Comment organiser les dossiers dans le module Contrat ?

Dans cet article, nous verrons les bonnes pratiques en matière d'organisation des dossiers sur le module Contrats, quelles sont les questions à se poser pour définir son arborescence, etc.

L'arborescence des dossiers, c’est-à-dire l'organisation de vos documents dans des dossiers, va permettre de :

• Assurer la confidentialité des contrats en définissant les utilisateurs qui y auront accès ;
• Permettre de retrouver facilement un contrat.

Dans cet article, nous allons voir : 

• Le fonctionnement des dossiers sur le module Contrats
• Les questions à se poser avant de créer ses dossiers
• Quelques exemples d'architectures typiques

Le fonctionnement des dossiers dans le module Contrat

La logique principale à avoir en tête en créant l'architecture de ses dossiers est qu’un dossier sera accessible à des utilisateurs / équipes en consultation ou écriture. On a donc le schéma suivant :

• 1 Dossier>
  • Accès par 1 ou plusieurs utilisateur(s) et/ou
  • Accès par 1 ou plusieurs Équipe(s) >
    • Accès en consultation ou
    • Accès en écriture sur les contrats concernés.

La notion d'équipe est donc étroitement liée à l'organisation des dossiers. Elle facilite le paramétrage des accès aux dossiers en le réalisant par groupes d'utilisateurs, plutôt qu'utilisateur par utilisateur. Il faut créer vos équipes en fonction de vos dossiers afin de pouvoir paramétrer quelle équipe a accès à quel dossier.
Pour en savoir plus sur les équipes, consultez l'article dédié. 

Après avoir déterminé, pour vos dossiers, qui y a accès, il vous faudra déterminer quel type d'accès est attribué.
Sur le module Contrats, les utilisateurs peuvent disposer de deux types de droits d'accès :

• Droits d'écriture sur les dossiers / documents : l'utilisateur peut labelliser, modifier ou supprimer des éléments sur la fiche de synthèse. Il peut modifier, déplacer, ajouter des documents dans le dossier, et enfin, il peut également envoyer des documents en validation / signature, si son rôle le lui permet.
• Droits de lecture sur les dossiers / documents : l'utilisateur peut seulement les visualiser / consulter au sein du dossier.

Pour en savoir plus sur le paramétrage des droits d'accès, consultez l'article dédié.

Les questions à se poser avant de créer ses dossiers

Avant de se lancer dans la création des dossiers, il est important d'avoir décidé l'architecture des dossiers que l'on souhaite mettre en place.

Voici quelques questions à se poser :

• Comment sont gérés actuellement les droits d’accès sur les contrats ? Faut-il garder le même fonctionnement ?
• Quelles sont les contraintes concernant les droits d’accès (niveau de confidentialité, utilisation par les différentes équipes concernées) ?
• Pour chaque équipe, qui doit accéder aux contrats ?
• Faut-il des droits d’accès différenciés par population d’utilisateurs ?
• La gestion des droits d’accès respecte-t-elle le schéma d’une organisation interne ?

Enfin, en question subsidiaire : est-ce que le dossier que j'envisage de créer à une utilité ? Nous recommandons de limiter le nombre de dossiers à créer. 

En effet, notre puissant moteur de recherche permet de rechercher très rapidement et facilement un document dans la plateforme, il n'est donc pas nécessaire de multiplier les sous-dossiers. Via le moteur de recherche, il est possible de réaliser des recherches par mots-clés, type de document, clause, élément clé, etc.

Quelques exemples d'architecture typique

L'objectif de votre architecture est de paramétrer l'accès aux contrats pour vos utilisateurs et de ranger vos documents. Elle doit permettre de retrouver aisément les contrats tout en gérant vos impératifs en matière de confidentialité.

Voici quelques exemples d'architectures typiques, en fonction de :

• Expertise juridique

L'organisation des dossiers est déterminée par l'expertise juridique. Dans ce cas, l'outil est surtout utilisé par des professionnels du droit, avocats et équipes juridiques.
 L'accès à l'outil est contrôlé par ces professionnels du droit et les non-juristes y ont accès sur demande.

Par exemple, les dossiers principaux seront donc : Commerce, propriété intellectuelle, antitrust, sociétés, immobilier... Et les sous-dossiers seront ensuite organisés par clients internes (Finance, RH, Achats... ), par régions, par noms de projets, etc.

• Clients internes / Directions

L'organisation des dossiers est déterminée par les clients internes des juristes. Dans ce cas, l'outil est utilisé en contact étroit avec les non-juristes qui doivent avoir un accès facile et constant aux documents. L'accès à un dossier entier sera donné à une équipe sans distinction fine au sein de l'équipe.

Par exemple, les dossiers principaux seront donc : Finances, Achats, Marketing, etc.

Les sous-dossiers peuvent être organisés ensuite par régions, par noms de projets, etc.

• Types de documents

L'organisation des dossiers est déterminée par les types de documents. Dans ce cas, les juristes et les non-juristes sont considérés comme des contributeurs égaux.

Cette organisation peut être utile lorsqu'un type de document peut être créé par plusieurs intervenants.

Par exemple, les dossiers principaux seront donc : crédit-bail, contrat commercial, contrat de prêt...

Les sous-dossiers peuvent être organisés ensuite par partenaire, fournisseurs, contrepartie, etc.

À noter que dans ce type d'usage, l'intérêt est de classer et ranger les dossiers, car le moteur de recherche permet de trier vos documents par type de document, fournisseur, etc.