Comment stocker les différentes versions de vos contrats sur DiliTrust ?

Vous souhaitez conserver les différentes versions de vos contrats grâce au module Contrats ? 

La gestion des différentes versions de contrats (versionning) est gérée en partie automatiquement par le module, et vous avez également la possibilité d'importer vous-mêmes les versions que vous souhaiteriez conserver.

Vous avez alors la possibilité d'accéder à l'historique de vos différentes versions.

Retrouvez dans cet article : 

• Accédez aux différentes versions de votre contrat.
• Comment DiliTrust gère automatiquement les versions de vos contrats ?
• Comment importer une nouvelle version d'un contrat dans DiliTrust ?
• Comment comparer facilement les différentes versions de mon contrat ?

Accédez aux différentes versions de votre contrat.

Pour accéder aux différentes versions disponibles :  

• Ouvrez le contrat souhaité, 
• Cliquez sur l'icône de version , pour visualiser l'historique des versions

Vous pourrez alors visualiser les différentes versions de votre contrat, s'il en existe plusieurs. 

Les différentes versions se présentent comme suit : 

• Une sous-version du document est sauvegardée lorsqu'une relecture est lancée (version 1.1, version 1.2, etc.) ; 
• Une nouvelle version du document est enregistrée lorsqu'une nouvelle version du contrat est importée sur DiliTrust  (version 1, version 2, etc.)
• Une nouvelle version est enregistrée lorsque vous effectuez des modifications depuis le module grâce à Word, Google ou CK Editor.

⚠️ Attention, vous ne pouvez pas faire de comparaison avec une version du document qui était en rédaction.

Vous pouvez renommer les différentes versions existantes. Pour cela, double-cliquez sur le nom de la version et entrez le nouveau nom.

À tout moment, vous pouvez aussi restaurer une version antérieur. Restaurer une nouvelle version, créer une copie sur laquelle vous pourrez travailler, effectuer des modifications et lancer des workflows.

Gestion automatique des versions de contrat par le module Contrats 

La gestion automatique des versions de contrats ne s'applique qu'aux contrats rédigés depuis le module ou qui ont déjà été stockés dedans. 

Lorsqu'un document stocké dans le module est téléchargé puis de nouveau importé, une fenêtre apparaît pour vous demander s'il s'agît bien d'une nouvelle version d'un document déjà existant dans la Plateforme.

• S'il s'agit d'une nouvelle version d'un document, cliquez sur Oui. Le document sera alors mis à jour avec sa nouvelle version dans le bon dossier.

• S'il s'agit d'un nouveau document, cliquez sur Non. Le nouveau document importé prendra quelques instants à être chargé dans le module. En effet, l’outil va transformer en texte exploitable le contenu de votre document et notre intelligence artificielle va analyser son contenu. 

Une fois importé, vous aurez la possibilité de visionner la version précédente.

>> Consultez les articles dédiés pour en savoir plus sur le versionning des contrats ainsi que les traitements subit par les documents lorsqu'ils sont importés dans le module.

De même, lorsqu'un contrat rédigé depuis votre module, c'est-à-dire un contrat créé à partir du bouton "Rédiger depuis un modèle", est envoyé en Relecture, le module génère automatiquement une nouvelle version vous donnant la possibilité d'accéder à la précédente version. 

>> Pour en savoir plus sur la rédaction de contrats directement dans le module, consultez l'article dédié.

Ainsi, si le relecteur réalise des modifications directement depuis l'éditeur de document via le module, il vous sera possible de comparer les différentes versions en les téléchargeant et les comparant depuis la fonctionnalité proposée par Word ou Google.

>> Pour en savoir plus sur le workflow de relecture, consultez l'article dédié.

Importer une nouvelle version d'un contrat dans le module contrat

À différentes étapes du workflow de Relecture et de Validation, vous pouvez importer une nouvelle version ou effectué des modifications depuis Word ou Google.

Dans l'exemple ci-dessous, le contrat a été envoyé en Relecture, mais a été Refusé par le relecteur. La version ayant été rejetée, vous êtes alors invité à en importer une nouvelle version modifiée suite aux remarques éventuelles faites par le relecteur ou à éditer le document depuis l’outil grâce à Word ou Google.

>> Pour en savoir plus sur les workflows, consultez l'article dédié.

Comparer facilement les différentes versions de mon contrat

En accédant à Voir l'historique des versions, vous pourrez sélectionner une des versions précédentes disponibles et cliquez sur Comparer.

Dans votre document à gauche s'affichera automatiquement l'ensemble des modifications apportées au document par rapport à la version sélectionnée. La comparaison se fait entre la dernière version à date et celle sélectionnée. 

Les modifications apparaissent comme suit : 

• En jaune les modifications
• L'encadré bleu vous permet de passer d'une modification à une autre

Découvrez dans notre blog,
notre article sur la gestion des documents sur DiliTrust avec Word.