Conditionnalité pilotée par les saisies utilisateur dans les affaires juridiques

Découvrez comment configurer des formulaires intelligents et dynamiques dans DiliTrust Matters afin que seuls les champs les plus pertinents soient affichés aux utilisateurs en fonction des informations qu'ils saisissent. Ce guide couvre à la fois la configuration par l'administrateur et l'expérience de l'utilisateur final.

✨ Qu'est-ce que la conditionnalité pilotée par les saisies utilisateur ?

Lorsqu'un utilisateur remplit un formulaire d'affaire juridique, tous les champs ne sont pas pertinents dans chaque situation. Par exemple, si une affaire juridique concerne un dossier national, il n'est pas nécessaire d'afficher un champ « Juridiction étrangère ». L'affichage de trop nombreux champs à la fois crée de la confusion et ralentit votre équipe.

La conditionnalité pilotée par les saisies utilisateur permet de résoudre ce problème en donnant aux administrateurs la possibilité de configurer des règles intelligentes sur leurs types d'affaires juridiques. Ces règles affichent ou masquent automatiquement certains champs en fonction de la sélection effectuée par l'utilisateur dans un champ déclencheur, en temps réel, pendant le remplissage du formulaire.

Exemple : si le champ « L'affaire juridique s'est-elle produite en France ? » est défini sur Oui, les champs « Juridiction », « Juridiction étrangère », « Ville » et « Code postal » sont automatiquement affichés dans le formulaire, dans l'ordre défini par l'administrateur.

⭐ Principaux avantages

• Des formulaires plus clairs — Les utilisateurs voient uniquement les champs pertinents pour leur affaire juridique.
• Moins d'erreurs de saisie — La réduction du nombre de champs non pertinents diminue les risques de saisir des données incorrectes ou inutiles.
• Une création d'affaire juridique plus rapide — Les équipes juridiques peuvent remplir les formulaires plus rapidement grâce à une expérience rationalisée et adaptée au contexte.
• Une meilleure qualité des données — Les bonnes informations sont collectées pour les bons types d'affaires juridiques, à chaque fois.
• Un ordre flexible — Les administrateurs peuvent définir l'ordre exact dans lequel les champs conditionnels apparaissent afin de garantir un parcours logique pour les utilisateurs.

✅ Qui peut configurer les conditions ?

Les paramètres conditionnels sont configurés par les utilisateurs disposant d'un accès administrateur à la configuration des types d'affaires juridiques. Les utilisateurs finaux qui remplissent les affaires juridiques ne configurent pas les conditions : ils bénéficient simplement des formulaires rationalisés mis en place par les administrateurs.

Si vous ne savez pas si vous disposez d'un accès administrateur, contactez l'administrateur de votre espace de travail DiliTrust ou votre équipe interne chargée des opérations juridiques.

☝ Comment configurer une condition sur un champ (administrateur) ?

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer une règle conditionnelle sur un champ au sein d'un type d'affaire juridique :

Étape 1 — Ouvrir la configuration de votre type d'affaire juridique

Accédez aux paramètres de votre type d'affaire juridique. Vous pouvez y accéder depuis le panneau d'administration en sélectionnant le type d'affaire juridique que vous souhaitez configurer (par exemple, Contentieux, Affaire juridique générale ou un type personnalisé).

Étape 2 — Ouvrir les paramètres du champ déclencheur

Cliquez sur le champ qui va déclencher la condition, c'est-à-dire le champ dont la valeur déterminera si d'autres champs apparaissent. Il peut s'agir, par exemple, d'un champ tel que « Domaine juridique » ou « L'affaire juridique s'est-elle produite en France ? ».

Dans le panneau des paramètres du champ, vous verrez deux onglets : Paramètres du champ et Paramètres conditionnels. Cliquez sur Paramètres conditionnels.

Étape 3 — Ajouter une condition

Si aucune condition n'a encore été configurée, le message suivant s'affiche : « Aucune condition configurée. Vous pouvez ajouter une condition pour afficher un autre champ lorsqu'une valeur spécifique est sélectionnée. »

Cliquez sur le bouton + Ajouter une condition.

Étape 4 — Définir la ou les valeurs déclencheuses

Dans le sélecteur « Lorsque la valeur est l'une de », choisissez la ou les valeurs du champ déclencheur qui activeront la condition. Par exemple, sélectionnez Oui si vous souhaitez que des champs apparaissent lorsque l'utilisateur sélectionne « Oui ».

⚠️ Important : seules les valeurs exactes que vous sélectionnez déclencheront la condition. Si un utilisateur sélectionne une autre valeur, les champs conditionnels resteront masqués.

Étape 5 — Sélectionner les champs à afficher et définir leur ordre

Dans le sélecteur « Afficher ensuite les champs dans cet ordre », choisissez un ou plusieurs champs de la même section qui doivent devenir visibles lorsque la condition est déclenchée.

Les champs seront affichés à l'utilisateur dans l'ordre que vous définissez ici. Vous pouvez utiliser l'ordre numéroté (par exemple, 1. Juridiction, 2. Juridiction étrangère) pour contrôler clairement la séquence.

Étape 6 — Enregistrer votre configuration

Une fois satisfait de la configuration de votre condition, enregistrez la configuration du champ. La condition est désormais active sur votre type d'affaire juridique.

✅ Astuce : vous pouvez ajouter plusieurs conditions sur le même champ déclencheur en cliquant à nouveau sur + Ajouter une condition. Chaque condition peut déclencher différents ensembles de champs pour différentes valeurs sélectionnées.

✌ Fonctionnement pour les utilisateurs finaux (remplir un formulaire d'affaire juridique)

Du point de vue de l'utilisateur final, l'expérience est fluide et intuitive :

• Lorsqu'ils ouvrent un formulaire de création d'affaire juridique (ou modifient une affaire juridique), les utilisateurs voient uniquement les champs pertinents affichés par défaut.
• Dès qu'un utilisateur sélectionne une valeur spécifique dans un champ déclencheur, les champs conditionnels associés à cette valeur apparaissent automatiquement dans le formulaire, dans l'ordre défini par l'administrateur.
• Si l'utilisateur remplace la valeur du champ déclencheur par une valeur qui ne déclenche pas la condition, les champs conditionnels sont à nouveau masqués.
• Les champs conditionnels obligatoires sont clairement signalés par un * (astérisque rouge) : les utilisateurs doivent les remplir avant de pouvoir enregistrer ou envoyer le formulaire.
• Si un champ conditionnel obligatoire est laissé vide, un message d'erreur s'affiche sous le champ pour guider l'utilisateur.

Exemple détaillé :

1. L'utilisateur ouvre le formulaire « Créer une affaire juridique » pour un type d'affaire juridique Contentieux.
2. L'utilisateur renseigne le champ « L'affaire juridique s'est-elle produite en France ? » et sélectionne Oui.
3. Les champs Juridiction, Juridiction étrangère, Ville et Code postal apparaissent immédiatement dans le formulaire, dans l'ordre défini par l'administrateur.
4. L'utilisateur renseigne ces champs et enregistre l'affaire juridique.
5. Toutes les valeurs des champs conditionnels sont correctement enregistrées et visibles sur la page des détails de l'affaire juridique.

✋ Conseils et bonnes pratiques

• Planifiez vos conditions avant de les configurer. Identifiez les champs qui doivent déclencher d'autres champs ainsi que l'ordre dans lequel ils doivent apparaître. Vous éviterez ainsi de devoir effectuer plusieurs modifications.
• Organisez vos sections. Les champs conditionnels doivent appartenir à la même section que le champ déclencheur. Veillez à ce que les sections de votre type d'affaire juridique soient bien structurées avant d'ajouter des conditions.
• Évitez d'enchaîner les conditions. Un champ déjà affiché à la suite d'une condition (c'est-à-dire un « champ conditionné ») ne peut pas être utilisé lui-même comme déclencheur pour une autre condition dans le même type d'affaire juridique. Planifiez votre configuration en conséquence.
• Testez votre configuration. Après avoir configuré les conditions, simulez le parcours de création d'une affaire juridique en tant qu'utilisateur final afin de vérifier que les champs apparaissent et disparaissent comme prévu.
• Informez votre équipe des changements. Si vous mettez à jour les conditions d'un type d'affaire juridique existant, informez votre équipe afin qu'elle soit au courant de la nouvelle expérience proposée par le formulaire.

⚡ Limitations actuelles

• Les conditions sont limitées à une section. Vous pouvez uniquement configurer des conditions entre des champs appartenant à la même section au sein d'un type d'affaire juridique. La conditionnalité entre plusieurs sections n'est actuellement pas prise en charge.
• Pas d'enchaînement de champs conditionnels. Un champ déjà affiché par une condition ne peut pas être utilisé comme champ déclencheur pour une autre condition.
• Correspondance exacte des valeurs uniquement. Les conditions sont déclenchées par une correspondance exacte des valeurs sélectionnées. Les correspondances partielles ou les conditions basées sur une plage (par exemple, « supérieur à X ») ne sont pas prises en charge par cette fonctionnalité.
• Les conditions s'appliquent uniquement aux types de champs compatibles. Tous les types de champs ne prennent pas en charge les paramètres conditionnels. L'onglet Paramètres conditionnels est visible sur tous les champs ; toutefois, la fonctionnalité est uniquement active pour les types de champs pris en charge (par exemple, les champs de sélection/liste). Si un type de champ ne prend pas en charge la conditionnalité, l'onglet affiche un message informatif.
• Les champs déjà utilisés dans des conditions ne peuvent pas être réutilisés. Un champ déjà ciblé par une condition dans le type d'affaire juridique ne peut pas être sélectionné comme cible dans une autre condition.

❓ Foire aux questions

Puis-je configurer plusieurs conditions sur le même champ ?

Oui. Vous pouvez ajouter plusieurs conditions sur un même champ déclencheur. Par exemple, si le champ « Domaine juridique » comporte trois valeurs possibles (Commercial, Social, Pénal), vous pouvez configurer une condition distincte pour chaque valeur, chacune affichant un ensemble différent de champs.

Que deviennent les valeurs des champs conditionnels si la valeur déclencheuse est modifiée après la création ?

Si un utilisateur modifie une affaire juridique et change la valeur du champ déclencheur après sa création, les champs conditionnels associés à la valeur précédente n'apparaissent plus. Les valeurs déjà enregistrées dans ces champs sont conservées dans le système, mais ne sont pas visibles tant que la condition déclencheuse n'est pas à nouveau remplie. Nous vous recommandons d'informer vos utilisateurs de ce fonctionnement.

Puis-je rendre un champ conditionnel obligatoire ?

Oui. Lorsque vous configurez le champ lui-même (dans l'onglet Paramètres du champ), vous pouvez le définir comme obligatoire. Lorsqu'un champ conditionnel est obligatoire, les utilisateurs doivent le remplir dès qu'il apparaît : le champ affiche un astérisque rouge (*) ainsi qu'un message d'erreur s'il est laissé vide.

Les conditions s'appliquent-elles lors de la création ET de la modification d'une affaire juridique ?

Oui. Les conditions s'appliquent lors de la création d'une affaire juridique (fenêtre contextuelle/formulaire de création) ainsi que sur la page des détails de l'affaire juridique lors de la modification des champs. La même logique d'affichage s'applique dans les deux contextes.

L'ordre des champs conditionnels est-il important ?

Oui. L'ordre dans lequel les champs sont répertoriés dans le sélecteur « Afficher ensuite les champs dans cet ordre » détermine l'ordre dans lequel ils apparaissent dans le formulaire. Nous vous recommandons de définir un ordre logique et séquentiel afin de guider naturellement les utilisateurs dans la saisie des informations.

Puis-je supprimer ou modifier une condition existante ?

Oui. Les administrateurs peuvent revenir à l'onglet Paramètres conditionnels de n'importe quel champ déclencheur et modifier ou supprimer les conditions existantes à tout moment. Les modifications prennent effet immédiatement pour toute nouvelle création d'affaire juridique ou session de modification.

Que faire si je ne vois pas l'onglet « Paramètres conditionnels » sur un champ ?

L'onglet Paramètres conditionnels est disponible dans tous les panneaux de paramètres des champs. Si vous ne le voyez pas, vérifiez que vous êtes bien dans la vue Configuration du type d'affaire juridique (panneau d'administration), et non dans la vue des détails de l'affaire juridique. Si le problème persiste, contactez votre administrateur DiliTrust ou notre équipe d'assistance.

✍ Besoin d'aide ?

Si vous avez des questions concernant la configuration des conditions ou si vous rencontrez un comportement inattendu, contactez l'équipe d'assistance DiliTrust via le portail de votre centre d'aide ou adressez-vous à votre Customer Success Manager dédié.