Comment paramétrer les variables et paragraphes libres dans mes modèles de contrat depuis Word ou Google ?

Lors de la création d’un modèle de contrat et pour automatiser la création de nouveaux contrats, vous devez identifier et paramétrer les variables de celui-ci. 

Pour rappel, lors de la création d'un nouveau contrat, l'utilisateur sera invité à remplir un formulaire contenant les informations clés du contrat qui autocomplètera le contrat sur la base des informations renseignées.

Ce formulaire est construit en fonction des variables et paragraphes libres que vous insérez dans votre contrat.

Dans cet article, vous verrez : 

• Comment paramétrer le formulaire de génération de contrats ?
• Comment insérer des variables dans votre modèle de contrat ?
• Comment insérer un paragraphe libre ?
• Comment créer une condition ?
• Comment insérer une clause ?

Pour en savoir plus sur la création de modèle de contrat, consultez l'article dédié.

⚠️ Au fil de vos paramétrages, pensez à sauvegarder vos modifications en cliquant sur Sauvegarder.

Comment paramétrer le formulaire de génération de contrats ?

Lors de la création d'un nouveau contrat, l'utilisateur doit remplir un formulaire reprenant les informations clés du contrat.
Par exemple, dans le visuel ci-dessous, les informations à compléter sont : 

• Pour l'entité de la société : Dénomination sociale, Numéro Siren, Représentant légal
• Pour la contrepartie : Dénomination sociale, Numéro Siren, Représentant légal

En complétant ces informations, lors de la création du contrat, celles-ci viennent remplir automatiquement le contrat. Comme dans l'exemple ci-dessous :

Pour personnaliser ce formulaire, il vous faut paramétrer votre modèle de contrat en fonction en intégrant des variables et paragraphes libres, comme détaillé dans les sections ci-dessous.

Comment insérer des variables dans votre modèle de contrat ? 

Les sections 

Retrouvez dans le formulaire, les sections associés à la fiche de synthèse du type de document. Très souvent, vous allez retrouver a minima, les sections Entité, Contrepartie et Dates. 

Ajoutez des sections en cliquant sur +Section en bas du formulaire. Nommez votre nouvelle section et insérez-y les attributs ou paragraphe libre de votre choix.

Les attributs

Pour ajouter des variables dans votre modèle de contrat, vous pouvez ajouter un attribut ou une clause présente sur la fiche de synthèse du type de document ou ajouter un nouvel élément. 

Pour se faire :

• Placer votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer la variable 
• Sélectionnez dans la fiche, la variable que vous souhaitez ajouter dans votre texte.

Si la variable n’est pas présente dans la liste, cliquez sur Ajouter un attribut, puis rechercher l’attribut de votre choix. Une fois ajoutée, vous retrouverez cet attribut dans la section Autres informations de votre fiche de synthèse.

Rendez l'attribut obligatoire à remplir lors de la complétude du formulaire de génération.

Pour cela, cliquez sur les trois petits points à droite de l'attribut et cochez la case obligatoire.

Un astérisque rouge apparaît à droite de l'attribut pour signaler que cet élément est obligatoire à remplir.

Si un attribut doit être présent dans plusieurs sections, pensez à l'ajouter dans chaque section. Si vous ajoutez un attribut dans la mauvaise section, cliquez dessus et déplacez-le dans la bonne section. 

Pour supprimer un attribut, cliquez sur les petits points à droite de l'attribut et sélectionnez Supprimer du template.

N'oubliez pas de sauvegarder votre travail.

Comment insérer un paragraphe libre ? 

En complément des variables qui correspondent généralement à un ou plusieurs mots, à une date, un montant, etc. vous avez également la possibilité d'intégrer des paragraphes libres qui s'afficheront comme des blocs de texte dans votre contrat.

Dans le formulaire à remplir, il s'affichera comme suit :

L'ajout d'un paragraphe libre dans un modèle de contrat se fait depuis le bouton dédié en bas de la section dans laquelle vous souhaitez l'ajouter :

• Placez votre curseur à l'endroit du texte où vous souhaitez l'ajouter
• Cliquez sur Ajouter un paragraphe libre dans la section de votre choix
• Remplissez-les informations demandées :
  • Titre : le nom du champ que vos utilisateurs compléteront
  • Description : les indications permettant à votre utilisateur de comprendre quelles informations sont attendues dans ce champ.

Pour supprimer un paragraphe libre, cliquez sur les trois petits points à sa droite et sélectionnez supprimer du template.

Comment insérer des conditions dans votre modèle de contrat ?

Vous pouvez choisir d’afficher certains éléments ou blocs de texte, en fonction des informations rempli dans le formulaire. Cela vous évite de créer différentes versions d’un même document, avec seule différence une clause, un bloc de texte ou un mot.

Depuis la rubrique Condition, définissez quel élément du formulaire servira de condition.

• Sélectionner dans la liste déroulante un attribut ou recherchez l'attribut de votre choix, 
• Indiquez ensuite l’opérateur (égal, inférieur à, supérieur ou égal à, etc.) sur lequel repose la condition.
• Entrez ou choisissez dans la liste déroulante la valeur qui déclenchera la condition.
• Enfin, sélectionnez le texte, qui s’affichera lorsque les conditions sont remplies. 

Ainsi, lors de la génération de contrats, si les informations remplies correspondent à celle déclenchant la condition, vous verrez apparaître dans le contrat les éléments qui ont été déterminés au préalable.

Les éléments peuvent être retrouvés à deux endroits, dans votre modèle grâce aux crochets roses, ainsi que dans la rubrique Condition. À tout moment, cliquez sur la loupe pour retrouver la condition dans le texte.

Passez votre souris sur la condition existante et cliquez sur la croix qui apparaît pour la supprimer.

Lors de la génération d'un contrat, remplissez le champ conditionnel, si la donnée entrée correspond à la condition, une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec les champs concernés.

Comment insérer une clause ?

Les clauses à insérer dans les modèles de contrat sont à paramétrer au préalable dans votre clausier. Vous pouvez ensuite les ajouter dans votre contrat.

• Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer la clause dans le document

• Cliquez sur l'onglet Clausier au niveau de la barre latérale à droite

• Sélectionnez la clause et cliquez sur Insérer

Il apparaît entre crochet violet.

Toute clause ajoutée ne peut être modifiée directement depuis le template. Pour cela, il vous faudra retourner au clausier, sélectionner la clause en question et le modifier.

Pour en savoir plus sur la gestion des clauses, consultez l'article dédié.

Pour en savoir plus sur l'insertion de clause dans les modèles de contrat, consultez l'article dédié.

Une fois que vous avez finalisé le paramétrage de votre modèle de contrat, vous pouvez alors rédiger un nouveau contrat sur la base de ce modèle.