Gérer les Dépenses

Notre fonctionnalité Spend Management aide les équipes juridiques à garder un contrôle total sur les coûts des avocats externes, à suivre les budgets et à obtenir une visibilité sur les dépenses liées à chaque Affaire (juridique). Avec Spend Management, vous pouvez analyser les dépenses juridiques, rationaliser la gestion des factures et prendre des décisions basées sur les données ⚖️.

☝ Qu'est-ce que Spend Management ?

Spend Management centralise toutes les dépenses liées à vos Affaires (juridiques). Il vous permet de :

• ✅ Enregistrer et suivre les factures des cabinets d'avocats et des fournisseurs
• ✅ Comparer les dépenses réelles aux budgets alloués
• ✅ Suivre les dépenses par Affaire (juridique), par fournisseur ou par période
• ✅ Générer des rapports pour identifier des opportunités d'économies

Cela signifie que vous saurez toujours où va votre budget, éviterez les dépassements de budget et justifierez plus facilement les coûts auprès de l'entreprise.

✍ Comment Accéder à Spend Management

1. Ouvrez l'Affaire (juridique) pour laquelle vous souhaitez gérer les dépenses.
2. Cliquez sur l'onglet Spend dans l'espace de travail de l'Affaire (juridique).

Vous verrez désormais toutes les factures existantes et les allocations budgétaires liées à cette Affaire (juridique).

✍ Ajouter une Nouvelle Dépense ou Facture

1. Dans l'onglet Spend, cliquez sur Add Invoice.

1. Saisissez les informations requises :
   • Nom du Fournisseur / Cabinet d'Avocats
   • Numéro de Facture et Date
   • Montant
   • Affaire (juridique) Associée
   • Notes ou Description (facultatif)
2. Joignez les fichiers justificatifs disponibles (par exemple, factures PDF).
3. Cliquez sur Save pour enregistrer la dépense.

❗ Remarque : Certains champs peuvent être obligatoires selon la configuration de votre entreprise.

⭐ Suivi des Budgets et Rapports

Spend Management vous aide également à surveiller les budgets et à générer des analyses :

• Allocation Budgétaire : Attribuez un budget à chaque Affaire (juridique) ou fournisseur.
• Dépenses vs Budget : Visualisez des barres de progression montrant les dépenses actuelles par rapport aux limites.
• Rapports : Exportez ou visualisez les dépenses par Affaire (juridique), département ou fournisseur pour identifier les tendances.

Cette transparence vous permet de mieux négocier les tarifs avec les cabinets d'avocats et d'optimiser vos opérations juridiques ✊.

☝ Conseils et Bonnes Pratiques

• ✍ Maintenez les factures à jour en temps réel pour éviter les surprises de dernière minute.
• ⚖️ Utilisez les allocations budgétaires pour éviter les dépassements dès le début du Cycle de vie de contrat de l'Affaire (juridique).
• ⭐ Générez des rapports de dépenses mensuels pour maintenir la visibilité et assurer la Conformité aux politiques internes.

❓ Limitations et Points à Connaître

• Spend Management dépend d'une saisie de données précise et rapide — des factures incomplètes réduisent la qualité des rapports.
• L'intégration avec les fournisseurs d'e-billing peut nécessiter une configuration supplémentaire.
• Autorisations : Seuls les utilisateurs disposant du bon niveau d'accès peuvent ajouter ou modifier des factures.

✨ Conclusion

Spend Management dans DiliTrust Matter Management facilite le suivi des coûts, le respect du budget et la démonstration de la valeur de votre équipe juridique. En combinant transparence et analyses exploitables, vous gagnez à la fois en contrôle financier et en alignement stratégique avec l'entreprise.