métier soumettent leurs demandes par e-mail, sans formation ni compte requis.
• Suivi structuré : les équipes juridiques gèrent toutes les demandes entrantes dans une interface unique et traçable.
• Intégration directe au CLM : les pièces jointes des demandes reçues par e-mail peuvent être enregistrées directement dans le clausier juridique.
• Réduction des doublons : fini les fichiers dispersés entre les boîtes de réception e-mail, les lecteurs partagés et le CLM.

✅ Guide étape par étape

Pour les utilisateurs métier (soumettre une demande)

1. Envoyez un e-mail à la boîte de réception juridique dédiée fournie par votre équipe juridique.
2. Indiquez un objet clair décrivant votre demande (par exemple : Revue de contrat - Accord fournisseur).
3. Joignez directement à l'e-mail tous les documents pertinents.
4. Vous recevrez une confirmation et pourrez effectuer un suivi en répondant à l'e-mail.

Pour les contributeurs juridiques (traiter une demande)

1. Ouvrez la Gestion des affaires juridiques et accédez à votre boîte de réception ou à la liste des demandes.
2. Recherchez la demande entrante soumise par e-mail, qui apparaît comme une nouvelle demande structurée.
3. Examinez les détails, les pièces jointes et tout contexte fourni par le demandeur.
4. Échangez directement avec le demandeur depuis le fil de la demande afin de la qualifier ou de recueillir davantage d'informations.
5. Enregistrez les pièces jointes pertinentes dans la demande, dans la Gestion des affaires juridiques ou directement dans le CLM.
6. Si la demande est liée à un contrat, associez ou créez un contrat dans le CLM depuis la demande.

◼ Limitations et contraintes connues

• Les utilisateurs métier qui soumettent des demandes par e-mail n'ont pas besoin d'un compte DiliTrust, mais ils ne peuvent pas accéder directement à la Gestion des affaires juridiques.
• La boîte de réception juridique dédiée doit être configurée par votre administrateur avant que cette fonctionnalité soit active.
• L'acheminement automatique des fichiers vers le CLM nécessite que le contributeur sélectionne manuellement l'emplacement où les pièces jointes doivent être enregistrées.
• La création d'un tout nouveau contrat à partir d'une demande est prévue dans une prochaine version.

❓ FAQ

Les utilisateurs métier ont-ils besoin d'un compte DiliTrust pour soumettre une demande ?

Non. Tout collaborateur interne peut soumettre une demande en envoyant simplement un e-mail à la boîte de réception juridique dédiée. Aucun compte ni identifiant de connexion n'est requis.

Où les demandes soumises par e-mail apparaissent-elles pour l'équipe juridique ?

Elles apparaissent directement dans la Gestion des affaires juridiques sous forme de demandes structurées et traçables, exactement comme les demandes créées par les contributeurs au sein de la plateforme.

Puis-je joindre des documents à ma demande envoyée par e-mail ?

Oui. Les pièces jointes envoyées avec l'e-mail sont disponibles pour le contributeur juridique dans la demande et peuvent être enregistrées dans la Gestion des affaires juridiques ou dans le CLM.

L'équipe juridique peut-elle répondre au demandeur depuis la Gestion des affaires juridiques ?

Oui. Les contributeurs peuvent échanger directement avec le demandeur depuis le fil de la demande, sans quitter la plateforme.

Qui configure la boîte de réception juridique dédiée ?

Votre administrateur DiliTrust configure la boîte de réception juridique. Contactez votre administrateur ou votre account manager DiliTrust pour l'activer.