Inclure l'année de création dans les identifiants des affaires et des demandes

Vous pouvez désormais choisir d'inclure automatiquement l'année de création dans les identifiants de vos affaires et de vos demandes.

Cette option vous aide à mieux organiser, identifier et rechercher vos dossiers, en particulier si vous gérez un volume important d'affaires sur plusieurs années.

⭐ Quoi de neuf ?

Un nouveau paramètre permet aux Administrateurs d'inclure directement l'année de création dans :

• Les identifiants des affaires
• Les identifiants des demandes

Exemple :

• Avant : LIT-234553
• Après : LIT-2025-234553

Une fois activé, ce paramètre s'applique automatiquement aux nouvelles affaires et demandes créées.

⚙️ Comment activer l'année de création dans les identifiants

1️⃣ Accédez aux paramètres généraux

• Cliquez sur Configuration
• Ouvrez les Paramètres généraux

2️⃣ Activez l'option

• Repérez le paramètre permettant d'inclure l'année de création dans les identifiants des affaires et des demandes
• Activez le bouton bascule

3️⃣ Enregistrez vos modifications

• Cliquez sur Enregistrer

✅ Le nouveau format s'appliquera aux nouvelles affaires et demandes créées.

? Bon à savoir : ce paramètre peut être modifié à tout moment.

? Où le nouvel identifiant apparaît-il ?

Une fois activé, le nouveau format d'identifiant apparaîtra dans :

• La liste des affaires (colonne ID)
• Les exports
• L'en-tête de la page de l'affaire
• Les premiers résultats de recherche
• Les notifications par e-mail
• Le fil d'activité, notamment lorsqu'une affaire est créée à partir d'une demande

Cela garantit une cohérence sur l'ensemble de la plateforme.

? Comment fonctionne la recherche avec le nouveau format ?

Le système utilise une recherche exacte pour les identifiants des affaires.

Exemple :

• Si vous saisissez : MAT-2025-12
• Vous récupérerez uniquement : MAT-2025-12
• Le résultat MAT-2025-123 ne sera PAS renvoyé

✅ Cela évite toute confusion entre des identifiants similaires.

? Qui peut accéder à ce paramètre ?

Pour activer cette option, les utilisateurs doivent :

• Avoir accès à la Configuration
• Être autorisés à accéder aux Paramètres généraux

En règle générale, cette option est accessible aux Administrateurs.

✨ Avantages

• Identification claire de l'année de création
• Meilleure organisation pour les équipes juridiques gérant un volume important d'affaires
• Archivage et reporting facilités
• Clarté améliorée pour les projets pluriannuels

❗ Remarques importantes et limites

• Ce paramètre s'applique aux nouvelles affaires et demandes créées.
• Les identifiants existants ne sont pas modifiés rétroactivement.
• La fonctionnalité affecte uniquement le format des identifiants : aucune donnée n'est modifiée.
• Le paramètre peut être activé ou désactivé à tout moment.

❓ Besoin d'aide ?

Si vous ne savez pas si l'activation de ce paramètre est adaptée à votre organisation, nous vous recommandons de :

• Vous aligner en interne sur vos conventions de nommage
• Effectuer un test dans un environnement de préproduction, si disponible
• Contacter notre équipe d'assistance pour obtenir des conseils

Nous sommes là pour vous aider à gérer vos affaires de manière claire, structurée et efficace. ☕