BP – Ask Lini : cas d'usage et prompts pour les équipes de gouvernance et les membres du board

Les documents du board peuvent être longs, et les décisions passées sont souvent dispersées sur plusieurs réunions. Ask Lini, l'assistant IA intégré à Board Portal, vous aide à trouver l'information dont vous avez besoin, à comprendre ce qui a changé et à préparer votre prochaine réunion, simplement en posant des questions.

Cet article vous propose des cas d'usage concrets et des prompts prêts à l'emploi pour :

• Les équipes de gouvernance : secrétaires généraux, administrateurs de Board Portal et équipes juridiques qui organisent et gèrent les réunions.
• Les membres du board : administrateurs et membres de comités qui préparent les réunions et y participent, avec une section dédiée aux présidents.

Copiez les prompts, remplacez le texte entre crochets, comme [sujet], et adaptez-les à vos besoins.

✅ Avant de commencer

• Lini doit être activé pour votre organisation. Si vous ne voyez pas l'icône Lini dans Board Portal, contactez votre administrateur ou votre secrétaire du board.
• Lorsque vous ouvrez Lini depuis une réunion, cette réunion est automatiquement sélectionnée comme contexte. Vous pouvez poser vos questions sur la réunion directement depuis le panneau compact de Lini.

• Pour les questions qui portent sur plusieurs réunions ou documents, ouvrez Lini en mode plein écran et sélectionnez le contexte adapté.
• Ajoutez du contexte pour obtenir des réponses plus précises : cliquez sur le bouton « + » pour parcourir les sources et sélectionnez la ou les réunions ou le ou les documents que Lini doit utiliser. Sélectionnez une seule réunion pour une réponse ciblée, ou plusieurs réunions ou documents pour comparer des informations ou suivre un sujet dans le temps.
• Lini utilise uniquement les réunions et documents auxquels vous avez accès.

⚖️ Cas d'usage pour les équipes de gouvernance

Préparer votre prochaine réunion du board

Avant une réunion du board, les décisions clés, les actions en cours et les risques sont souvent dispersés entre le dossier du board et les procès-verbaux précédents.

Essayez (avec la prochaine réunion sélectionnée comme contexte) :

• « Aide-moi à préparer [réunion] en mettant en évidence les décisions clés, les actions en cours et les risques. »
• « Quelles sont les trois décisions soumises au vote et quels sont les risques associés ? »

Retrouver ce qui a été décidé et ce qui reste à faire

Quand on vous demande ce qui a été décidé, la réponse peut être enfouie dans plusieurs procès-verbaux, et ce qui reste à faire n'est pas toujours clair.

Essayez :

• « Qu'est-ce qui a été décidé au sujet de [sujet] lors des trois dernières réunions ? Quelles actions sont encore ouvertes ? »

Retrouver un chiffre et vérifier d'où il vient

Un chiffre dans un document du board peut soulever une question, mais retrouver sa source peut obliger à ouvrir plusieurs documents.

Essayez :

• « Quel budget a été approuvé lors de la dernière réunion du board ? Indique le document source et le numéro de page. »

Retrouver un sujet dans les réunions passées

Quand un sujet a été abordé sur plusieurs réunions, reconstituer son historique oblige à parcourir un par un les ordres du jour, procès-verbaux et questionnaires.

Essayez (avec les réunions concernées sélectionnées comme contexte) :

• « Retrouve les discussions et décisions concernant [sujet] sur [période]. Classe-les par date de réunion. »

Obtenir un résumé rapide d'un document ou d'un point de l'ordre du jour

Un long document ou un point de l'ordre du jour peut masquer les quelques éléments qui comptent pour la prochaine décision.

Essayez :

• « Résume le point 2 de l'ordre du jour et liste les chiffres clés, les décisions et les risques. »
• « Résume ce document en 5 points pour un membre du board. »

Vérifier ce qui a été réalisé

Après plusieurs réunions, il peut être difficile de savoir quels engagements ont été réalisés, modifiés ou laissés en suspens.

Essayez (avec les réunions précédentes sélectionnées comme contexte) :

• « Compare les actions décidées lors des réunions précédentes avec les documents actuels. Quelles actions sont réalisées, modifiées ou encore ouvertes ? »
• « Résume les actions en attente des trois dernières réunions du Comité exécutif et regroupe-les par responsable. »

Voir ce qui a changé entre deux documents

Comparer deux rapports ligne par ligne, c'est prendre le risque de passer à côté d'un changement important, d'un risque ou d'un chiffre inexpliqué.

Essayez (avec les deux documents sélectionnés comme contexte) :

• « Compare [document A] et [document B]. Mets en évidence les changements importants, les risques et les questions à poser à la direction. »

Préparer une réponse à un audit ou à la direction

Une demande d'audit ou de la direction peut nécessiter des éléments dispersés entre plusieurs réunions, documents et décisions.

Essayez :

• « Je dois préparer une réponse d'audit sur [sujet]. Résume les discussions, décisions, risques et actions ouvertes pertinents sur [période]. »

Créer plus vite une réunion, un questionnaire ou un vote

Créer une réunion, un questionnaire ou un vote à partir d'informations existantes peut obliger à saisir plusieurs fois le même contenu.

Essayez :

• « Crée un vote sur ce point de l'ordre du jour : [point de l'ordre du jour]. »
• « À partir de ce document, crée un questionnaire d'auto-évaluation indépendant pour les membres du board. »

Pour créer une réunion ou un questionnaire, le document source doit être enregistré dans Documentation / Documents. Relisez toujours le brouillon avant de l'enregistrer, de le publier ou de l'envoyer.

Préparer un premier brouillon du procès-verbal à relire

Rédiger un procès-verbal à partir de l'ordre du jour, des documents, des votes et de la transcription peut prendre beaucoup de temps lorsque l'information est dispersée entre plusieurs sources.

Essayez :

• « Crée un premier brouillon du procès-verbal à partir de l'ordre du jour, des documents joints, des notes de réunion, de la transcription et des votes enregistrés. Suis notre modèle de procès-verbal habituel et concentre-toi sur les décisions, les résolutions et les actions. »
• « Réécris ce brouillon de procès-verbal dans un format plus court, en conservant toutes les décisions, résolutions, chiffres et actions. »

Pour en savoir plus, consultez Générer le Procès Verbal de ma réunion, Board Portal – AI-Powered Meeting Minutes Adapted to Your Format et BP - Transcription Audio.

⭐ Cas d'usage pour les membres du board

Retenir l'essentiel d'un long dossier du board

Avec un dossier du board volumineux, il peut être difficile de repérer les décisions, risques et changements qui méritent votre attention en priorité.

Essayez (avec la prochaine réunion sélectionnée comme contexte) :

• « Quelles sont les décisions clés et les risques de ce dossier du board ? »
• « Qu'est-ce qui a changé depuis la dernière réunion ? »
• « Quels sont les 3 principaux risques identifiés dans le rapport trimestriel du CEO ? »

Rattraper une réunion manquée

Quand vous manquez une réunion, vous devez relire le procès-verbal et les documents associés avant de pouvoir contribuer à la discussion suivante.

Essayez (avec la réunion manquée sélectionnée comme contexte) :

• « Résume les décisions clés, les actions ouvertes et les prochaines étapes de la dernière réunion du board. »

Comprendre un document dans le contexte du board

Un document n'explique pas toujours ce qui a changé depuis la dernière discussion du board, ni pourquoi c'est important.

Essayez :

• « Résume ce document et explique ce qui a changé depuis la dernière réunion du board. »

Poser des questions sur un point précis de l'ordre du jour

Un point de l'ordre du jour peut soulever des questions, mais le contexte utile peut être dispersé entre plusieurs documents et réunions précédentes.

Essayez :

• « Quels sont les principaux risques liés au point 3 de l'ordre du jour ? »
• « Quels documents appuient la décision proposée au point 4 ? »

Voir comment un sujet a évolué

Quand un sujet évolue dans le temps, il peut être difficile de distinguer les nouvelles informations de ce qui a déjà été discuté ou décidé.

Essayez :

• « Retrouve les trois dernières réunions où [sujet] a été abordé et résume les points clés. »

Préparer les questions que vous voulez poser

Même après avoir lu le dossier du board, il peut être difficile de transformer les risques et les points ouverts en questions ciblées pour la direction.

Essayez :

• « À partir des documents sélectionnés, propose les questions les plus importantes sur les risques, l'impact financier et les échéances. »

Lini propose une première liste : c'est vous qui choisissez les questions qui comptent.

Poser des questions de suivi dans la même conversation

Une première réponse ne couvre pas toujours tout ce dont vous avez besoin, et relancer une recherche obligerait à répéter le même contexte. Lini garde le contexte de la conversation : il vous suffit d'affiner votre question.

1. « Résume la dernière réunion du board. »
2. « Quelles décisions sont encore ouvertes ? »
3. « Qu'est-ce qui a changé par rapport à la réunion précédente ? »

Lire l'information dans la langue de votre choix

Les documents du board ne sont pas toujours rédigés dans la langue que vous préférez, ce qui complique la préparation de la réunion.

Essayez :

• « Résume ce document en [langue]. »

⏫ Cas d'usage pour les présidents

En tant que président, vous avez besoin d'une vision stratégique de l'entreprise pour orienter les discussions du board, sans relire chaque rapport et chaque discussion précédente.

Analyser la trajectoire financière de l'entreprise

La performance financière est dispersée sur plusieurs années de rapports et de discussions du board, ce qui rend la tendance générale difficile à percevoir.

Essayez (avec les réunions concernées sélectionnées comme contexte) :

• « Analyse notre performance financière sur les trois dernières années. Mets en évidence les principales évolutions du chiffre d'affaires, de l'EBITDA, des risques et des décisions prises par le board. »

Préparer des questions stratégiques pour le board

Avant une réunion clé, il peut être difficile de transformer les écarts de performance et les risques ouverts en un ordre du jour ciblé.

Essayez :

• « À partir de notre historique financier et des documents de la prochaine réunion, propose les questions stratégiques les plus importantes pour le board, en te concentrant sur les écarts de performance, les hypothèses et les risques. »

Comparer l'entreprise à ses concurrents

Les membres du board demandent souvent comment l'entreprise se situe face à ses concurrents, mais ces informations ne figurent pas dans les documents du board.

Essayez (avec la Web Search activée et aucun contexte sélectionné) :

• « Avec la Web Search, compare les derniers résultats financiers publics de [Concurrent A] et [Concurrent B] sur le chiffre d'affaires, l'EBITDA et les prévisions. Cite les sources. »

Comparez ensuite ce benchmark avec votre analyse interne.

⚡ Utiliser la Web Search

Utilisez la Web Search pour les informations externes : évolutions réglementaires, recommandations de gouvernance ou informations publiques sur les concurrents. Chaque réponse liste ses sources avec des numéros de référence et un bouton [See source] pour consulter la page d'origine.

La Web Search et le contenu de Board Portal sont séparés. Lorsqu'une réunion ou un document est sélectionné, Lini répond uniquement à partir de ce contexte. Pour combiner les deux :

1. Posez votre question avec la réunion ou le document concerné sélectionné.
2. Retirez le contexte sélectionné.
3. Activez la Web Search et posez votre question externe.
4. Comparez les deux réponses.

Exemples de prompts (Web Search, sans contexte sélectionné) :

• « Recherche sur le web les évolutions réglementaires récentes concernant [sujet]. Liste les sources utilisées. »
• « Avec la Web Search, compare les derniers résultats financiers publics de [Concurrent A] et [Concurrent B]. Cite les sources. »

La Web Search peut être désactivée par votre organisation. Si vous ne la voyez pas, contactez votre administrateur.

✨ Conseils pour de meilleurs prompts

• Nommez la réunion, le comité, la période ou le sujet.
• Demandez un format précis : « regroupe par responsable », « liste les décisions », « en 5 points ».
• Demandez les sources, numéros de page ou liens lorsque vous devez vérifier un chiffre.
• Commencez large, puis posez des questions de suivi.
• Considérez chaque réponse comme un brouillon à relire et vérifiez les informations importantes dans le document d'origine.

❌ Limites

• Lini n'attribue pas les actions, n'en assure pas le suivi et n'approuve pas les décisions à votre place.
• Les réponses de Lini ne remplacent pas la lecture des documents officiels, en particulier pour les décisions que vous votez.
• Les brouillons préparés par Lini (procès-verbaux, réunions, questionnaires, votes) doivent être relus avant utilisation.
• La Web Search ne peut pas être utilisée en même temps qu'une réunion ou un document sélectionné.
• La recherche entre différents environnements Board Portal n'est pas disponible.
• Pour suivre les documents en attente de signature, utilisez l'espace dédié au suivi des signatures plutôt qu'Ask Lini.

❓ FAQ

Lini peut-il rechercher dans plusieurs réunions à la fois ?

Oui. Sélectionnez les réunions concernées comme contexte et demandez à Lini où un sujet a été abordé ou de résumer leurs conclusions.

Puis-je vérifier d'où vient une réponse ?

Oui. Demandez à Lini d'indiquer le document source et le numéro de page, puis ouvrez le lien pour vérifier l'original.

Puis-je utiliser la Web Search sur mes documents du board ?

Pas en même temps. Posez d'abord votre question avec la réunion sélectionnée, puis retirez le contexte et utilisez la Web Search pour les informations externes.

Ces prompts sont-ils obligatoires ?

Non. Ce sont des exemples. Reformulez-les avec vos propres mots ou dans votre langue.