Présentation de la fiche de synthèse

La fiche de synthèse vous permet de renseigner de manière synthétique les informations clés de vos contrats. 

La fiche de synthèse peut être spécifique en fonction du type de contrat auquel elle est rattachée. Par exemple, pour un Bail commercial, la fiche de synthèse intégrera par défaut les champs spécifiques tels que : Surface locative, Montant du loyer, etc.

Retrouvez dans cet article, tout ce qu'il faut savoir sur la fiche de synthèse : 

• Objectifs de la fiche de synthèse : pourquoi la compléter ? 
• Créer et accéder à une fiche de synthèse
• Structure de la fiche de synthèse
• Nature des informations de la fiche de synthèse
• Comment compléter la fiche de synthèse ?

Objectifs de la fiche de synthèse : pourquoi la compléter ? 

Compléter la fiche de synthèse de vos contrats est utile pour différentes raisons :  

• Paramétrer des rappels manuels et appliquer des rappels automatiques en fonction des dates clés de vos contrats ;
• Exporter toutes les informations clés et clauses de tous vos contrats en quelques clics ; 
• Avoir une base de données contractuelles fiable et exhaustive. 
• Déclenchez des workflows prédéfinis
• Trouvez rapidement ces informations clés depuis la recherche avancée

Créer et accéder à une fiche de synthèse

La fiche de synthèse est automatiquement créée au dépôt d'un document et à son ouverture. 

Pour accéder à une fiche de synthèse, il vous faut donc simplement ouvrir le document correspondant souhaité.

En ouvrant un contrat, votre fiche de synthèse apparait à la droite de votre écran.

Structure de la fiche de synthèse

Les principales sections de vos fiches de synthèse sont : 

• Partie : contient les informations liées à votre société (en fonction de vos paramétrages ou du type de contrat concerné, le nom peut être différent : Entité, Contractant, ou encore "Bailleur" pour les contrats de type "Bail commercial", etc.)
  
   
• Contrepartie : contient les informations liées à la contrepartie du contrat (en fonction de vos paramétrages ou du type de contrat concerné, le nom peut être différent : cocontractant, ou encore "Preneur" pour les contrats de type "Bail commercial", etc.)
  
   
• Dates et durées : contient l'ensemble des dates clés de votre contrat. Ces dates ont un impact direct sur le statut de votre contrat.
  Par exemple : la date de prise d'effet est passée, mais la date d'expiration est dans le futur, votre contrat sera automatiquement indiqué comme "En cours".
  
   
• Informations importantes : Informations clés du contrat.
  Par exemple : clause d'objet du contrat, droit applicable, clauses de modalités financières, etc.
   
• Autres informations : Si vous souhaitez ajouter des informations qui ne font normalement pas partie de la fiche de synthèse, elles viendront s'ajouter dans cette section.

En fonction de vos paramétrages spécifiques, vous pouvez voir apparaitre d'autres types de sections.

Nature des informations de la fiche de synthèse

Sur DiliTrust, les fiches de synthèse se composent de deux types d'informations :

• Attribut : il peut s'agir d'une information précise sous forme de texte, date, montant, etc.
   
• Clause : il s'agit des clauses, matérialisées par des paragraphes au sein de votre contrat.

Comment compléter la fiche de synthèse ?

Pour en savoir plus sur la complétude de la fiche de synthèse et comment labelliser les informations de votre contrat sur votre fiche de synthèse, consultez l'article dédié.

Découvrez les articles de notre blog sur les
fiches de synthèse et comment elles aident au quotidien les entreprises !