Générer le procès-verbal de votre réunion

Le procès-verbal est le compte rendu officiel et écrit d'une réunion du conseil. Dans les Instances digitalisées (BP), vous pouvez le rédiger vous-même à partir d'un modèle, ou laisser l'IA préparer un premier brouillon à partir des informations déjà recueillies pour la réunion.

✋ Qui peut faire quoi

• Les secrétaires et les administrateurs (utilisateurs autorisés à créer et valider les procès-verbaux) peuvent créer un procès-verbal manuellement ou avec l'IA, le modifier, puis l'enregistrer et le valider.

☝ Que contient un procès-verbal ?

• La date, l'heure et les participants de la réunion.
• Les points de l'ordre du jour abordés.
• Les résolutions adoptées et les votes réalisés.
• Les documents examinés.
• Les principaux points de discussion.

✍ Secrétaires et administrateurs : créer un procès-verbal manuellement

Cette option vous laisse un contrôle total sur la forme et la formulation.

1. Ouvrez la réunion.
2. Cliquez sur Créer le procès verbal.
3. Choisissez votre modèle.
4. Renseignez les informations nécessaires.
5. Enregistrez et validez le procès-verbal.

⚡ Secrétaires et administrateurs : générer un brouillon avec l'IA

L'IA utilise vos transcriptions audio, vos notes de réunion, les points de l'ordre du jour, les votes et les documents pour rédiger un brouillon, organisé par point de l'ordre du jour, sous forme de puces faciles à modifier. Elle repère aussi les tâches évoquées à l'oral pendant la réunion, même si personne ne les a notées. Lorsque la transcription les mentionne, les échéances et les responsables sont également identifiés.

1. Ouvrez la réunion, puis cliquez sur Créer le procès verbal.

2. Cliquez sur Créer un brouillon avec IA.

3. Ajoutez les informations. Vous devez ajouter au moins un fichier de transcription.

4. Relisez le brouillon préparé par l'IA.
5. Modifiez les sections qui le nécessitent.
6. Enregistrez et validez le procès-verbal lorsqu'il est finalisé.

Pour obtenir un procès-verbal généré par l'IA qui suit votre propre format, consultez BP – Procès-verbaux IA dans votre propre format. Pour transcrire l'audio de votre réunion, consultez BP – Transcription audio des réunions du board.

⭐ Conseils

• Relisez toujours le brouillon de l'IA avant de le valider, pour vérifier son exactitude et sa conformité.
• Utilisez l'IA pour gagner du temps, puis adaptez la formulation au style de votre conseil.
• Tenez les résolutions et les votes à jour dans la plateforme pendant la réunion : le brouillon de l'IA sera de meilleure qualité.
• Vous pouvez combiner les deux options : générer un brouillon avec l'IA, puis le modifier manuellement.

⛔ Limites

• Vous pouvez générer un brouillon uniquement après la publication de la réunion.
• Les procès-verbaux générés par l'IA sont des brouillons. Une personne doit les relire et les valider avant qu'ils deviennent officiels.
• Pour que l'audio soit pris en compte dans le brouillon, la transcription audio doit avoir été activée pendant la réunion.
• Seuls les utilisateurs autorisés peuvent créer et valider des procès-verbaux.

❓ FAQ

Une transcription est-elle obligatoire pour générer un brouillon avec l'IA ?

Oui. Vous devez ajouter au moins un fichier de transcription.

Puis-je modifier le brouillon de l'IA ?

Oui. Relisez et modifiez n'importe quelle section, puis enregistrez et validez.

Pourquoi ne puis-je pas générer de brouillon ?

La réunion doit d'abord être publiée, et vous devez être autorisé à créer des procès-verbaux.