Comment compléter la fiche de synthèse ?

Les suggestions sont affichées par item sur la fiche de synthèse sous la forme de liste d'une ou plusieurs suggestions.

Dans l'exemple ci-dessous, l'IA suggère pour le Numéro SIREN de l'entité du contrat un numéro capté dans le contrat (cf. numéro SIREN à droite dans le 2ᵉ paragraphe du bloc de dénomination des parties). Cette suggestion est réalisée sur la base du contexte et des autres informations du contrat.

Afin de valider une suggestion parmi celles proposées, il vous faut cliquer sur le petit robot et sélectionner la bonne suggestion.

Dans notre exemple, il vous suffit de cliquer sur la fiche de synthèse à gauche sur le numéro SIREN proposé, tel que réalisé ci-dessous.

L'information dans votre contrat passera donc d'orange (couleur des informations suggérées par l'IA) à vert (couleur des informations validées).

Pour visualiser simplement l'information dans votre document, utilisez l'icône loupe qui vous renverra directement vers le champ dans votre contrat.

Dans l'exemple ci-dessous, en cliquant sur la loupe, vous visualiserez dans votre contrat l'endroit où a été trouvé la date de prise d'effet du contrat suggérée par l'IA afin de valider ou non cette suggestion en fonction. 

Et de la même façon, cliquez sur la date que vous souhaitez retenir pour la valider et l'intégrer à votre fiche de synthèse.

Si l'information dont vous avez besoin n'a pas été identifiée par l'IA, vous pouvez sélectionner cette information directement dans le corps de votre contrat afin de l'ajouter à votre fiche de synthèse.

Dans l'exemple ci-dessous, l'IA n'a réalisé aucune suggestion pour le SIREN de la Contrepartie, vous allez donc : 

• Recherchez où se trouve l'information dans le document ;
• Sélectionnez l'information concernée au sein du contrat en surlignant le numéro SIREN souhaité (sélectionnez le texte souhaité) ; 
• Indiquez à quel champ de la fiche de synthèse est rattachée cette information. Dans l'exemple, vous recherchez "SIREN" et vous sélectionnez le champ "SIREN - Contrepartie" car il s'agit du SIREN de la contrepartie du contrat ; 
• L'information est automatiquement ajoutée à votre fiche de synthèse et passe en vert en tant qu'information validée.

⚠️ Il est préférable de ne pas compléter le champ directement sur la fiche de synthèse, mais de plutôt chercher l'information dans votre contrat et de la labelliser comme réalisé ci-dessus.

 En effet, dans le présent exemple, il vous est également possible de rentrer manuellement le numéro SIREN directement dans la fiche de synthèse, sans le rattacher à une information dans votre contrat. Mais en procédant ainsi l'IA ne captera pas où se trouve l'information dans votre contrat et ne pourra pas améliorer ses suggestions en ce qui concerne la complétude de ce champ.

Labelliser des clauses dans vos contrats

Pour labelliser des clauses, la méthode est identique :

• Valider les suggestions de l'IA ; ou
• Labelliser les clauses directement dans le contrat. 

Afin de labelliser les clauses, quelques outils complémentaires sont disponibles afin de redimensionner les clauses, identifier les clauses à risques, etc. 

Pour en savoir plus, consultez l'article détaillé.

Suivi et finalisation de la complétude de la fiche de synthèse

Lorsque vous complétez la fiche de synthèse, les informations ajoutées sont enregistrées automatiquement au fur et à mesure de vos modifications. 

À la fin de votre fiche de synthèse, suivez la complétude de celle-ci en fonction des champs que vous avez complétés : 

• Via un pourcentage de complétude : ce pourcentage est calculé en fonction des champs complétés / nombre de champs total ;
• Via le nombre de champs obligatoires restant à compléter : est présenté le nombre de champs obligatoires complétés vs le nombre à compléter. En effet, certains champs de votre fiche de synthèse sont obligatoires à renseigner.  

Enfin, lorsque vous complétez les champs attendus, vous pouvez "Terminer la synthèse", afin d'indiquer que sa complétude est finalisée. 

Il n'est pas nécessaire d'atteindre 100% de complétude pour Terminer la synthèse, mais il est indispensable d'avoir complété l'ensemble des champs obligatoires.

La complétude et la validation de votre fiche de synthèse permet : 

• D'avoir une base de données riche et pertinente
• De réaliser des recherches avancées
• De créer vos graphiques
• D'avoir les statuts de vos contrats à jour
• De passer ensuite à l'étape Workflow et donc d'envoyer le document en validation / signature.
• De suivre les fiches terminées VS celles encore à compléter ou en cours de complétude.  

Autres actions

En complément, afin d'ajuster les informations ajoutées à votre fiche de synthèse, d'autres actions sont disponibles : 

• Éditer l'information suggérée par l'IA : cliquez sur éditer pour accéder au mode d'édition de la fiche de synthèse. Vous pourrez ainsi apporter vos modifications.

• Redimensionner une clause captée par l'IA : consultez l'article dédié.
• Ajouter une information complémentaire à votre fiche de synthèse : consultez l'article dédié.

Découvrez les articles de notre blog sur les
fiches de synthèse et comment elles aident au quotidien les entreprises !