Comment valider / modifier le type de mes contrats ?

Après avoir importé un nouveau document dans le module, vous êtes invité à :

• Renseigner / valider le type de document dont il s'agit (la nature du contrat ou du document).
  C'est ce que nous allons voir dans le présent article.

• Compléter la fiche de synthèse. Pour en savoir plus sur la fiche de synthèse, consultez l'article dédié.

Dans cet article, nous allons voir : 

• Comment fonctionnent les types de document sur DiliTrust ?
• Comment valider le type de contrat suggéré par l'IA ?
• Comment modifier le type de contrat suggéré par l'IA ?
• Comment créer un nouveau type de contrat ?

Comment fonctionnent les types de document dans le module ?

Chaque contrat est défini en fonction de son objet et de la qualité des cocontractants. 

Par exemple, un contrat de location d’immeuble conclu entre deux particuliers sera un contrat de bail civil tandis qu’un même contrat conclu entre deux commerçants sera un contrat de bail commercial. 

La Plateforme traduit cette classification contractuelle par des types de documents qui permettent de personnaliser les fiches de synthèses selon son type.

Ainsi, la fiche de synthèse sera différente en fonction du type de contrat. Par exemple, dans un contrat de bail, on retrouvera dans la fiche de synthèse des informations comme la surface locative, information qui n'apparaitra pas dans un contrat de prestation de services.

Au moment de l’import d’un document, la Plateforme suggère automatiquement un type de document.
 Par exemple, en fonction des informations contenues dans le contrat, le module va reconnaître s'il s'agit d'un bail commercial, d'un accord de confidentialité ou d'un contrat de prestations de services.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l'IA dans le module, consultez l'article dédié.

Comment valider le type de document suggéré par l'IA ?

Une fois le document ajouté dans le module, à l'ouverture du document, une fenêtre apparaitra au niveau du panel de la fiche de synthèse, vous invitant à valider ou non le type de document suggéré par l'IA. 

Le type de document est suggéré en bleu. Dans l'exemple ci-dessous, l'IA suggère qu'il s'agit d'un bail commercial.

• S'il s'agit effectivement de ce type de contrat, cliquez sur Oui. L'information sera enregistrée et la fiche de synthèse adéquate s'affichera. 
• S'il ne s'agit pas du bon type de contrat, cliquez sur Non. Vous serez alors invité à modifier le type du document, ce que nous allons voir dans la section suivante.

Comment modifier le type de document suggéré par l'IA ?

Pour modifier le type de contrat, il vous faut : 

• Cliquez sur le nom du type de document en haut à gauche de votre écran.
  Si vous venez d'indiquer "Non" à la suggestion, vous passez automatiquement à cette étape d'édition.
• Effacez le nom suggéré.
• Tapez le nom du type de document que vous souhaitez identifier.
  Des suggestions vont apparaitre en fonction de ce que vous tapez dans la barre de recherche.
• Sélectionnez le type de document dans la liste proposée.

Pensez à rechercher des synonymes, si vous ne trouvez pas le type de document souhaité dans la liste. 

Comment créer un nouveau type de document ?

Vous n'avez pas trouvé le type de document que vous souhaitez ? Pour cela, contactez les administrateurs de votre module.

Vous êtes administrateur de la plateforme et vous souhaitez créer un nouveau type de document ?

Vous avez 2 possibilités :

Depuis l'onglet "Fiches de synthèse

Rendez-vous dans vos paramètres, dans l'onglet Fiches de synthèse, afin d'ajouter un nouveau type de document à la liste de ceux déjà disponibles. 

• Cliquez sur Ajouter un type de document
• Sélectionnez dans la liste déroulante un type de document pré-entrainé par l'IA
• Validez et paramétrez la fiche de synthèse associé

Plus d'information dans l'article dédié.

⚠️ Avant de créer un nouveau type de contrat, assurez-vous qu'il n'existe pas déjà, notamment en recherchant les synonymes. Il est en effet préférable d'utiliser un modèle préexistant, car l'IA connait ces types de document et pourra les suggérer plus facilement.

Par exemple, vous souhaitez identifier un document comme "NDA", recherchez alors Accord de confidentialité".

Depuis la "Gestion des labels", pour créer un nouveau type de contrat : 

• Suivre les étapes précédentes ci-dessus et accéder à la modale de modification du type de contrat.
  Si aucun type de document ne correspond à votre recherche, s'affichera un dans la liste une option pour créer un nouveau type.
• Cliquez sur Ajouter un label.

• Indiquez un titre pour votre nouveau type de contrat.
  Vous pouvez ajouter d'autres langues pour indiquer la traduction du titre de votre type de document.

Lorsque vous créez un nouveau type de document depuis cet onglet, la fiche de synthèse affiliée revient au format par défaut disponible sur DiliTrust. 

Si vos fiches de synthèse contiennent des items personnalisés (par exemple contiennent le nom de vos Directions, Business Unit, etc.), vous ne les retrouverez pas forcément dans votre nouvelle fiche. Cela doit être paramétré depuis l'onglet Fiches de synthèse.

Vous souhaitez en savoir plus sur le travail de nos Contract Analyst et le travail de notre intelligence artificielle ? N'hésitez pas à consulter les articles de notre blog sur le sujet.