Comment créer les fiches de synthèses ?

Créez depuis l'onglet Fiche de synthèse de vos Paramètres, les types de documents et leur fiche de synthèse associé, que vous retrouverez tout au long de votre utilisation du module Contrats DiliTrust. 

Elle permet de renseigner des informations clés de vos contrats. À partir de ces informations, retrouvez plus facilement vos documents depuis la recherche avancée, créez des graphes, ou des workflows de validation.

Retrouvez plus d'information sur la fiche de synthèse et ses impacts dans l'article dédié.

TABLE DES MATIÈRES

• Lexique
• Générer une fiche de synthèse à partir du modèle Global DiliTrust.
• Paramétrer ma fiche de synthèse
• Modifier le libellé / titre de ma fiche de synthèse ainsi que sa visibilité
• Créer des attributs et clauses
• Copier une fiche de synthèse 
• Supprimer une fiche de synthèse 

Lexique

Quelques notions clefs pour bien débuter :

• Fiche par défaut : il s’agit d’une fiche de synthèse qui va définir la structure de base générale par défaut de toutes vos autres fiches créés afin de vous permettre de gagner du temps et conserver une structure homogène. Vous y retrouvez 4 sections de bases avec leurs attributs et clauses, que vous pouvez adapter en fonction de vos besoins.

• Types de documents : Catégorie principale à laquelle appartient le contrat

       Exemple : Accord de confidentialité, contrat de prestation, etc.

• Clauses : Paragraphe d’un contrat défini par un titre et une hiérarchie

       Exemple : Objet du contrat, modalité de paiement etc.

• Attributs : Entités (champs) nécessitant une identification spéciale au sein du contrat (Nombre, Date, Durée, Montant, Lieu, Superficie, Personne, Organisation)

Exemple : Nombre, Date, Durée, Montant, Lieu, Superficie, etc.

• Modèle Global : Attributs et clauses présents dans la base de données générale de DiliTrust: Ces clauses et attributs bénéficient déjà d’un pré-entrainement de l’IA

• Modèle Local : Attributs et clauses créés spécifiquement sur votre environnement ne bénéficiant pas d’un pré-entraînement de l’IA 

• Section : permets d’organiser de manière thématique votre fiche de synthèse contenant des attributs et/ou des clauses

Générer une fiche de synthèse à partir du modèle Global DiliTrust.

Si votre rôle vous le permet, vous pouvez donc accéder dans les Paramètres à une section dédiée Fiches de synthèses. 

Par défaut, cette dernière est vide.

Afin de l’alimenter, il vous faudra donc cliquer sur : Ajouter un type de document 

Deux options s’offrent à vous : 

• Partir d’un modèle préétabli existant sur DiliTrust avec sa fiche de synthèse pré-établi (en sélectionnant dans la liste déroulante)
• Créer votre fiche de synthèse, si le type de document que vous souhaitez créer n’est pas proposé.

Il vous est possible d’utiliser un type de contrat “Autre document” pour les cas rares non couverts par les types de documents paramétrés pour vous

Attention, pour faciliter le travail de l’intelligence artificielle, préférez partir d’un type de document déjà existant et d’attributs / clauses du modèle global lorsque c’est possible.

Par exemple : un seul accord de confidentialité par plateforme pour optimiser les résultats de l’IA. Jouez avec les paramétrages de votre fiche de synthèse pour l’adapter à vos besoins et à vos différents cas d’usage.

Paramétrer ma fiche de synthèse

Pour construire votre fiche de synthèse, ajoutez des sections et attributs/clauses. 

Section :

• Cliquez sur nouvelle section en bas de la page
• Nommez la section
• Choisissez sa catégorie
• Indiquez le nombre de fois où elle apparaît défaut et jusqu'à combien de fois un utilisateur peut ajouter la section dans votre fiche de synthèse 

Une fois créée, glissez la nouvelle section à l'endroit de votre choix.

Attributs/Clauses :

Depuis la section de votre choix :

• Cliquez sur Ajouter un attribut ou une clause
• Recherchez l'élément puis cliquez dessus

Une fois ajouté, glissez l'élément dans la section à l'endroit de votre choix.

Il est possible de paramétrer une clause / un attribut selon les modalités suivantes :

• Visibilité : les équipes de votre choix pourront voir s'afficher ou non l'attribut/clause dans la fiche de synthèse.
• Obligatoire : l’utilisateur sera obligé de compléter le champ pour pouvoir Terminer la fiche de synthèse.
• Choix multiple : le champ peut correspondre à plusieurs options / valeurs
• Conditionnel : le champ apparaîtra uniquement dans certaines conditions. Exemple si dans l’attribut précédent la donnée France est sélectionnée alors, le numéro de SIRET s’affiche

Les champs de dates et durées sont non modifiables / personnalisables dans vos fiches (sauf cas exceptionnel) car ils déterminent de manière automatique les statuts des contrats.

Il n’est pas nécessaire que vos fiches de synthèse soient exhaustives, car vous pouvez intégrer autant d’informations complémentaires que souhaité. 

À noter, qu’il n’est pas possible de conditionner la visibilité des sections. Cependant, si une section est vide pour une équipe (aucun attribut / clause qu’elle contient ne les concerne), elle sera automatiquement masquée.

Modifier le libellé / titre de ma fiche de synthèse ainsi que sa visibilité

Cliquez sur l’icône du crayon pour éditer pour modifier l’intitulé du type de document ainsi que sa visibilité pour les équipes.

Cela permet de distinguer, parmi vos utilisateurs, quelles équipes pourront avoir accès à quelle fiche de synthèse.

Cliquez sur une équipe pour lui donner accès à la fiche de synthèse. À noter que si vous sélectionnez une équipe parente, les sous-équipes seront automatiquement sélectionnées. Vous pouvez décocher les équipes non concernées par la fiche de synthèse.

Créer des attributs et clauses

Vous ne trouvez pas un élément (attribut / clause) dans la fiche de synthèse proposé ?

Si votre rôle vous le permet, vous pouvez donc accéder dans les Paramètres à une section dédiée Gestion des Labels.

Avant de créer un attribut ou une clause, vérifiez qu’il n’existe pas déjà. Parfois l’élément existe, mais avec une nomenclature différente. Préférez existant et d’attributs / clauses du modèle global lorsque c’est possible pour optimiser l’IA.

Si vous devez créer un élément, alors il vous faudra d’abord sélectionner si vous souhaitez créer une clause, un attribut ou un type de document (à savoir que nous vous conseillons de créer les types de documents directement via l’onglet Fiche de synthèse pour avoir une structure adaptée également)

Cliquez sur Ajouter un label

• Donner le nom de votre attribut et les traductions nécessaires
• Sélectionner le format / type d’attribut parmi :
  1. Montant
  2. Area
  3. Yes/No
  4. Personne
  5. Date
  6. Date et heure
  7. Durée
  8. Liste
  9. Lieu
  10. Nombre
  11. Organisation
  12. Pourcentage
  13. Référentiel
  14. Texte

Ce format d’attribut est important notamment dans l’affichage de votre attribut dans la fiche de synthèse (par exemple si je sélectionne Montant, la devise va s’afficher avec un menu déroulant automatiquement).

À noter, que lorsque vous créez un attribut, mais souhaitez finalement en faire une clause (ou vice/versa), ne le modifiez pas. À la place, créez une nouvelle clause (ou un nouvel attribut). La modification clause <> attribut perturbe le travail de l’IA

Pour supprimer un élément créé, il vous faudra cliquer une fois sur l’élément, puis sélectionner la corbeille en haut à droite de votre écran.

Attention, la suppression d’un label est irréversible, et entraîne la suppression également des données validées dans les fiches de synthèses existantes.

Création de liste par import CSV 

Importez des listes directement sur la plateforme. Sélectionnez le type d'attribut énumération, puis téléchargez le CSV dédié, et l’ouvrir via Excel format séparateur de virgule.

Supprimez la première ligne si nécessaire pour que les en-têtes de ligne soit “FR, en, de”. Garder la 1ʳᵉ colonne “id” vide et si les autres colonnes langues ne sont pas utilisées, les laisser vides également (ne pas les supprimer).

Complétez le fichier avec : une colonne = une langue // une ligne = une option de la liste.

Si vous avez converti votre fichier en Excel pour travailler dessus, pensez à l’enregistrer de nouveau de CSV (Excel format séparateur de virgule) avant de l’importer dans la plateforme.

Lors de la création d’un attribut liste, après avoir cliqué sur valider, pour que la liste des options s’affiche, rafraîchissez la page.

Copier une fiche de synthèse 

Créé vos fiches de synthèses pour qu'elles aient toutes la même structure homogène.

Lorsque vous souhaitez créer une fiche similaire à une fiche de synthèse déjà existante :

• Ajoutez un type de document
• Cliquez sur Copier depuis, une fois sur la page de la fiche de synthèse
• Sélectionnez la fiche de synthèse à copier

Retrouvez alors les sections, attributs et clause de cette fiche. Apportez-y les modifications nécessaires.

Supprimer une fiche de synthèse 

Supprimez une fiche de synthèse ou attribut/clause depuis DiliTrust est irréversible et entraîne la suppression des données déjà remplies sur l’existant. Pour éviter des erreurs, il n’est pas possible de supprimer quoi que ce soit depuis l’onglet Fiche de synthèse :

• Accédez à votre environnement DiliTrust puis à la gestion des labels depuis les paramètres
• Sélectionnez la clause, attribut ou type de document que vous souhaitez supprimer
• Cliquez sur la corbeille qui apparaît à droite de l’écran

Notes : Un type de document = une fiche de synthèse.

Il n’est pas possible de modifier plusieurs fiches de synthèse à la fois, il faudra faire les changements une fiche à la fois.