Comment renseigner les dates et durées de ma fiche de synthèse ?

Vos fiches de synthèse présentent pour la plupart les champs de dates et durées suivants :

• Date de signature
• Condition de durée
  • Durée déterminée
  • Durée indéterminée
  • Renouvellement avec accord
  • Tacite reconduction
• Date de prise d'effet
• Date d'expiration
• Durée du contrat
• Préavis de résiliation
• Si la "Condition de durée" sélectionnée est "Tacite reconduction" : 
  • Nombre de renouvellements du contrat
  • Durée de renouvellement du contrat
  • Contrat résilié
    • Oui
    • Non 

Ces champs permettent entre autre de mettre à jour de manière automatique les statuts de vos contrats en fonction des informations renseignées.
Notez que ces champs peuvent parfois différer en fonction des paramétrages spécifiques réalisés sur vos fiches de synthèse.

Pour en savoir plus sur les statuts des contrats sur DiliTrust, consultez l'article dédié.

Dans cet article, nous verrons : 

• Quelle condition de durée renseignée et quels impacts ? 
• Comment gérer un contrat à Durée déterminée ? 
• Comment gérer un contrat à Durée indéterminée ?
• Comment gérer un contrat à Reconduction avec accord ?
• Comment gérer un contrat en Tacite reconduction ?

Quelle condition de durée renseignée et quels impacts ? 

Le choix de la condition de durée de votre contrat aura un impact majeur sur le traitement par la suite de la plateforme des dates que vous renseignez (date de prise d'effet, date d'expiration). 

Les conditions de durée possibles sont : 

• Durée déterminée : si votre contrat a une date de prise d'effet et une date d'expiration déterminée au moment de la signature dudit contrat et qu'aucun prolongement de cette durée n'est prévu.
  
• Durée indéterminée : si votre contrat a une date de prise d'effet, mais avec une durée illimitée.
  
• Renouvellement avec accord : si votre contrat à une date de prise d'effet et qu'un renouvellement est prévu au contrat, si un accord est défini entre les parties.
• Tacite reconduction : si votre contrat a une date de prise d'effet et que le contrat est renouvelé automatiquement à sa date de première échéance, sans action nécessaire des parties et sauf résiliation réalisée dans les conditions prévues au contrat.

En fonction de la condition de durée retenue, le fonctionnement de la mise à jour du statut de votre contrat sera différente. 

Comment gérer un contrat à Durée déterminée ? 

Si votre contrat est à durée déterminée, il vous faudra renseigner impérativement : 

• Date de prise d'effet : celle prévue au contrat ; 
• Date d'expiration : celle prévue au contrat.

Le contrat sera considéré comme En cours tant que la date de prise d'effet sera dans le passé et la date d'expiration dans le futur. 

Dès que la date d'expiration viendra à échéance, le statut du contrat sera automatiquement mis à jour en Expiré sans action nécessaire de votre part.

Comment gérer un contrat à Durée indéterminée ?

Si votre contrat est à durée indéterminée, il vous faudra renseigner impérativement : 

• Date de prise d'effet : celle prévue au contrat.

Notez que la date d'expiration n'est pas à compléter, car le contrat est considéré ne pas en avoir.

Le contrat sera considéré comme En cours tant que la date de prise d'effet sera dans le passé. 

Si le contrat venait à être rompu ou résilié, il vous faudra mettre à jour le champ Date d'expiration en fonction de la date de la résiliation afin que le statut du contrat passé en Expiré.

Comment gérer un contrat à Reconduction avec accord ?

Si votre contrat est à reconduction avec accord, il vous faudra renseigner impérativement : 

• Date de prise d'effet : celle prévue au contrat ; 
• Date d'expiration : celle prévue au contrat.

Le contrat sera considéré comme En cours tant que la date de prise d'effet sera dans le passé et la date d'expiration dans le futur. 

Dès que la date d'expiration viendra à échéance, il conviendra de venir mettre à jour DiliTrust en fonction des actions opérées : 

• Si aucun accord n'a été conclu pour reconduire le contrat : aucune action n'est nécessaire, le contrat passera automatiquement en Expiré en fonction de la date d'expiration renseignée.
• Si un accord a été conclu afin de reconduire le contrat, il vous faudra déposer l'accord en tant qu'avenant du contrat et renseigner les nouvelles données pour cet avenant (nouvelle date de signature, date de prise d'effet, date d'expiration, etc.). Le contrat principal sera alors considéré comme Expiré et l'avenant sera considéré comme le document En cours.   

Comment gérer un contrat en Tacite reconduction ? 

Si votre contrat est à tacite reconduction, en renseignant le champ condition de durée, les champs complémentaires suivants apparaîtront :  

• Nombre de renouvellements du contrat
• Durée de renouvellement du contrat
• Contrat résilié (Oui / Non)

Il vous faudra renseigner impérativement : 

• Date de prise d'effet : celle prévue au contrat ; 
• Date d'expiration : celle prévue initialement au contrat.
• Contrat résilié : indiqué "Non" tant que le contrat n'est pas résilié.

Le contrat sera considéré comme En cours tant que la date de prise d'effet sera dans le passé. La date d'expiration renseignée n'aura pas d'impact car le contrat sera toujours considéré comme En cours, car reconduit tacitement. 

Si le contrat est résilié, il vous faudra mettre à jour le champ "Contrat résilié" en indiquant "Oui". Le statut sera alors mis à jour automatiquement en Résilié.

Vous souhaitez être notifié qu'un contrat arrive à échéance ? C'est possible en mettant en place des alarmes sur vos contrats ! Pour en savoir plus, consultez l'article dédié.