Recherches avancées - Cas d'usage

Grâce à la recherche avancée, retrouvez rapidement les documents qui vous intéressent en fonction de vos besoins. Avec les filtres à vos dispositions, vos recherches peuvent être fines et précises en fonction des différents attributs de vos contrats. 

Au niveau de la barre de recherche, cliquez sur Recherche avancée. 

Dans cet article, nous verrons quelques cas d'usage : 

• Rechercher par Type de document
• Rechercher dans un dossier
• Rechercher en fonction d’une information de la fiche de synthèse (attribut)
• Rechercher par dates et autres critères

Les critères sont cumulatifs. Vous pouvez cumuler des critères issus de la fiche de synthèse, de date, de type de document pour affiner votre recherche.

Pour en savoir plus sur comment rechercher un dossier, un contrat, une clause dans le module Contrats, consultez l'article dédié.

Rechercher par Type de document

Faites une recherche en fonction du type de document :

• Cliquez sur le 3ème bloc et sélectionnez Type de document
• Entrez le type de document recherché, vous pouvez en sélectionner autant que nécessaire

Pour affiner votre recherche par la suite, cliquez sur filtre et ajoutez autant de filtre que voulut.

Rechercher dans un dossier

Pour rechercher un document ou une information dans un dossier, dans le 1ᵉʳ bloc, sélectionnez Dossiers puis choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.

En fonction de votre besoin, ajoutez des filtres. Ainsi, si vous souhaitez retrouver les contrats de partenariat avec une clause de force majeur présent dans un dossier en particulier :

• Sélectionnez Dossier dans le 1er bloc
• Ajoutez un filtre et sélectionnez Type de document
• Choisissez contrat de partenariat
• Ajouter un autre filtre et sélectionnez Clauses
• Choisissez Force majeure

Retrouvez alors vos contrats de partenariat dans le dossier de votre choix contenant une clause de force majeur.

Vous pouvez effectuer cette recherche avec plus ou différents de filtres, tel que des dates ou autre attribut. 

En cliquant sur colonnes à droite de vos résultats de recherche, affichez dans le tableau les attributs ou clauses de votre choix pour y accéder et voir en un coup d'œil les informations de votre choix.

Rechercher en fonction d’une information absente de la fiche de synthèse (attribut)

Faites des recherches en fonction d'une clause (ou attribut) manquante. En effet, lorsque vous indiquez sur une fiche de synthèse qu'une clause ou un attribut est non applicable, vous pouvez utiliser cette information et faire des recherches en fonction des attributs/clauses taguées comme tel.

Prenons un exemple, vous souhaitez retrouver les baux commerciaux qui ne contiennent pas de clause de responsabilités : 

• Sélectionnez dans le troisième bloc Clause
• Entrez le nom de la clause recherché, dans ce cas clause de responsabilités
• Cliquez sur le second bloc de recherche et choisissez Non applicable.

Vous aurez alors la liste des contrats dans lequel la clause est indiquée comme non applicable. Affinez la recherche et filtrez par type de document : 

• Cliquez sur Ajouter un filtre
• Sélectionnez Type de document
• Choisissez le type de document de votre choix, "Bail commercial"

À noter que l'élément manquant doit être soit un attribut, soit une clause.

Rechercher par date et autres critères

Vous pouvez effectuer des recherches en fonction des différentes dates présentes dans votre contrat et ajouter des filtres pour affiner votre recherche. Par exemple, retrouvez vos contrats de confidentialité signés par une contrepartie dont la date d'expiration est comprise entre deux dates de votre choix. 

• Cliquez dans le troisième bloc, Type de document puis sélectionnez accord de confidentialité (et autres types si nécessaire)
• Ajoutez un filtre et sélectionnez la contrepartie de votre choix (dans votre référentiel ou parmi vos dénominations sociales)
• Ajouter un autre filtre, cette fois date d'expiration
• Choisissez la condition Entre
• Sélectionnez parmi les dates de votre choix.

Validez votre recherche.

En ajoutant la colonne date d'expiration dans votre tableau, vous pourrez voir, sans avoir à ouvrir le contrat, les dates d'expirations de votre résultat recherches.

À tout moment, exportez les résultats de votre recherche en cliquant sur l'icône dédiée. Vous recevrez sous peu dans votre boîte mail le tableau Excel que vous pouvez exploiter selon vos besoins. L'exportation des résultats de recherche peut être activée ou désactivée selon votre rôle.