Complément Outlook de gestion des affaires juridiques

Les informations importantes liées aux affaires juridiques restent souvent bloquées dans les boîtes de réception. Le complément Outlook de gestion des affaires juridiques résout ce problème en vous permettant de relier facilement les e-mails et les pièces jointes directement à vos affaires juridiques, sans quitter Outlook ⚡.

Vous vous assurez ainsi que toutes les communications pertinentes sont centralisées, consultables et toujours disponibles dans l'affaire juridique appropriée.

☝ Qu'est-ce que le complément Outlook ?

Le complément Outlook connecte votre flux de travail de messagerie à la Gestion des affaires juridiques DiliTrust. Il vous permet de joindre des e-mails et des documents à des affaires juridiques en quelques clics, afin de conserver des dossiers juridiques complets et à jour.

• ✅ Fini les chargements manuels
• ✅ Aucune information perdue dans les boîtes de réception personnelles
• ✅ Traçabilité complète des communications liées aux affaires juridiques

⚡ Guide d'installation

Il existe deux façons d'installer le complément de gestion des affaires juridiques DiliTrust, selon la manière dont votre organisation gère Microsoft 365.

Option 1 — Déploiement centralisé par le service informatique (recommandé)

Il s'agit de la méthode privilégiée par les organisations. Votre administrateur informatique déploie le complément pour tous les utilisateurs (ou un groupe spécifique) via le Centre d’administration Microsoft 365. Une fois le déploiement effectué, aucune action n'est requise de la part des utilisateurs.

Pour les administrateurs informatiques :

1. Téléchargez le fichier manifeste : MM_Outlook_manifest.production.xml joint à cette page.
2. Accédez au Centre d’administration Microsoft 365.
3. Accédez à Settings > Integrated apps.
4. Cliquez sur Upload custom apps.
5. Sélectionnez Upload manifest file (.xml), puis téléchargez le fichier manifeste DiliTrust.
6. Choisissez le périmètre de déploiement : tous les utilisateurs, des groupes spécifiques ou des utilisateurs spécifiques.
7. Cliquez sur Deploy — le complément apparaîtra dans Outlook pour les utilisateurs concernés dans un délai de 24 heures.

Autorisations : le complément demande uniquement l'accès ReadItem : il lit l'e-mail que vous sélectionnez, et rien de plus. Aucun accès en écriture à votre boîte aux lettres n'est accordé.

Option 2 — Installation individuelle

Si la politique de votre organisation l'autorise, les utilisateurs peuvent installer eux-mêmes le complément directement depuis Outlook.

Depuis Outlook sur le web (OWA) :

1. Ouvrez Outlook sur le web et connectez-vous.
2. Accédez directement à la boutique de compléments intégrée au client : https://outlook.office.com/mail/inclientstore.
3. Cliquez sur My add-ins dans le panneau de gauche, puis faites défiler la page jusqu'à Custom add-ins.
4. Cliquez sur + Add a custom add-in > Add from file.
5. Téléchargez le fichier MM_Outlook_manifest.production.xml fourni par votre équipe de compte DiliTrust.
6. Confirmez l'installation — le bouton DiliTrust apparaîtra dans la barre d'outils Outlook lorsque vous consulterez des e-mails.

Depuis Outlook pour ordinateur (Windows / Mac) :

1. Ouvrez Outlook et accédez à l'onglet Home.
2. Cliquez sur Get Add-ins (ou Store selon votre version).
3. Dans la fenêtre des compléments, cliquez sur My add-ins > Custom add-ins > + Add a custom add-in > Add from file.
4. Téléchargez le fichier MM_Outlook_manifest.production.xml et confirmez.

⚠️ L'installation individuelle peut être limitée par la politique informatique de votre organisation. Si l'option est grisée, contactez votre administrateur informatique pour mettre en place un déploiement centralisé (Option 1).

Prérequis

• Forfait Microsoft 365 : tout forfait incluant Outlook (Business Basic ou version supérieure)
• Versions d'Outlook prises en charge : Outlook pour ordinateur (Windows & Mac), Outlook sur le web
• Version minimale de l'API de boîte aux lettres : 1.3
• Boîtes aux lettres partagées / déléguées : ✅ Prises en charge
• Mobile (iOS / Android) : ❌ Non pris en charge
• Module DiliTrust requis : la Gestion des affaires juridiques doit être activée sur votre instance DiliTrust
• Autorisations utilisateur : vous devez avoir accès à au moins une affaire juridique dans DiliTrust

✍ Relier des e-mails à une affaire juridique existante

Le complément apparaît dans votre barre d'outils lorsque vous consultez un e-mail — il n'est pas disponible en mode rédaction.

Joignez directement un e-mail à une affaire juridique existante en quelques clics. Le contenu et les métadonnées de l'e-mail sont stockés de manière sécurisée dans l'affaire juridique.

Vous pouvez choisir de :

• Relier uniquement le dernier e-mail, ou
• Relier l'intégralité du fil d'e-mails pour conserver tout le contexte de la conversation

Joindre des documents

Tout fichier reçu par e-mail (PDF, Word, Excel, etc.) peut être relié de manière sécurisée à l'affaire juridique en tant que pièce jointe.

Conseil : le complément peut être épinglé afin de rester ouvert lorsque vous naviguez entre les e-mails — idéal pour les sessions de classement en série.

✅ Comment utiliser le complément

1. Ouvrez un e-mail dans Outlook.
2. Cliquez sur le bouton DiliTrust dans la barre d'outils de votre e-mail.
3. Sélectionnez l'affaire juridique à laquelle vous souhaitez relier l'e-mail.
4. Choisissez de joindre uniquement le dernier e-mail ou l'intégralité du fil d'e-mails.
5. Confirmez pour relier l'e-mail et les pièces jointes.

✅ L'e-mail et les documents sont désormais disponibles de manière sécurisée dans l'affaire juridique sélectionnée.

⭐ Conseils et bonnes pratiques

• ⭐ Reliez les e-mails dès leur réception afin d'éviter de manquer des informations importantes.
• ✍ Utilisez la liaison de l'intégralité du fil pour les négociations ou les discussions en cours.
• ⚖️ Joignez directement les documents depuis les e-mails afin de conserver une piste d'audit complète.
• ☝ Épinglez le panneau du complément pour le garder ouvert lorsque vous consultez plusieurs e-mails.

❓ Limitations et points à connaître

• Le complément est disponible uniquement en mode lecture — il n'apparaît pas lorsque vous rédigez ou répondez à des e-mails.
• Vous pouvez uniquement relier des e-mails à des affaires juridiques existantes — la création d'une nouvelle affaire juridique depuis le complément n'est pas prise en charge.
• L'accès aux affaires juridiques dépend de vos autorisations dans la Gestion des affaires juridiques.
• Le complément n'est pas pris en charge dans Outlook pour iOS ou Android.
• L'installation individuelle peut être limitée par votre politique informatique — contactez votre administrateur si l'option n'est pas disponible.

✨ Conclusion

Le complément Outlook de gestion des affaires juridiques fait le lien entre votre boîte de réception et votre espace de travail juridique. En reliant directement les e-mails et les pièces jointes aux affaires juridiques, vous bénéficiez d'une meilleure visibilité, d'une conformité renforcée et d'un flux de travail quotidien plus fluide ⚡.